Pour créer et envoyer une invitation à une réunion dans Outlook, ouvrez Calendrier, créez une réunion, ajoutez des participants, choisissez une date et une heure, puis sélectionnez Envoyer . Dans la nouvelle version d'Outlook pour Windows et Outlook sur le web, accédez à Calendrier > Nouvel événement . Dans la version classique d'Outlook pour Windows, choisissez Nouveaux éléments > Réunion à partir du courrier ou Nouvelle réunion à partir du calendrier. Une invitation permet aux personnes invitées de répondre ; un rendez-vous sans participant apparaît uniquement dans votre calendrier.
Les libellés d'Outlook varient selon la version et le compte. Les étapes ci-dessous concernent la nouvelle version d'Outlook, l'application web et la version classique d'Outlook ; vous pourrez ainsi utiliser les noms de menus correspondants sur votre écran.
Ouvrez un formulaire de réunion. Dans la nouvelle version d'Outlook, sélectionnez Calendrier , puis Nouvel événement . Dans Outlook sur le web, sélectionnez Nouvel événement > Événement . Dans Outlook classique, créez une demande depuis Nouveaux éléments > Réunion dans votre boîte de réception ou Nouvelle réunion dans le calendrier. Vous pouvez également utiliser Ctrl+Maj+Q dans Outlook classique. Microsoft indique les chemins d'accès spécifiques à chaque version dans ses instructions de planification de réunions Outlook .
Ajoutez un sujet et des invités. Saisissez un titre court et précis pour que les destinataires sachent pourquoi la réunion figure dans leur calendrier. Sélectionnez « Inviter des participants » et saisissez le nom ou l’adresse e-mail de chaque personne. Indiquez les participants indispensables comme « Obligatoires » et les personnes dont la présence est facultative comme « Facultatif » . « Facultatif » signifie que la présence n’est pas requise ; cela n’empêche pas la personne d’accepter l’invitation. Dans Outlook classique, ajoutez les personnes dans le champ « À » ou utilisez les commandes de gestion des participants dans l’Assistant Planification.
Choisissez une date et une heure. Saisissez les heures de début et de fin, ou sélectionnez « Toute la journée » pour un événement d’une journée entière. Si votre compte propose des plages horaires, choisissez-en une qui vous convient. Pour les comptes professionnels et scolaires Microsoft 365 ou Exchange, l’Assistant Planification peut afficher la disponibilité des invités. Vérifiez la date, l’heure et le fuseau horaire affichés avant d’envoyer l’invitation, surtout si les participants se trouvent dans des régions différentes. Outlook enregistre les heures de réunion en UTC et affiche à chaque destinataire l’heure équivalente dans son fuseau horaire ; consultez les instructions de Microsoft concernant les fuseaux horaires .
Ajoutez un lieu ou une réunion en ligne. Saisissez le nom de la salle ou l'adresse dans le champ Lieu . Selon votre compte et votre organisation, Outlook peut proposer une recherche de salles. Si votre compte est connecté à Teams, activez l' option Réunion Teams pour inclure les détails de la réunion en ligne. Vérifiez que le lien apparaît bien dans l'invitation avant de l'envoyer. Pour une autre plateforme vidéo, utilisez le lien du fournisseur et incluez-le dans le lieu ou le corps du message. Microsoft explique comment planifier des réunions Teams depuis Outlook .
Ajoutez l'ordre du jour, les fichiers et la fréquence de la réunion. Utilisez la zone de message ou de description pour indiquer l'objectif, la préparation et les liens utiles aux participants. Joignez les fichiers pertinents si votre version d'Outlook le permet. Pour une réunion récurrente, choisissez « Récurrente » ou « Rendre récurrente » dans la nouvelle version d'Outlook ou Outlook sur le web, puis définissez l'intervalle et la date de fin. Dans Outlook classique, sélectionnez Réunion > Récurrence , définissez le modèle et cliquez sur OK . Vérifiez attentivement la série : une invitation récurrente crée plusieurs entrées dans le calendrier ; choisissez donc une date de fin qui corresponde à la fréquence prévue.
Vérifiez et envoyez. Contrôlez la liste des participants, l'objet, la date, le fuseau horaire, le lieu ou les informations Teams, la récurrence et les pièces jointes. Sélectionnez ensuite Envoyer . Outlook envoie l'invitation à la réunion aux participants et suit les réponses lorsque cette fonctionnalité est disponible. Si vous constatez une erreur après l'envoi, ouvrez la réunion dans votre calendrier, modifiez-la et envoyez une mise à jour afin que les participants soient informés de la modification.
Les invités peuvent ouvrir l'invitation et choisir Accepter , Confirmer ou Refuser . Dans Outlook sur le web, ils peuvent également répondre directement depuis la liste des messages ; l' option « Plus d'options » propose des choix supplémentaires. Une invitation acceptée apparaît généralement dans le calendrier du destinataire, mais l'affichage exact peut varier selon son compte ou le service de calendrier utilisé. Microsoft décrit la procédure de réponse rapide dans Outlook sur le web .
Pour consulter les réponses en tant qu'organisateur, ouvrez la réunion dans le Calendrier et sélectionnez Suivi pour ouvrir le volet de suivi dans la nouvelle version d'Outlook. Dans la version classique d'Outlook, ouvrez la réunion et sélectionnez Suivi dans le ruban Réunion. La liste affiche les personnes ayant accepté, accepté provisoirement, refusé ou n'ayant pas répondu. Un statut vide ou « Aucune réponse » ne signifie pas un refus. Microsoft précise que la visibilité des réponses pour les invités dépend de leur version d'Outlook et de leur appartenance à la même organisation Microsoft 365 ; dans la version classique d'Outlook, un invité qui choisit de ne pas répondre peut ne pas apparaître comme ayant répondu. Consultez les instructions officielles relatives au volet Suivi et les notes concernant la visibilité des réponses .
Vérifiez d'abord si vous utilisez la nouvelle version d'Outlook, la version classique ou Outlook sur le web ; Microsoft fournit des instructions distinctes car leurs menus ne sont pas identiques. Si l'Assistant Planification est absent ou n'affiche aucune disponibilité, il se peut que votre compte ne fournisse pas d'informations de disponibilité professionnelle ou scolaire, ou que votre organisation les restreint. Vous pouvez toujours saisir une date et une heure manuellement. Si l'option Teams est indisponible, ajoutez le lien de conférence approuvé et le lieu utilisés par votre organisation, puis vérifiez que ces informations apparaissent dans l'invitation.
Collez le texte copié en tant que texte brut avec Ctrl+Maj+V, choisissez « Conserver uniquement le texte » dans le menu Coller de Word, ou définissez une valeur par défaut pour le contenu provenant d'autres applications.
Créez une invitation à une réunion Outlook, ajoutez des participants obligatoires ou facultatifs, choisissez une heure, ajoutez les détails de Teams, définissez la récurrence et consultez les réponses dans la nouvelle version ou la version classique d'Outlook.
Utilisez les paramètres de validation des données d'Excel pour définir une longueur maximale, minimale, exacte ou une plage de caractères, puis ajoutez des invites claires et des alertes d'erreur.
Pour résoudre l'erreur « Impossible de planifier la réunion » d'Outlook, consultez l'assistance relative à votre compte, actualisez la connexion Teams et réparez le complément Outlook classique.
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