Копия (CC) и скрытая копия (BCC) в электронных письмах: в чем разница?

Поле «Копия» (CC) и «Скрытая копия» (BCC) являются необязательными полями для получателей в электронных письмах, но они по-разному определяют видимость. Люди, добавленные в поле «Копия» , видны другим получателям. Люди, добавленные в поле «Скрытая копия», получают сообщение без отображения своих адресов другим получателям. В обоих случаях они получают одно и то же электронное письмо; поля «Копия» и «Скрытая копия» не создают отдельное сообщение для каждого человека.

Что означают CC и BCC?

CC означает «копия на углеродной бумаге» , а BCC — « скрытая копия на углеродной бумаге» . Терминология происходит от копировальной бумаги, которая использовалась для создания копий печатных или рукописных документов. В стандарте электронной почты RFC 5322 адреса Cc описываются как адреса дополнительных получателей, а адреса Bcc — как адреса, которые не должны быть раскрыты другим получателям.

CC против BCC: ключевые различия

Когда следует использовать CC?

Используйте CC (копию сообщения), когда кому-то необходимо знать о разговоре, но кто не является основным адресатом. Их присутствие будет видно, и все смогут понять, кто следит за обсуждением.

• Информирование руководителя или коллеги: Например, вы можете отправить запрос руководителю проекта и добавить в копию коллегу, которому необходим результат.
• Обмен информацией между командами: функция CC хорошо работает, когда другому отделу нужен контекст, но нет необходимости предпринимать какие-либо действия.
• Обеспечение прозрачности: если каждый должен знать, кто получил сообщение, то формат «Копия» (CC) более понятен, чем «Скрытая копия» (BCC).

Избегайте копирования сообщений с целью оказания давления или заполнения почтовых ящиков ненужной информацией. Если от получателя ожидается какое-либо действие, обычно понятнее указать его имя в поле «Кому».

Когда следует использовать BCC?

Скрытая копия (BCC) полезна, когда список получателей должен оставаться конфиденциальным. Распространенный пример — отправка одного сообщения группе людей, которые не знакомы друг с другом, например, членам клуба, участникам мероприятий или клиентам, получающим разовое уведомление. Включение этих адресов в BCC предотвращает просмотр адресов электронной почты друг друга.

Скрытая копия (BCC) также может использоваться для отправки конфиденциальной копии другому человеку, но используйте её с осторожностью в рабочих разговорах. Скрытые получатели могут изменить тон обсуждения, если их присутствие станет известно позже. Когда прозрачность важнее конфиденциальности, обычно лучше использовать копию (CC).

Скрытая копия (BCC) не является функцией безопасности или шифрования . Она скрывает адреса от других получателей сообщения, но отправитель и почтовые системы, обрабатывающие сообщение, все равно могут знать, кто его получил. Получатель, находящийся в скрытой копии, также может раскрыть свое участие, ответив на сообщение или переслав его.

Что происходит с кнопками «Ответить» и «Ответить всем»?

Одно из наиболее важных практических различий — это способ ответа. В распространенных почтовых клиентах функция «Ответить всем» отправляет ответ отправителю и получателям, указанным в полях «Кому» и «Копия». Скрытые получатели в поле «Скрытая копия» не добавляются автоматически к этим ответам. Google утверждает, что получатели в поле «Скрытая копия» не получают ответы других пользователей в режиме «Ответить всем», в то время как Microsoft описывает функцию «Ответить всем» как отправку ответа отправителю и видимым получателям в полях «Кому» и «Копия».

Если получатель, находящийся в скрытой копии (BCC), отвечает, его новое сообщение, естественно, идентифицирует его как отправителя этого ответа. Это может показать, что он имел доступ к исходному электронному письму, поэтому использование скрытой копии не следует рассматривать как гарантию конфиденциальности.

Как добавить поля CC или BCC в Gmail и Outlook

В большинстве почтовых сервисов поля CC и BCC располагаются рядом с полем «Кому» или за небольшим элементом управления для выбора получателя.

• Gmail: В новом сообщении используйте элементы управления «Копия» или «Скрытая копия» рядом с полем «Кому», а затем введите дополнительные адреса. В текущих рекомендациях Google также поясняется, что получатели, указанные в поле «Скрытая копия», не видят других получателей, указанных в этом поле. См. инструкции Google по отправке сообщений в Gmail .
• Outlook: В веб-версии Outlook и Outlook.com выберите «Копия» или «Скрытая копия» в правой части строки «Кому». В некоторых версиях Outlook скрытую копию можно отобразить в параметрах сообщения. См. инструкции Microsoft по использованию скрытой копии в Outlook .

Простое правило, которое стоит запомнить.

Используйте «Кому» для тех, кому сообщение адресовано в первую очередь, «Копия» для тех, кого необходимо держать в курсе, и «Скрытая копия», если дополнительный получатель должен получить электронное письмо, не раскрывая свой адрес остальным получателям из списка.