如何在 Outlook 中啟用自動外出回复

休息意味著放下工作，包括處理電子郵件。「外出辦公」回覆會告知所有寄email給你的人，你不在辦公桌前。

了解如何在 Outlook 中啟用外出回复功能至關重要，原因有二：它可以節省您回复所有試圖聯繫您的人的時間，並且沒有人會等待您的回复，因為電子郵件會告訴他們您外出的確切原因。

本文介紹如何在電子郵件中設定外出訊息，以及如何在行事曆中設定外出狀態。此說明適用於桌面用戶和行動用戶。

在應用程式中的 Outlook 中傳送外出回复

Outlook 既有桌面應用，也有行動應用。讓我們看看它在兩個平台上的運作方式：

點擊桌面應用程式頂部的設定/齒輪圖示。

開啟設定後，選擇左側的「帳戶」，然後選擇「自動回覆」。

選擇開啟自動回覆。

選取僅在某個時間段內發送回覆旁邊的方塊，然後選擇您離開工作的日期和時間。

在文字方塊中輸入您的外出回复，並可選擇勾選此頁面上您想要啟用的任何方塊。

按“儲存”。

提示：外出辦公室電子郵件與預定電子郵件不同，儘管您也可以在 Outlook 中輕鬆安排電子郵件。

請依照下列步驟在 Outlook 行動應用程式中設定外出回覆郵件。我們使用的是Outlook Android 應用，但它在 iOS 和 iPadOS 上的操作方式應該類似：

點選左上角的選單按鈕。

選擇滑出選單底部的設定/齒輪圖示。

點擊郵件帳號下的您的帳號。

選擇自動回复，然後再次點擊它。

選取在某個時間段內回覆旁邊的方塊。

寫下您的外出辦公電子郵件回复，並選擇您希望運行 OOO 回复的日期和時間。

若要儲存，請點選頂部的複選標記。

透過 Web 瀏覽器在 Outlook 中傳送外出回复

如果您使用Outlook.com，設定外出回覆同樣簡單，但步驟與在 Outlook 應用程式中的操作略有不同。以下是在 Outlook 中開啟外出回覆的方法：

點擊右上角的設定/齒輪圖示。

從左側欄中選擇郵件，然後在右側選擇自動回覆。

點選「開啟自動回覆」旁的切換按鈕。

勾選僅在某個時間段內發送回覆旁邊的方塊。

填寫開始和結束時間，並可選擇啟用您感興趣的任何其他選項。例如，您可以在外出時自動拒絕會議，並將您的訊息限制為僅向聯絡人發送。

在文字方塊中寫下您的 OOO 訊息。

按下「儲存」在 Outlook 中設定您的外出辦公訊息。

提示：外出回覆很專業，因此請確保設定相符的電子郵件簽名。

如何將外出辦公室新增至我的 Outlook 行事曆

如果您與老闆、員工或任何需要了解您位置的人共用 Outlook 行事曆，最好設定一個外出辦公事件。這樣，當其他人在您外出期間安排會議時，就能輕鬆知道您正在度假。以下是在 Outlook 行事曆中啟用外出辦公功能的方法：

開啟 Outlook 日曆。

選擇“新建事件”。

為你的外出活動命名。寫什麼其實不重要，完全由你決定。

選擇開始時間、結束時間以及您離開辦公室的具體時間。

將您的狀態更改為離開或忙碌。

按“儲存”。

如何設定其他外出留言

最重要的是，在您外出時人們最有可能聯繫您的地方（例如電子郵件和Teams）設定外出回覆。但您知道其他應用程式也支援外出回覆訊息嗎？如果您使用這些應用程式，最好也在這些平台上設定自動回复，以防有人嘗試透過這些平台聯絡您。

例如，如果您不想在手機或平板電腦上手動回复，Android 上有一個應用程式可以做到這一點。或者，如果您管理 Facebook 主頁，可以在Facebook上設定外出回复，以便吸引 Facebook 用戶。 Twitter和其他電子郵件用戶端（例如 Gmail）也有一個應用程式可用。