เคยรู้สึกวุ่นวายกับ การประชุม Microsoft Teams ขนาดใหญ่ ที่การสนทนาต่างๆ หายไปในความยุ่งเหยิงหรือไม่? ห้องย่อย (Breakout Rooms ) คืออาวุธลับของคุณสำหรับการสนทนาที่มุ่งเน้นและมีประสิทธิภาพ! ไม่ว่าคุณจะเป็นครูที่แบ่งนักเรียนออกเป็นกลุ่ม หรือผู้จัดการที่จัดอบรม การรู้วิธีการใช้ห้องย่อยใน Microsoft Teamsจะเปลี่ยนการประชุมที่ยุ่งยากให้กลายเป็นความสำเร็จที่น่าสนใจ 😊
ในคู่มือนี้ เราจะแนะนำวิธีการต่างๆ อย่างละเอียดทีละขั้นตอน พร้อมเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญและภาพประกอบ เพื่อให้คุณสามารถตั้งค่าได้ภายในไม่กี่นาที พร้อมที่จะยกระดับการประชุมของคุณแล้วหรือยัง? ไปเริ่มกันเลย!
🔥 ห้องย่อย (Breakout Rooms)ในMicrosoft Teamsคืออะไรและทำไมต้องใช้?
ห้องย่อย (Breakout rooms)ช่วยให้ผู้จัดประชุมสามารถสร้าง "ห้อง" ขนาดเล็กแยกต่างหากภายในโปรแกรมการประชุม Teams เพื่อการสนทนาที่ตรงประเด็น ผู้เข้าร่วมสามารถทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดก่อนที่จะกลับไปยังการประชุมหลัก ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการระดมความคิด การแสดงบทบาทสมมติ หรือการถามตอบ
- ✅ ประโยชน์หลัก:เพิ่มการมีส่วนร่วม ทำให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น และประหยัดเวลา
- ✅ ผู้ที่สามารถใช้งานได้:ผู้จัดประชุมหรือผู้ร่วมจัดประชุมที่มีใบอนุญาตที่ถูกต้อง (Teams Premium หรือแผน Education/Enterprise มาตรฐาน)
เคล็ดลับมือโปร: สามารถสร้างห้องย่อยได้สูงสุด50 ห้องต่อการประชุม โดยแต่ละห้องรองรับผู้เข้าร่วมได้ 200 คน ในเวอร์ชันล่าสุด เอาล่ะ มาเริ่มกันเลย – การกำหนดผู้เข้าร่วม !
1️⃣ กำหนดผู้เข้าร่วมล่วงหน้า: วางแผนล่วงหน้าเพื่อการเริ่มต้นที่ราบรื่น
วิธีที่ชาญฉลาดที่สุดในการกำหนดผู้เข้าร่วมประชุมไปยังห้องย่อยใน Microsoft Teamsคือการกำหนดล่วงหน้า ทำเช่นนี้ก่อนการประชุม และทุกคนจะเข้าร่วมห้องโดยอัตโนมัติเมื่อการประชุมเริ่มต้น ไม่ต้องเสียเวลาปรับแต่งระหว่างการประชุม!
ขั้นตอนทีละขั้น: วิธีการมอบหมายงานล่วงหน้าใน Teams
- เปิดการประชุมของคุณ:ในปฏิทิน Teams ให้กำหนดเวลาการประชุมใหม่หรือแก้ไขการประชุมที่มีอยู่แล้ว คลิก " ห้องย่อย"ในตัวเลือกการประชุม
- สร้างห้อง:เลือกจำนวนห้อง (เช่น 4-8 ห้อง) แล้วเลือก"กำหนดล่วงหน้า "
- การกำหนดด้วยตนเอง:ลากและวางผู้เข้าร่วมจากรายชื่อผู้เข้าร่วมไปยังห้องต่างๆ จัดกลุ่มตามชื่อ บทบาท หรือตรรกะที่กำหนดเอง
- ปรับแต่ง:ตั้งชื่อห้องให้ชัดเจน เช่น "ทีมอัลฟ่า" หรือ "กลุ่มระดมสมอง 1"
- บันทึกและส่ง:กดบันทึกผู้รับเชิญจะเห็นรายชื่อผู้ได้รับเชิญในคำเชิญ!
ว้าว! ผู้เข้าร่วมจะเข้าห้องที่กำหนดโดยอัตโนมัติฝ่ายสนับสนุนของ Microsoftยืนยันว่าฟังก์ชันนี้ทำงานได้อย่างราบรื่นในเวอร์ชันล่าสุด
2️⃣ มอบหมายงานระหว่างการประชุม: ปรับเปลี่ยนได้ยืดหยุ่นทันที
การประชุมมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ดังนั้นห้องประชุมย่อยของคุณก็ควรเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย! เรียนรู้วิธีการกำหนดผู้เข้าร่วมประชุมไปยังห้องประชุมย่อยใน Microsoft Teamsเพื่อปรับเปลี่ยนได้แบบเรียลไทม์
ขั้นตอนการมอบหมายงานสดอย่างรวดเร็ว
| วิธี |
ขั้นตอน |
เหมาะสำหรับ |
| การกำหนดด้วยตนเอง |
1. เริ่มการประชุม > ห้องย่อย > สร้าง 2. เลือกกำหนดผู้เข้าร่วม 3. ย้ายผู้คนไปยังห้อง > กำหนด |
จัดกลุ่มตามทักษะ/หัวข้อที่กำหนดเอง |
| การกำหนดแบบสุ่ม |
1. สร้างห้อง 2. เลือกแบบสุ่ม > กำหนด |
การผสมผสานที่รวดเร็วและเป็นกลาง |
| ให้ผู้เข้าร่วมเลือก |
1. สร้างห้อง 2. เลือก " ให้ผู้เข้าร่วมเลือก " |
เลือกสิ่งที่สนใจด้วยตนเอง |
💡 โบนัส:สามารถสลับการมอบหมายงานได้ทุกเมื่อผ่านเมนูแก้ไขในแผงห้องประชุมย่อย ผู้ดูแลระบบชื่นชอบความยืดหยุ่นนี้!
3️⃣ เพิ่มประสิทธิภาพด้วย Excel (งานเตรียมก่อนเรียน): การปรับขนาดสำหรับกลุ่มขนาดใหญ่
สำหรับผู้เข้าร่วม 50 คนขึ้นไป นำเข้าข้อมูลจาก Excel – เทคนิคระดับมืออาชีพสำหรับการกำหนดห้องย่อยใน Teams อย่าง แม่นยำ
- เตรียมไฟล์ Excel:คอลัมน์: อีเมล, ห้อง (เช่น Room1), ชื่อที่แสดง ดาวน์โหลดเทมเพลตจาก Teams
- วิธีการอัปโหลด:ไปที่ตัวเลือกการประชุม > ห้องประชุมย่อย > นำเข้าจาก Excel
- ตรวจสอบและมอบหมาย: Teams จะสร้างห้องโดยอัตโนมัติ ปรับแต่งหากจำเป็น > บันทึก
วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ลองดู เทมเพลตได้จาก ชุดเครื่องมือ Breakout Rooms ของ Microsoft ⭐
⚡ เคล็ดลับมืออาชีพในการจัดผู้เข้าร่วมประชุมเข้าห้องย่อยได้อย่างราบรื่น
- แจ้งล่วงหน้า:แจ้งกลุ่มต่างๆ ผ่านทางแชทหรืออีเมลเพื่อแสดงตัวอย่าง ก่อนเผยแพร่
- ตัวจับเวลาและการเรียกกลับ:ตั้งเวลาปิดอัตโนมัติและใช้ฟังก์ชันเรียกกลับเพื่อเรียกทุกคนกลับมา ⏰
- สิทธิ์การเข้าถึง:ผู้ร่วมจัดงานสามารถจัดการห้องประชุมได้เช่นกัน – มอบหมายสิทธิ์ได้เลย!
- การปรับให้เหมาะสมสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่:ใช้งานได้บนแอป/เดสก์ท็อป ทดสอบบนโทรศัพท์สำหรับทีมที่ทำงานแบบไฮบริด
- การบันทึก:การบันทึกการประชุมหลักจะบันทึกไว้ ส่วนการสนทนากลุ่มย่อยจะบันทึกไว้ในช่องต่างๆ
❌ ปัญหาและวิธีแก้ไขทั่วไปสำหรับการกำหนดห้องย่อย อย่างราบรื่น
ติดปัญหาใช่ไหม? นี่คือตารางแก้ไขปัญหา:
| ปัญหา |
แก้ไข |
| ไม่มีตัวเลือกการทะลุแนวกั้น |
ตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน/บทบาทผู้จัดงาน อัปเดตแอป Teams |
| ไม่สามารถกำหนดผู้เข้าพักได้ |
เปิดใช้งานในนโยบายการประชุม (ศูนย์การจัดการ) |
| ห้องเชื่อมต่อผิด |
จัดสรรห้องใหม่หรือรีสตาร์ทห้อง |
ปัญหายังคงอยู่ใช่ไหม? ลองรีสตาร์ท Teams หรือปรึกษาผู้ดูแลระบบไอทีของคุณดู 👍
🎉 สรุป: ปฏิวัติการประชุมของคุณวันนี้
ตอนนี้คุณรู้วิธีการจัดผู้เข้าร่วมประชุมไปยังห้องย่อยใน Microsoft Teamsอย่างมืออาชีพแล้ว – ตั้งแต่การวางแผนล่วงหน้าไปจนถึงการใช้งานจริง ลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้ แล้วคุณจะเห็นการมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้น! การประชุมครั้งต่อไปของคุณคืออะไร? ลองทำดูแล้วแชร์ผลลัพธ์ในช่องแสดงความคิดเห็น สำหรับเคล็ดลับการใช้งาน Teams เพิ่มเติม ติดตามเราต่อไป – เรามีคู่มือเกี่ยวกับการสำรวจความคิดเห็น การแสดงความคิดเห็น และอื่นๆ อีกมากมาย 🚀