CC กับ BCC ในอีเมล: ต่างกันอย่างไร?

CCและBCCเป็นช่องผู้รับเพิ่มเติมในอีเมล แต่มีวิธีการแสดงผลที่แตกต่างกัน ผู้รับที่เพิ่มในช่องCCจะเห็นที่อยู่ของผู้รับคนอื่นๆ ส่วนผู้รับที่เพิ่มในช่องBCCจะได้รับข้อความโดยที่ที่อยู่ของพวกเขาจะไม่แสดงให้ผู้รับคนอื่นๆ เห็น ในทั้งสองกรณี พวกเขาจะได้รับอีเมลฉบับเดียวกัน CC และ BCC ไม่ได้สร้างข้อความแยกต่างหากสำหรับแต่ละคน

CC และ BCC หมายถึงอะไร?

CCย่อมาจากcarbon copy (สำเนาคาร์บอน ) ส่วนBCCย่อมาจากblind carbon copy (สำเนาคาร์บอนลับ ) คำศัพท์นี้มาจากกระดาษคาร์บอน ซึ่งใช้ในการทำสำเนาเอกสารที่พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือ มาตรฐานอีเมลทางอินเทอร์เน็ตRFC 5322อธิบายว่า Cc คือที่อยู่ของบุคคลเพิ่มเติมที่ควรได้รับข้อความ และ Bcc คือที่อยู่ที่ไม่ต้องการให้ผู้รับคนอื่นทราบ

CC กับ BCC: ความแตกต่างที่สำคัญ

คุณควรใช้ CC เมื่อใด?

ใช้ CC เมื่อมีคนที่จำเป็นต้องรับทราบเกี่ยวกับบทสนทนา แต่ไม่ใช่บุคคลหลักที่ถูกพูดคุยด้วย การใส่ CC จะทำให้ทุกคนเห็นว่าใครกำลังติดตามบทสนทนาอยู่

• แจ้งให้ผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมทีมทราบ:ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งคำขอไปยังเจ้าของโครงการและส่งสำเนาถึงเพื่อนร่วมงานที่ต้องการผลลัพธ์นั้นด้วย
• การแบ่งปันข้อมูลระหว่างทีม:การใช้ CC (Communicate Communications) เป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อแผนกอื่นต้องการข้อมูลบริบท แต่ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ
• รักษาความโปร่งใส:หากทุกคนควรรู้ว่าใครได้รับข้อความ การใช้ CC จะชัดเจนกว่า BCC

หลีกเลี่ยงการส่งสำเนาถึงผู้อื่นโดยไม่จำเป็น เพียงเพื่อสร้างแรงกดดันหรือเพื่อส่งข้อมูลที่ไม่จำเป็นไปยังกล่องจดหมายของพวกเขา หากคาดหวังว่าบุคคลนั้นจะดำเนินการตามข้อความดังกล่าว การระบุชื่อผู้รับในช่อง "ถึง" มักจะชัดเจนกว่า

ควรใช้ BCC เมื่อใด?

การใช้ BCC มีประโยชน์เมื่อต้องการเก็บรายชื่อผู้รับไว้เป็นส่วนตัว ตัวอย่างที่พบได้ทั่วไปคือการส่งข้อความเดียวไปยังกลุ่มคนที่ไม่รู้จักกัน เช่น สมาชิกชมรม ผู้เข้าร่วมงาน หรือลูกค้าที่ได้รับแจ้งเพียงครั้งเดียว การใส่ที่อยู่อีเมลเหล่านั้นใน BCC จะป้องกันไม่ให้ผู้รับเห็นที่อยู่อีเมลของกันและกัน

การใช้ BCC ก็สามารถส่งสำเนาแบบไม่เปิดเผยตัวตนไปยังบุคคลอื่นได้เช่นกัน แต่ควรใช้ด้วยความระมัดระวังในการสนทนาในที่ทำงาน ผู้รับที่ไม่เปิดเผยตัวตนอาจเปลี่ยนบรรยากาศของการสนทนาได้หากภายหลังมีคนรู้ว่าพวกเขามีตัวตนอยู่ เมื่อความโปร่งใสมีความสำคัญมากกว่าความเป็นส่วนตัว การใช้ CC มักจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

BCC ไม่ใช่คุณสมบัติด้านความปลอดภัยหรือการเข้ารหัสมันแค่ซ่อนที่อยู่จากผู้รับข้อความคนอื่นๆ แต่ผู้ส่งและระบบอีเมลที่จัดการข้อความนั้นยังคงรู้ว่าใครได้รับข้อความนั้น ผู้รับ BCC ยังสามารถเปิดเผยการมีส่วนร่วมของตนเองได้โดยการตอบกลับหรือส่งต่อข้อความนั้น

เกิดอะไรขึ้นเมื่อใช้ฟังก์ชัน "ตอบกลับ" และ "ตอบกลับทั้งหมด"?

ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือลักษณะการตอบกลับ ในโปรแกรมอีเมลทั่วไป ฟังก์ชัน "ตอบกลับทั้งหมด" จะส่งข้อความตอบกลับไปยังผู้ส่งต้นฉบับและผู้รับที่แสดงในช่อง "ถึง" และ "สำเนาลับ" ผู้รับสำเนาลับที่ซ่อนอยู่จะไม่ถูกเพิ่มเข้าไปในข้อความตอบกลับเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ Google ระบุว่าผู้รับสำเนาลับจะไม่ได้รับข้อความตอบกลับ "ตอบกลับทั้งหมด" จากผู้อื่น ในขณะที่ Microsoft อธิบายว่า "ตอบกลับทั้งหมด" จะส่งไปยังผู้ส่งและผู้รับ "ถึง" และ "สำเนาลับ" ที่มองเห็นได้

หากผู้รับแบบ BCC ตอบกลับ ข้อความใหม่ของพวกเขาก็จะระบุตัวตนของผู้ส่งโดยอัตโนมัติ ซึ่งอาจเปิดเผยว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงอีเมลต้นฉบับได้ ดังนั้น การใช้ BCC จึงไม่ควรถูกมองว่าเป็นการรับประกันความลับอย่างสมบูรณ์

วิธีเพิ่มสำเนาถึง (CC) หรือสำเนาลับ (BCC) ใน Gmail และ Outlook

บริการอีเมลส่วนใหญ่จะแสดงช่อง CC และ BCC ไว้ข้างๆ ช่อง To หรืออยู่หลังตัวควบคุมตัวเลือกผู้รับขนาดเล็ก

• Gmail:ในการส่งข้อความใหม่ ให้ใช้ช่อง Cc หรือ Bcc ที่อยู่ถัดจากช่อง To จากนั้นป้อนที่อยู่เพิ่มเติม คำแนะนำปัจจุบันของ Google ยังระบุด้วยว่า ผู้รับ BCC จะมองไม่เห็นผู้รับ BCC คนอื่นๆ ดู คำแนะนำการส่งข้อความผ่าน Gmail ของ Google
• Outlook:ใน Outlook บนเว็บและ Outlook.com ให้เลือก Cc หรือ Bcc ทางด้านขวาของบรรทัด To ใน Outlook บางเวอร์ชัน คุณสามารถดู BCC ได้จากตัวเลือกข้อความ โปรดดู คำแนะนำเกี่ยวกับ BCC สำหรับ Outlook จาก Microsoft

กฎง่ายๆ ที่ควรจำไว้

ใช้ ช่อง "ถึง" (To)สำหรับผู้รับหลักที่ต้องการรับข้อความ ใช้ช่อง "สำเนาถึง " (CC) สำหรับผู้รับที่ควรได้รับทราบข่าวสารโดยที่ที่อยู่อีเมลของผู้รับนั้นไม่ปรากฏให้ผู้รับคนอื่นๆ เห็น