วิธีเข้ารหัสอีเมลใน Outlook สำหรับ Windows 11 และเวอร์ชันเว็บ

ในWindows 11หากคุณใช้แอปพลิเคชัน Outlook บนเดสก์ท็อปหรือเวอร์ชันเว็บ คุณสามารถใช้การเข้ารหัสเพื่อเพิ่มความปลอดภัยอีกชั้นให้กับอีเมลที่คุณส่งถึงผู้อื่น เพื่อปกป้องข้อความและไฟล์ที่สำคัญของคุณ ในคู่มือนี้ ผมจะแสดงวิธีดำเนินการนี้ให้คุณดู

แม้ว่าอีเมลที่คุณส่งโดยใช้ที่อยู่ “Outlook.com” จะใช้ระบบรักษาความปลอดภัยหลายประเภท (เช่นTransport Layer Security (TLS) ) เพื่อเข้ารหัสการเชื่อมต่อระหว่างอุปกรณ์ของคุณกับเซิร์ฟเวอร์ของ Microsoft เพื่อปกป้องข้อมูลระหว่างการส่ง แต่สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยขั้นพื้นฐานเท่านั้น

หากคุณสมัครใช้งาน Microsoft 365 Personal หรือ Familyไมโครซอฟต์ยังมีฟีเจอร์เข้ารหัสเนื้อหาอีเมลของคุณ ทั้งในระหว่างการส่งและขณะจัดเก็บ ซึ่งหมายความว่าข้อความอีเมลและไฟล์แนบจะถูกเข้ารหัสให้อยู่ในรูปแบบที่ไม่สามารถอ่านได้ มีเพียงผู้รับที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถอ่านได้โดยใช้รหัสถอดรหัสที่ถูกต้อง

ในคู่มือ นี้ ผมจะแสดงขั้นตอนการส่งอีเมลที่เข้ารหัสโดยใช้ที่อยู่อีเมล Outlook.com, Hotmail.com, Live.com หรือ MSN.com บนแอป Outlook หรือเวอร์ชันเว็บของบริการ Microsoft

ส่งอีเมลที่เข้ารหัสผ่านแอป Outlook และเวอร์ชันเว็บ

หากต้องการส่งอีเมลที่เข้ารหัสอย่างสมบูรณ์ผ่านแอป Outlook หรือเว็บ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปิด แอป Outlook (หรือเวอร์ชันเว็บ)

    

    

2. คลิก ปุ่ม "ใหม่"เพื่อเขียนข้อความใหม่

3. คลิกแท็บตัวเลือก

4. คลิกปุ่มเข้ารหัส

5. (ตัวเลือกที่ 1) เลือก ตัวเลือก "ห้ามส่งต่อ"เพื่อเข้ารหัสข้อความและไฟล์แนบ

   หมายเหตุ:เมื่อใช้ตัวเลือกนี้ เอกสาร Microsoft 365 (Office) จาก Word, Excel, PowerPoint ฯลฯ จะยังคงได้รับการเข้ารหัสหลังจากดาวน์โหลดแล้ว อย่างไรก็ตาม ผู้รับจะสามารถดาวน์โหลดไฟล์อื่นๆ เช่น PDF และรูปภาพได้โดยไม่ต้องเข้ารหัส

6. (ตัวเลือกที่ 2) เลือก ตัวเลือก เข้ารหัสเพื่อเข้ารหัสข้อความและไฟล์แนบ

   

   หมายเหตุ:เมื่อใช้ตัวเลือกนี้ ข้อความจะยังคงเข้ารหัสและจะไม่ถูกส่งออกจากคอนเทนเนอร์ Microsoft 365 ผู้รับจะสามารถดาวน์โหลดไฟล์แนบได้โดยไม่ต้องเข้ารหัสจาก Outlook.com หรือแอปบนมือถือ อย่างไรก็ตาม หากพวกเขากำลังใช้ไคลเอนต์อีเมลของบุคคลที่สาม จะต้องใส่รหัสผ่านเพื่อดาวน์โหลดไฟล์จากเว็บไซต์การเข้ารหัสข้อความของ Microsoft 365

7. เขียนข้อความของคุณ

8. (ไม่บังคับ) กำหนดค่าการแนบไฟล์

9. คลิกปุ่มส่ง

เมื่อคุณทำตามขั้นตอนเสร็จสิ้น ผู้รับจะสามารถอ่านและตอบกลับข้อความที่เข้ารหัสได้ตามปกติโดยใช้แอป Outlook หรือเว็บไซต์ Outlook.com

คุณสามารถคลิก “ลบการเข้ารหัส” เพื่อปิดใช้งานคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยสำหรับอีเมลฉบับใดฉบับหนึ่งก่อนส่งได้เสมอ หากคุณส่งข้อความไปแล้ว คุณจะไม่สามารถลบการเข้ารหัสได้ แต่คุณสามารถส่งข้อความที่ไม่เข้ารหัสได้อีกครั้งเสมอ

การเข้ารหัสอีเมลสำหรับผู้รับที่แตกต่างกัน

เมื่อคุณส่งอีเมลที่เข้ารหัส และผู้รับใช้แอปอีเมลของบุคคลที่สาม พวกเขาจะได้รับข้อความแยกต่างหากพร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงเนื้อหาที่เข้ารหัส เพื่อดำเนินการต่อ พวกเขาต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft หรือบัญชี Microsoft 365

หากผู้รับใช้ Gmail หรือ Yahoo Mail พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อความได้โดยการลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีของตน หรืออีกทางเลือกหนึ่ง พวกเขาสามารถใช้รหัสผ่านชั่วคราวที่ให้ไว้ในอีเมลได้

สำหรับ AOL หรือผู้ให้บริการอีเมลอื่นๆ ที่ไม่ค่อยพบเห็น ผู้รับจะต้องใช้รหัสผ่านชั่วคราวเพื่ออ่านข้อความที่เข้ารหัสไว้

สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์แนบ

หากคุณเลือก ตัวเลือก “เข้ารหัส”ผู้รับที่ใช้ Outlook.com, Hotmail.com, Live.com หรือ MSN.com (ผ่าน Outlook บนเว็บหรือแอปเดสก์ท็อป) สามารถดาวน์โหลดไฟล์แนบได้โดยไม่ต้องเข้ารหัสเพิ่มเติม

อย่างไรก็ตาม ผู้รับที่ใช้บริการอีเมลหรือโปรแกรมอีเมลอื่นๆ จะต้องใส่รหัสผ่านเพื่อดาวน์โหลดไฟล์แนบจากพอร์ทัลดาวน์โหลดของ Microsoft

เมื่อคุณเลือก ตัวเลือก “ห้ามส่งต่อ”ไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint จะยังคงถูกเข้ารหัสอยู่แม้หลังจากผู้รับดาวน์โหลดแล้ว หากผู้รับส่งต่อไฟล์ไปยังบุคคลอื่น ไฟล์นั้นจะไม่สามารถเปิดได้สำหรับผู้รับใหม่ เนื่องจากพวกเขาไม่มีสิทธิ์

อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ Outlook.com สามารถเปิดไฟล์ Office ที่เข้ารหัสได้โดยใช้แอปบนเดสก์ท็อปใน Windows 11 นอกจากนี้ ผู้ใช้ Microsoft 365 ยังสามารถเปิดไฟล์เหล่านี้ได้บนแพลตฟอร์มใด ๆ ที่รองรับแอป Microsoft Office

ข้อจำกัดเหล่านี้ใช้เฉพาะกับไฟล์รูปแบบของ Microsoft 365 (Office) เช่น Word, Excel และ PowerPoint เท่านั้น ไฟล์ประเภทอื่น ๆ เช่น PDF รูปภาพ หรือวิดีโอ โดยทั่วไปสามารถดาวน์โหลดได้โดยไม่ต้องเข้ารหัส เว้นแต่จะมีการตั้งค่าไว้เป็นอย่างอื่น