如何在 Outlook 中設定自動外出回复

開啟自動回覆功能，啟用它，撰寫您的訊息，並設定回覆時間。您可以選擇結束時間或手動關閉自動回覆。

Outlook 通常會在啟用此功能期間，向每位發送電子郵件給您的人發送一次自動回覆。請按照以下適用於您版本的步驟操作，並在告知他人您不在之前檢查寄件者設定。

選擇正確的 Outlook 說明

在 Windows 系統中，新版 Outlook 的右上角附近有一個「設定」齒輪圖示；經典版 Outlook 的功能區左側則有一個「檔案」標籤。微軟也將個人帳戶的 Outlook.com 與工作或學校帳戶的 Outlook 網頁版區分開來。帳戶類型也很重要：Outlook 的自動回覆功能支援 Microsoft 365、Exchange 和 Outlook.com 帳戶，但不支援新增至 Outlook 的 Gmail、Yahoo 或其他 POP/IMAP 帳戶。

在新的 Outlook for Windows 中設定自動回覆

1. 在功能區上，選擇「檢視」，然後選擇「檢視設定」。
2. 在「設定」中，選擇「帳戶」>「自動回覆」。
3. 開啟自動回覆功能。如需安排您的缺席時間，請選擇「僅在指定時間內發送回覆」，並輸入開始和結束日期及時間。

請使用日程安排功能覆蓋您離開的整個時間段。如果您未設定時段選項，請記得回來後手動關閉自動回覆功能。

4. 對於工作或學校郵箱，您可以選擇是否允許外部人員回覆。如果此選項可用，將外部回覆限制為僅限聯絡人可以減少發送到新聞群組或垃圾郵件匣的郵件數量。
5. 輸入給同事的訊息，如果啟用此功能，也可以輸入給外部寄件者的單獨訊息。選擇“儲存”。

在經典版 Outlook for Windows 中設定回复

1. 選擇“檔案”>“自動回覆”。
2. 選擇「發送自動回覆」。若要安排自動回覆時間，請選擇「僅在此時間範圍內發送」，並設定開始時間和結束時間。
3. 請在「內部組織」標籤中撰寫您的訊息。對於工作或學校帳戶，您可以使用「外部組織」標籤單獨撰寫訊息，並選擇僅回覆聯絡人或回覆所有外部寄件者。選擇“確定”。

如果「檔案」選單下缺少「自動回覆」選項，則該帳戶可能不支援 Exchange 自動回覆。微軟針對經典版 Outlook 提供了一種基於規則的解決方法，但這需要 Outlook 應用程式在您離開期間保持運作。在使用此方法之前，請務必查看微軟關於建立外出規則的說明。

在 Outlook 網頁版或 Outlook.com 中設定回复

1. 選擇設定齒輪圖標，然後選擇帳戶 > 自動回覆。
2. 開啟自動回覆功能，並根據需要選擇僅在特定時間內發送回覆。設定您不在的日期和時間。
3. 寫好你的消息。如果是工作或學校帳號，請選擇是否發送外部回覆以及是否僅限聯絡人接收。點選「儲存」。

根據您的帳戶設置，您還可以設定封鎖日曆、自動拒絕新的邀請或取消特定時間段內的會議。在啟用每個選項前，請務必仔細閱讀：拒絕或取消會議可能會影響您日曆上已有的邀請。

如果您沒有設定結束時間，請返回「設定」>「帳戶」>「自動回覆」，然後關閉此功能。舊版 Outlook 網頁版中的控制和措詞可能有所不同；微軟在其Outlook.com 和網頁自動回覆指南中提供了針對經典網頁介面的單獨步驟。

在 iOS 或 Android 版 Outlook 中設定自動回復

1. 開啟 Outlook，然後點選「設定」。
2. 點擊要更新的帳戶，然後點擊自動回覆。
3. 開啟自動回覆功能。如果需要設定自動回覆時間，請啟用「在特定時間內回覆」功能，並輸入日期和時間。
4. 選擇是否鎖定您的行事曆，設定受眾並撰寫您的訊息。點選「儲存」。

行動支援涵蓋 Microsoft 365、Exchange、Exchange Hybrid 和 Outlook.com 帳戶。

Outlook for Mac 與行事曆狀態

在 Mac 上，開啟「郵件」>「工具」>「自動回覆」，選擇帳戶，啟用自動回复，然後輸入郵件內容。定時回覆和外部回覆選項因帳戶而異；請參閱Microsoft 的 Mac 版說明。

自動發送的電子郵件可能不會阻止您的日曆更新。如有需要，請建立一個單獨的「外出」事件，以便同事了解您何時不在。請參閱微軟的行事曆指南。

寫一封清晰的自動回覆郵件

請提供您的返回日期和備用聯絡方式，但請避免透露敏感的旅行細節。例如：

感謝您的留言。我目前外出，將於[日期]返回，屆時會回覆您。如有緊急需要，請聯絡[姓名]，郵箱地址為[聯絡資訊]。

外部回覆可能會傳送到郵件清單或被誤判為垃圾郵件。如果可用，請選擇僅傳送給聯絡人。

快速故障排除

• 經典版 Outlook 中沒有按鈕：檢查帳戶是否為 POP/IMAP 帳戶；某些規則可能會要求 Outlook 保持開啟。
• 回覆功能將繼續：請新增結束時間或手動關閉回覆功能。
• 缺少外部回覆：請檢查外部寄件者選項和聯絡限制。
• 選單有所不同：請確認您使用的 Outlook 版本，並依照上述對應部分進行操作。

有關帳戶的具體詳細信息，請先參閱微軟的Outlook 自動回覆指南。