Cómo agregar una lista desplegable en Google Sheets: 2 métodos rápidos

Para agregar una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google, seleccione la celda o el rango donde se ingresarán los datos y, a continuación, elija Insertar > Lista desplegable . En el editor de reglas, seleccione Lista desplegable desde un rango para usar los valores almacenados en las celdas, o bien, seleccione Lista desplegable para escribir directamente un conjunto breve de opciones. Las instrucciones a continuación utilizan la interfaz de escritorio actual.

Elige el método correcto

Ambos métodos utilizan una regla de validación de datos. Seleccionar el rango de destino completo antes de crear la regla permite que una configuración abarque varias celdas a la vez. Google también documenta otros puntos de acceso, como hacer clic con el botón derecho en una celda o abrir Datos > Validación de datos .

Método 1: Crear un menú desplegable a partir de un rango

Utilice este método cuando las opciones se mantengan en celdas de la hoja de cálculo. En el ejemplo, los nombres de las tareas estarán en la columna A y los menús desplegables de estado irán en la columna B.

1. Introduzca cada opción permitida en una celda independiente de una columna. Coloque los valores en A2:A4 (Borrador, Versión para revisión y Página de publicación) y mantenga el encabezado en A1 fuera del rango de origen. Seleccione las celdas de destino, como B2:B100 . Puede seleccionar un rango menor si solo se requiere la regla para unas pocas filas.
2. Seleccione Insertar > Menú desplegable . El menú Insertar proporciona acceso directo al editor de reglas.

3. En Criterios , seleccione Lista desplegable a partir de un rango . En el cuadro Rango de origen, introduzca $A$2:$A$4 o utilice el selector de rango y seleccione las celdas de la hoja. Si la lista se encuentra en otra pestaña, utilice el selector para seleccionar esa pestaña y sus celdas de valor.

4. Verifique el destino que se muestra en "Aplicar a rango" para evitar adjuntar la regla a la lista de origen por error. Si la regla debe abarcar más o menos celdas, ajuste el rango de destino antes de guardar.
5. Elige cómo debe gestionar Hojas de cálculo una entrada que no esté en la lista. Rechazar entrada la bloquea; Mostrar advertencia permite que el usuario la conserve mientras muestra una advertencia. En Opciones avanzadas , también puedes elegir un estilo de visualización, como un icono, una flecha o texto sin formato.
6. Haz clic en Listo , luego abre la flecha desplegable de una celda y elige un valor. Cuando cambien las celdas de origen, las opciones basadas en rangos se actualizarán para coincidir.

Este método es ideal para hojas de cálculo compartidas, ya que permite mantener las opciones en un solo lugar sin necesidad de editar cada regla de validación. Seleccione únicamente las celdas que contengan opciones reales; si incluye un encabezado o filas sin usar, estas pueden aparecer como entradas de menú adicionales o en blanco.

Método 2: Escriba las opciones del menú desplegable directamente.

Utilice un menú desplegable manual para una lista compacta que rara vez cambie. En este caso, una columna de auditoría registrará si se ha marcado cada tarea.

1. Seleccione las celdas de destino, por ejemplo C2:C100, bajo el encabezado de estado de auditoría.
2. Seleccione Insertar > Menú desplegable y, a continuación, establezca Criterios en Menú desplegable . Esta es la opción manual, en lugar de Menú desplegable a partir de un rango.
3. Introduzca el primer valor en el campo de artículo. Haga clic en " Agregar otro artículo" para cada valor adicional, introduciendo "Auditado" , "No auditado" y "Entregables pendientes" como opciones separadas. Utilice los controles de artículo para corregir la ortografía o cambiar el orden antes de guardar.

4. Decide si deseas rechazar los valores que no estén en la lista o mostrar una advertencia, y elige un estilo de visualización si quieres cambiar cómo aparecen las opciones en las celdas. Haz clic en Listo para guardar la regla.

Haz clic en la flecha de la celda de destino para aplicar un estado de auditoría. La lista se adjuntará al rango seleccionado; no es necesario copiar la celda de la regla en toda la hoja. Si las opciones de auditoría cambian posteriormente, edita la regla y actualiza sus elementos.

Edita, elimina o soluciona problemas de un menú desplegable.

• Falta la flecha o el menú: Seleccione una celda de destino y marque Datos > Validación de datos . Confirme que el rango "Aplicar a " de la regla cubra esa celda y que el menú desplegable dentro de la celda esté habilitado.
• Falta una opción: Para una regla basada en rangos, verifique que el rango de origen incluya la celda que contiene ese valor y que no se detenga antes de la última opción. Mantenga los encabezados fuera del rango. Para una regla manual, abra la regla y agregue o corrija el elemento.
• Los usuarios pueden introducir otros valores: cambie la configuración de datos no válidos a Rechazar entrada . Si las excepciones son útiles, mantenga Mostrar advertencia .
• Debes revisar la lista: selecciona una celda desplegable, abre Datos > Validación de datos , edita los criterios o el rango de destino y haz clic en Listo . Para eliminar la regla, selecciona Eliminar regla en el editor.

Para conocer los controles exactos y los pasos específicos para dispositivos móviles, consulta las instrucciones de Google para crear un menú desplegable dentro de una celda . Para obtener detalles sobre el estilo de visualización, consulta la descripción general de Google sobre los menús desplegables .