วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานใน Outlook

เปิดการตอบกลับอัตโนมัติเปิดใช้งาน เขียนข้อความของคุณ และตั้งเวลา เลือกเวลาสิ้นสุด หรือปิดการตอบกลับด้วยตนเอง

โดยทั่วไป Outlook จะส่งอีเมลตอบกลับอัตโนมัติหนึ่งครั้งไปยังแต่ละคนที่ส่งอีเมลถึงคุณในขณะที่ฟีเจอร์นี้เปิดใช้งานอยู่ ทำตามขั้นตอนสำหรับเวอร์ชันของคุณด้านล่าง และตรวจสอบการตั้งค่าผู้ส่งก่อนที่จะแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับการลาของคุณ

เลือกคำแนะนำ Outlook ที่ถูกต้อง

ในระบบปฏิบัติการ Windows โปรแกรม Outlook เวอร์ชันใหม่จะมี ไอคอนรูปเฟือง การตั้งค่าอยู่ใกล้กับมุมบนขวา ส่วน Outlook เวอร์ชันคลาสสิกจะมี แท็บ ไฟล์อยู่ที่ด้านซ้ายสุดของแถบเครื่องมือ นอกจากนี้ Microsoft ยังแยกความแตกต่างระหว่างOutlook.com สำหรับบัญชีส่วนตัวกับ Outlook บนเว็บสำหรับบัญชีที่ใช้ในการทำงานหรือการเรียนบัญชีประเภทต่างๆ ก็มีความสำคัญเช่นกัน การตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook รองรับสำหรับบัญชี Microsoft 365, Exchange และ Outlook.com แต่ไม่รองรับสำหรับ Gmail, Yahoo หรือบัญชี POP/IMAP อื่นๆ ที่เพิ่มลงใน Outlook

ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook เวอร์ชันใหม่สำหรับ Windows

1. บนแถบเครื่องมือ ให้เลือกมุมมองจากนั้น เลือก การ ตั้งค่ามุมมอง
2. ในส่วนการตั้งค่า เลือก บัญชี > การตอบ กลับอัตโนมัติ
3. เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติหากต้องการกำหนดเวลาการลาของคุณ ให้เลือก " ส่งการตอบกลับเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนด"และป้อนวันที่และเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด

ใช้ตารางเวลาเพื่อครอบคลุมช่วงเวลาทั้งหมดที่คุณจะไม่อยู่ หากคุณไม่ได้ระบุช่วงเวลา โปรดกลับมาปิดการตอบกลับอัตโนมัติด้วยตนเอง

4. สำหรับกล่องจดหมายที่ทำงานหรือโรงเรียน ให้เลือกว่าจะตอบกลับไปยังบุคคลภายนอกองค์กรหรือไม่ หากมีตัวเลือกนี้ การจำกัดการตอบกลับภายนอกเฉพาะผู้ติดต่อที่ได้รับมอบหมายจะช่วยลดจำนวนข้อความที่ถูกส่งไปยังจดหมายข่าวหรือจดหมายขยะได้
5. ป้อนข้อความสำหรับเพื่อนร่วมงาน และหากเปิดใช้งาน ให้ป้อนข้อความแยกต่างหากสำหรับผู้ส่งภายนอกเลือกบันทึก

ตั้งค่าการตอบกลับใน Outlook เวอร์ชันคลาสสิกสำหรับ Windows

1. เลือกไฟล์ > การตอบกลับอัตโนมัติ
2. เลือก " ส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ " หากต้องการตั้งเวลา ให้เลือก " ส่งเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนด"แล้วกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด
3. เขียนข้อความของคุณในแท็บภายในองค์กร สำหรับบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน คุณสามารถใช้แท็บภายนอกองค์กรสำหรับข้อความแยกต่างหาก และเลือกได้ว่าจะตอบกลับเฉพาะผู้ติดต่อหรือตอบกลับผู้ส่งภายนอกทั้งหมดเลือกตกลง

หาก ไม่พบตัวเลือก "ตอบกลับอัตโนมัติ"ในเมนู "ไฟล์" แสดงว่าบัญชีของคุณอาจไม่รองรับการตอบกลับอัตโนมัติของ Exchange เอกสารของ Microsoft มีวิธีการแก้ไขปัญหาโดยใช้กฎสำหรับ Outlook เวอร์ชันคลาสสิก แต่ต้องเปิดแอป Outlook ไว้ตลอดเวลาที่คุณไม่อยู่ที่ทำงาน โปรดตรวจสอบคำแนะนำของ Microsoft เกี่ยวกับการสร้างกฎการตอบกลับอัตโนมัติก่อนนำไปใช้

ตั้งค่าการตอบกลับใน Outlook บนเว็บหรือ Outlook.com

1. เลือก ไอคอน การตั้งค่าจากนั้น เลือก บัญชี > การตอบกลับอัตโนมัติ
2. เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติและหากเหมาะสม ให้เลือก " ส่งข้อความตอบกลับเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนด"กำหนดวันที่และเวลาที่คุณจะไม่อยู่
3. เขียนข้อความของคุณ สำหรับบัญชีที่ใช้ในการทำงานหรือการเรียน ให้เลือกว่าจะส่งข้อความตอบกลับไปยังบุคคลภายนอกหรือไม่ และว่าจะจำกัดการส่งเฉพาะรายชื่อผู้ติดต่อของคุณหรือไม่ จากนั้นเลือกบันทึก

ขึ้นอยู่กับบัญชีของคุณ คุณอาจสามารถบล็อกปฏิทินของคุณ ปฏิเสธคำเชิญใหม่โดยอัตโนมัติ หรือยกเลิกการประชุมในช่วงเวลาดังกล่าวได้ โปรดตรวจสอบแต่ละตัวเลือกก่อนเปิดใช้งาน: การปฏิเสธหรือยกเลิกการประชุมอาจส่งผลกระทบต่อคำเชิญที่อยู่ในปฏิทินของคุณแล้ว

หากคุณไม่ได้ตั้งเวลาสิ้นสุด ให้กลับไปที่การตั้งค่า > บัญชี > การตอบกลับอัตโนมัติแล้วปิดใช้งานคุณสมบัตินี้เมื่อคุณกลับมา การควบคุมและคำพูดอาจแตกต่างกันใน Outlook เวอร์ชันเก่าบนเว็บ Microsoft มีขั้นตอนแยกต่างหากสำหรับอินเทอร์เฟซเว็บแบบคลาสสิกในคู่มือการตอบกลับอัตโนมัติของ Outlook.com และเว็บ

ตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานใน Outlook สำหรับ iOS หรือ Android

1. เปิด Outlook แล้วแตะการตั้งค่า
2. แตะบัญชีที่คุณต้องการอัปเดต จากนั้นแตะการตอบกลับอัตโนมัติ
3. เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติหากต้องการตั้งกำหนดการตอบกลับตามช่วงเวลาที่กำหนด ให้ตั้งค่าการตอบกลับในช่วงเวลาดังกล่าว และป้อนวันที่และเวลา
4. เลือกว่าจะบล็อกปฏิทินของคุณหรือไม่ กำหนดกลุ่มเป้าหมาย และเขียนข้อความของคุณ จากนั้นแตะบันทึก

การรองรับการใช้งานบนมือถือครอบคลุมบัญชี Microsoft 365, Exchange, Exchange Hybrid และ Outlook.com

Outlook สำหรับ Mac และสถานะปฏิทิน

บน Mac ให้เปิดMail > Tools > Automatic Repliesเลือกบัญชี เปิดใช้งานการตอบกลับ และป้อนข้อความ ตัวเลือกการตั้งเวลาและการตอบกลับภายนอกจะแตกต่างกันไปตามบัญชี โปรดดูคำแนะนำสำหรับ Mac จาก Microsoft

อีเมลอัตโนมัติอาจไม่บล็อกปฏิทินของคุณ หากจำเป็น ให้สร้างกิจกรรมแยกต่างหากที่ระบุว่า " ไม่อยู่ที่ทำงาน" เพื่อให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าคุณไม่ว่างเมื่อใด โปรด ดู คำแนะนำเกี่ยวกับปฏิทินของ Microsoft

เขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ชัดเจน

ระบุวันที่เดินทางกลับและช่องทางการติดต่อสำรอง แต่ควรหลีกเลี่ยงรายละเอียดการเดินทางที่ละเอียดอ่อน เช่น:

ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ ฉันไม่อยู่จนถึงวันที่ [date] และจะตอบกลับเมื่อกลับมาแล้ว หากต้องการความช่วยเหลือเร่งด่วน โปรดติดต่อ [name] ที่ [contact]

การตอบกลับจากภายนอกอาจส่งไปยังรายชื่อผู้รับอีเมลหรือข้อความที่ไม่พึงประสงค์ ควรเลือกส่งเฉพาะผู้ติดต่อหากมีตัวเลือกนี้

การแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว

• ใน Outlook เวอร์ชันคลาสสิกจะไม่มีปุ่มนี้:ตรวจสอบว่าบัญชีเป็นแบบ POP/IMAP หรือไม่ อาจมีกฎกำหนดให้ Outlook ต้องเปิดค้างไว้
• การตอบกลับจะดำเนินต่อไป:เพิ่มเวลาสิ้นสุดหรือปิดการตอบกลับด้วยตนเอง
• ไม่พบการตอบกลับจากภายนอก:โปรดตรวจสอบตัวเลือกผู้ส่งภายนอกและข้อจำกัดในการติดต่อ
• เมนูอาจแตกต่างกัน:โปรดตรวจสอบว่าคุณใช้ Outlook เวอร์ชันใด และทำตามขั้นตอนในส่วนที่เกี่ยวข้องด้านบน

สำหรับรายละเอียดเฉพาะบัญชี โปรดเริ่มต้นที่คู่มือการตอบกลับอัตโนมัติของ Outlookจาก Microsoft