Cách lưu một email

Email là một dịch vụ trực tuyến; điều này có nghĩa là một máy chủ trực tuyến chịu trách nhiệm gửi / gửi thư và các thư của bạn nằm trên máy chủ. Khi bạn đọc email, thư sẽ được tải xuống trình đọc email của bạn. Bản sao bạn nhận được có thể là tạm thời và nó chỉ có thể tải khi thư được truy cập. Nó cũng có thể là một bản sao ngoại tuyến có nghĩa là nó sẽ ở trên thiết bị của bạn trừ khi bạn xóa nó đi nhưng nó chỉ có thể được đọc thông qua ứng dụng / ứng dụng khách bạn đang sử dụng.

Khái niệm này có thể hơi khó hiểu nhưng nếu bạn cần lưu một email, có một số phương pháp mà bạn có thể sử dụng.

Lưu tin nhắn email

Có bốn cách khác nhau để lưu một email. Tất cả các phương pháp này có thể được sử dụng cho hầu hết mọi loại tài khoản email miễn là bạn sẵn sàng sử dụng một ứng dụng khác cho công việc nếu / khi cần thiết.

Lưu trữ: Lưu trữ cho phép bạn giữ một email nhưng vẫn chuyển nó ra khỏi hộp thư đến chính của bạn. Tính năng này có sẵn trên Gmail và Outlook mặc dù các dịch vụ khác cũng có thể có tính năng này. Hầu hết các ứng dụng email trên máy tính để bàn sẽ có tính năng lưu trữ. Email đã lưu trữ vẫn tồn tại trên máy chủ của dịch vụ. Để truy cập vào một email được lưu trữ, bạn phải có quyền truy cập vào tài khoản email của mình. Tất cả các tệp đính kèm và tiêu đề email đều được lưu.

Lưu HTML: Tính năng này hoạt động đối với bất kỳ email nào mà bạn có thể truy cập trong trình duyệt của mình. Về cơ bản, bạn đang lưu chế độ xem web của email. Các tệp đính kèm và thông tin tiêu đề email có thể không lưu cùng với nó. Bạn có thể mở tệp đã lưu trong bất kỳ trình duyệt nào.

Tải xuống ngoại tuyến: Phương pháp này hoạt động trong các ứng dụng email như Outlook 365, Thunderbird, Mail, v.v. Email sẽ được lưu vào đĩa cục bộ của bạn nhưng sẽ chỉ có thể truy cập được thông qua ứng dụng email được lưu trong đó. Bạn không cần truy cập vào tài khoản email vì tệp đã có trên hệ thống của bạn.

Lưu dưới dạng EML: Tệp EML là một email đã được xuất, tệp đính kèm và tất cả. Tệp có thể dễ dàng được chuyển sang các hệ thống khác và đọc trên chúng. Bạn không cần truy cập vào tài khoản email của mình để đọc tệp EML.

1. Lưu trữ email

1. Mở email bạn muốn lưu trữ trong ứng dụng email mà bạn chọn hoặc trong trình duyệt của bạn.
2. Tìm một nút lưu trữ và nhấp vào nó. Email sẽ được lưu trữ. Tùy thuộc vào cách dịch vụ email / ứng dụng khách của bạn hoạt động, nó có thể không được chuyển ra khỏi hộp thư đến.

2. Lưu HTML

1. Truy cập thông điệp email của bạn trong trình duyệt web của bạn.
2. Mở thư trong cửa sổ riêng nếu dịch vụ web có tùy chọn thực hiện. Cho phép tải email và nếu hình ảnh bị chặn trong thư, hãy tải chúng trước.
3. Nhấn Ctrl + S trong cửa sổ / tab trình duyệt mà email đang mở và lưu tệp.
4. Bạn có thể xem tin nhắn bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp đúp vào tệp HTML và mở nó trong trình duyệt bạn chọn.

3. Tải xuống ngoại tuyến

Về cơ bản, đây là một cài đặt được áp dụng cho tất cả các email đến trong một ứng dụng email. Ứng dụng email mà bạn sử dụng có thể có hoặc không có tính năng này nhưng hầu hết các ứng dụng email trên máy tính để bàn đều có.

1. Mở ứng dụng email của bạn và đi tới cài đặt của nó.
2. Tìm tùy chọn để lưu email hoặc giữ chúng ở chế độ ngoại tuyến.
3. Đối với Outlook 365, bạn có thể đi tới Tệp> Thông tin> Cài đặt Tài khoản> Cài đặt Tài khoản.
4. Chọn tài khoản email của bạn trên tab email và nhấp vào Thay đổi.
5. Sử dụng thanh trượt " Giữ email ngoại tuyến" và đặt nó thành "Tất cả".

4. Lưu dưới dạng EML

Một email có thể được lưu ở định dạng EML từ một ứng dụng khách trên máy tính để bàn và từ một cổng web. Đối với email mà bạn xem qua cổng web, ví dụ như Gmail, bạn cần tìm cách xem thư gốc chứ không phải phiên bản HTML mà bạn thường thấy.

1. Mở thư gốc trong trình duyệt của bạn. Trong Gmail, bạn có thể nhấp vào nút tùy chọn khác và chọn Hiển thị bản gốc.
2. Trên giao diện thư gốc, hãy tìm và nhấp vào tùy chọn 'Tải xuống bản gốc' để lưu email dưới dạng EML.
3. Nếu email dựa trên web của bạn không có tùy chọn để xem hoặc tải xuống thư gốc, hãy định cấu hình email trên ứng dụng email trên máy tính để bàn . Trên Windows 10, bạn có thể sử dụng Thư.
4. Mở thư trong Thư và nhấp vào nút tùy chọn khác (ba dấu chấm) và chọn Lưu dưới dạng.
5. Chọn nơi bạn muốn lưu tin nhắn và nó sẽ được lưu dưới dạng tệp EML.

Sự kết luận

Lưu email ngoại tuyến rất dễ thực hiện và việc mở chúng cũng dễ dàng như vậy. Trong nhiều trường hợp, đây là phương pháp đơn giản nhất mà bạn có thể sử dụng để đính kèm một email vào một email khác. Nếu có một email quan trọng mà bạn nghĩ rằng mình sẽ cần sau này, lưu nó vào ngoại tuyến hoặc vào đĩa cục bộ của bạn có thể là một ý tưởng hay. Nếu bạn đang lưu email từ tài khoản email công việc, hãy đảm bảo rằng bạn không vi phạm bất kỳ chính sách nào tại nơi làm việc ngăn cản bạn làm như vậy.