Access 2010 : Exporter une table de base de données vers Excel 2010

Pour exporter un tableau d'Access 2010 vers Excel 2010, sélectionnez le tableau dans Access, ouvrez l' onglet Données externes et choisissez Excel dans le groupe Exporter. Indiquez le classeur de destination, précisez si Access doit conserver la mise en forme et la disposition actuelles du tableau, puis cliquez sur OK . Access crée une copie Excel distincte ; les modifications ultérieures effectuées dans Excel n'affectent pas le tableau Access.

Les étapes ci-dessous utilisent le ruban classique d'Access 2010. Le guide d'exportation actuel de Microsoft concerne Access 2016 et les versions ultérieures ; par conséquent, certains libellés de boîtes de dialogue ou formats disponibles peuvent différer dans Access 2010. Le chemin d'accès principal reste Données externes > Excel. Consultez le guide « Exporter des données vers Excel » de Microsoft pour obtenir la documentation la plus récente sur les options d'exportation et les problèmes courants de transfert de données.

Préparez le tableau et le cahier d'exercices

Dans le volet de navigation, repérez le tableau à copier. Si vous prévoyez d'exporter uniquement certains enregistrements, ouvrez le tableau en mode Feuille de données et sélectionnez les lignes concernées avant de commencer. Vérifiez le tableau pour détecter d'éventuelles erreurs et déterminez si l'exportation doit inclure l'intégralité du tableau sous-jacent ou seulement les données affichées.

Fermez le classeur de destination s'il est déjà ouvert. Si vous souhaitez protéger d'autres feuilles de calcul d'un classeur existant, exportez-le plutôt sous un nouveau nom de fichier. Une exportation formatée vers un classeur existant peut remplacer les feuilles de calcul existantes de ce classeur.

Exporter un tableau Access 2010 vers Excel

1. Sélectionnez la table source. Cliquez sur le nom de la table dans le volet de navigation. Access exporte un objet de base de données à la fois ; répétez donc l’opération pour chaque table souhaitée.
2. Ouvrez la boîte de dialogue d'exportation Excel. Sélectionnez Données externes > Excel . Dans la boîte de dialogue Exporter - Feuille de calcul Excel , recherchez un dossier et saisissez un nom de classeur. Pour Excel 2010, choisissez un format de classeur Excel, s'il .xlsxest disponible.

3. Choisissez les éléments à inclure dans Access. Sélectionnez « Exporter les données avec la mise en forme et la disposition » pour conserver la mise en forme d'affichage de l'objet source. Pour une table ou une requête, cette option exporte les champs et les enregistrements actuellement affichés : les enregistrements filtrés et les colonnes masquées de la feuille de données sont exclus. Supprimez les filtres et affichez les colonnes au préalable si vous souhaitez une exportation complète avec la mise en forme souhaitée. Si vous ne cochez pas cette option, Access exporte tous les champs et enregistrements de la table sous-jacente et ignore ses paramètres de format.
4. Choisissez si vous souhaitez ouvrir le résultat. Sélectionnez « Ouvrir le fichier de destination une fois l’exportation terminée » si vous voulez qu’Access ouvre le classeur. Si vous avez sélectionné des lignes dans une feuille de données ouverte, cochez « Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés » pour exporter uniquement ces lignes ; décochez cette option pour exporter tous les enregistrements affichés.
5. Lancez l'exportation. Cliquez sur OK et patientez jusqu'à la fin de l'opération. Si vous avez choisi d'ouvrir le fichier de destination, Excel s'ouvrira avec la feuille de calcul exportée.

Le choix de mise en forme influe sur plus que l'apparence. Avec une mise en forme, les champs de recherche affichent leurs valeurs et les liens hypertextes restent fonctionnels. Sans mise en forme, les champs de recherche exportent leurs valeurs d'identification sous-jacentes et le contenu des liens hypertextes apparaît sous forme de texte. Vérifiez ce paramètre avant l'exportation si le classeur doit être partagé avec une personne qui doit consulter les données sans utiliser Access.

Enregistrez les étapes d'exportation uniquement si vous comptez les réutiliser.

Après une exportation réussie, Access peut afficher un écran de confirmation d'exportation des données vers une feuille de calcul Excel . Sélectionnez « Enregistrer les étapes d'exportation » si vous souhaitez enregistrer la source, la destination et les options sous forme de spécification d'exportation réutilisable, puis attribuez-lui un nom explicite si vous y êtes invité. Sinon, cliquez sur « Fermer » . L'enregistrement de ces étapes facilite l'exportation ultérieure ; le classeur n'est pas transformé en lien actif vers Access. Microsoft explique la spécification enregistrée dans son guide sur l'enregistrement des détails d'importation ou d'exportation .

Vérifiez le classeur Excel pour les données attendues

Comparez les en-têtes de la feuille de calcul et quelques enregistrements d'exemple avec le tableau Access. Vérifiez le nombre de lignes, les dates, les identifiants et tous les champs filtrés ou masqués importants. Si vous avez appliqué une mise en forme et que le classeur comporte des colonnes ou des lignes manquantes, retournez dans Access, affichez les colonnes requises, supprimez les filtres et exportez à nouveau. Pour de petites corrections de mise en forme, utilisez les options « Format de cellule » d'Excel après l'exportation.

Ce qui ne se transfère pas exactement

• Champs calculés : Excel reçoit le résultat calculé, et non l’expression Access ou une formule Excel correspondante.
• Pièces jointes et objets incorporés : les pièces jointes et les données d’objets OLE ne sont pas exportées en tant que contenu de la feuille de calcul ; ajoutez les fichiers nécessaires séparément.
• Champs à valeurs multiples : les valeurs peuvent être combinées en une liste séparée par des points-virgules dans une seule cellule.
• Dates antérieures : les instructions d’exportation de Microsoft indiquent que les dates antérieures au 1er janvier 1900 peuvent apparaître vides dans la feuille de calcul.
• Taille du classeur : Excel 2010 prend en charge jusqu’à 1 048 576 lignes par feuille de calcul dans les formats de classeur modernes. L’ancien .xlsformat est limité à 65 536 lignes ; privilégiez donc ce format .xlsxpour les tableaux volumineux. Consultez les recommandations de Microsoft concernant la taille des feuilles de calcul .

Si Excel est destiné à contenir une analyse ou un rapport ponctuel, l'exportation est une méthode simple pour en créer une copie. Si les données doivent rester à jour, exportez-les à nouveau en cas de besoin ou utilisez un flux de travail d'importation/liaison pris en charge plutôt que de supposer qu'un classeur exporté se mettra à jour depuis Access.