อีเมลสามารถส่งต่อและส่งเป็นไฟล์แนบได้ นี่เป็นวิธีการที่ต้องการในการส่ง/แชร์อีเมล เนื่องจากจะเก็บรักษาข้อมูลส่วนหัวซึ่งสามารถใช้เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อความได้ ที่กล่าวว่าหลายคนชอบข้อความอีเมลในรูปแบบ PDF เป็นวิธีง่ายๆ ในการแชร์ข้อความและอาจอ่านง่ายกว่า
แปลงอีเมลเป็น PDF
มีสามวิธีที่เราจะพูดถึงในการแปลงอีเมลเป็น PDF; อีเมลที่ใช้ได้กับอีเมลในเบราว์เซอร์ของคุณโดยเน้นที่ Gmail และ Outlook และอีกอันที่ใช้งานได้กับแอป Outlook บนเดสก์ท็อป
1. Gmail: ส่งอีเมลไปที่ PDF
วิธีนี้ใช้ฟังก์ชัน 'พิมพ์ข้อความ' ของ Gmail เว็บพอร์ทัลอีเมลส่วนใหญ่จะมี แต่ถ้าพอร์ทัลที่คุณใช้ไม่มี ให้เลือกใช้วิธี Outlook คุณสามารถเชื่อมต่ออีเมลของคุณกับ Outlook และใช้เว็บพอร์ทัล Outlook ได้ตลอดเวลา
- เปิด Gmail
- เลือกข้อความอีเมลที่คุณต้องการแปลงเป็น PDF
- ที่ด้านบนสุด (ที่ส่วนท้ายสุดของบรรทัดข้อความ) ให้คลิกไอคอนเครื่องพิมพ์
- โต้ตอบการพิมพ์จะเปิดเบราว์เซอร์
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก 'Adobe PDF' หรือ 'PDF' เป็น 'ปลายทาง' แล้วคลิกพิมพ์

2. เว็บ Outlook: อีเมลเป็น PDF
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เพิ่มบัญชีอีเมลของคุณไปยัง Outlook
- ไปที่ Outlook และลงชื่อเข้าใช้
- คลิกสองครั้งที่อีเมลที่คุณต้องการแปลงเป็น PDF
- คลิกปุ่มพิมพ์ที่ด้านบน
- คลิกพิมพ์
- โต้ตอบการพิมพ์จะเปิดเบราว์เซอร์
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่า PDF หรือ Adobe PDF เป็นปลายทางแล้วคลิกพิมพ์

3. แอปเดสก์ท็อป Outlook: ส่งอีเมลเป็น PDF
กำหนดค่าอีเมลของคุณในแอป Outlook บนเดสก์ท็อป
- เปิด Outlook
- คลิกสองครั้งที่ข้อความที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDFและข้อความจะเปิดขึ้นในหน้าต่างของตัวเอง
- แตะแป้นพิมพ์ลัด Ctrl+P
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก'Microsoft Print to PDF' ภายใต้เครื่องพิมพ์
- คลิกปุ่มพิมพ์
- เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์จากนั้นข้อความจะถูกแปลงเป็น PDF

บทสรุป
PDF จะรวมหัวเรื่องและที่อยู่อีเมลของผู้ส่งและผู้รับ อีเมลของคุณอาจครอบคลุมหลายหน้า แม้ว่าจะดูเหมือนเป็นข้อความขนาดเล็กในเบราว์เซอร์ของคุณหรือใน Outlook สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบ HTML ต่างๆ ในอีเมลที่จะรวมอยู่ในเอกสาร ไม่มีตัวแก้ไขที่จะอนุญาตให้คุณลบรายการได้ หากคุณเลือกบล็อกรูปภาพในอีเมล ไฟล์ PDF จะถูกบันทึกโดยไม่มีรูปภาพ สุดท้ายนี้ หากคุณตัดสินใจที่จะพิมพ์ PDF พึงระลึกไว้เสมอว่าคุณไม่ได้พิมพ์โดยไม่จำเป็น