Importation et exportation depuis Office Outlook 2010 : Déplacer des données avec un fichier PST

Pour transférer des données Outlook 2003, 2007 ou 2010 vers Outlook 2010, importez un fichier de données Outlook (.pst) . Pour créer une copie de votre messagerie Outlook 2010 et d'autres éléments sélectionnés, exportez-les vers un fichier PST. Les menus diffèrent : l'importation se fait via Fichier > Ouvrir > Importer , tandis que l'exportation se fait via Fichier > Options > Options avancées > Exporter . Ces étapes concernent la version classique d'Outlook 2010 ; les versions plus récentes utilisent des menus différents. Le guide de migration d'Outlook 2010 de Microsoft indique le chemin d'importation spécifique à chaque version.

Que contient un fichier PST ?

Un fichier PST peut stocker les courriers et pièces jointes sélectionnés, les contacts, les éléments de calendrier, les tâches et l'arborescence des dossiers. L'exportation crée une copie ; elle ne supprime pas les éléments sources. Utilisez-le pour déplacer des données sélectionnées entre profils Outlook ou pour effectuer des sauvegardes régulières de votre boîte aux lettres.

Un fichier PST ne constitue pas une sauvegarde complète du profil : il omet les règles, les expéditeurs bloqués, l’affichage des dossiers, les autorisations, les paramètres d’archivage automatique, ainsi que les informations d’identification du compte ou les paramètres du serveur. En mode Exchange mis en cache, une exportation peut n’inclure que les éléments présents dans le cache local. Assurez-vous donc que l’historique souhaité a bien été synchronisé. Le guide d’exportation PST de Microsoft explique ces limitations.

Pour parcourir un fichier PST sans le fusionner avec la boîte aux lettres actuelle, choisissez Fichier > Ouvrir > Ouvrir un fichier de données Outlook . Outlook l’affiche sous forme d’arborescence de dossiers distincte. Utilisez Importer si vous souhaitez placer des copies dans une boîte aux lettres de destination.

Importer un fichier PST dans Outlook 2010

1. Ouvrez l’assistant d’importation. Dans Outlook 2010, choisissez Fichier > Ouvrir > Importer .

2. Choisissez l'action d'importation. Sélectionnez Importer à partir d'un autre programme ou fichier , puis cliquez sur Suivant .

3. Sélectionnez le fichier PST et le comportement des doublons. Choisissez « Fichier de données Outlook (.pst) » , cliquez sur « Suivant » , recherchez le fichier et choisissez si Outlook doit remplacer les doublons, les conserver ou les ignorer. Conserver les doublons peut entraîner la répétition de messages ou de contacts lors de la réimportation de la même sauvegarde.

4. Choisissez les éléments à importer et leur emplacement. Sélectionnez le dossier racine du fichier PST pour importer tous les dossiers disponibles, ou choisissez un dossier spécifique. Cochez la case « Inclure les sous-dossiers » pour importer l’arborescence complète. Choisissez la boîte aux lettres ou le dossier de destination, puis cliquez sur « Terminer » . Limitez la sélection si vous n’avez besoin que d’un dossier particulier, comme Contacts ou Calendrier.

Si le fichier PST est protégé par un mot de passe, saisissez-le lorsqu'Outlook vous le demande. Attendez la fin de l'importation, puis vérifiez les dossiers de destination et quelques éléments. Pour importer seulement quelques messages ou contacts, ouvrez le fichier PST et faites-les glisser dans Outlook au lieu d'importer le fichier entier.

Exporter les données d'Outlook 2010 vers un fichier PST

1. Lancez l’assistant d’exportation. Choisissez Fichier > Options > Options avancées , puis cliquez sur Exporter . Consultez la documentation relative aux options avancées d’Outlook 2010 de Microsoft .

2. Dans l'Assistant Importation et Exportation, choisissez Exporter vers un fichier et cliquez sur Suivant . Sélectionnez Fichier de données Outlook (.pst) , puis cliquez à nouveau sur Suivant .

3. Sélectionnez les dossiers. Choisissez le dossier racine et laissez l'option « Inclure les sous-dossiers » cochée pour inclure la boîte de réception, le calendrier, les contacts, les tâches et les dossiers imbriqués. Pour une exportation partielle, sélectionnez uniquement le dossier souhaité et définissez le comportement des sous-dossiers en conséquence.

4. Nommez et enregistrez le fichier. Accédez à un dossier local, saisissez un nom de fichier descriptif, par exemple « Sauvegarde » Outlook-backup.pst, puis cliquez sur Terminer . Utilisez un nouveau nom de fichier pour chaque sauvegarde. Si vous sélectionnez un fichier PST existant, choisissez comment gérer les éléments qui s’y trouvent déjà. Le mot de passe est facultatif ; si vous en définissez un, saisissez-le et confirmez-le lorsque vous y êtes invité, puis conservez-le en lieu sûr. Outlook vous le demandera à l’ouverture du fichier.

Attendez la fin de l'exportation avant de copier le fichier PST. Enregistrez-le sur un disque local plutôt que dans un dossier de synchronisation OneDrive actif ; Microsoft avertit que OneDrive ne synchronise pas correctement les fichiers PST ouverts. Copiez ensuite le fichier final sur un support de stockage distinct pour une sauvegarde supplémentaire.

Si le résultat indique des dossiers ou des éléments manquants

• Il manque des contacts, un calendrier ou des sous-dossiers : exportez-les depuis la racine de la boîte aux lettres et cochez l’option « Inclure les sous-dossiers » . Le guide de dépannage de Microsoft indique que les sous-dossiers non cochés sont une cause fréquente de ce problème.
• Des e-mails plus anciens sont manquants : veuillez confirmer le compte et la plage de synchronisation ; le mode Exchange mis en cache peut n’exporter que les éléments présents dans son cache local.
• Accès refusé : copiez le fichier PST depuis un support en lecture seule vers un dossier local accessible en écriture et réessayez.

Lors du déplacement d'ordinateurs, n'oubliez pas que le fichier PST contient des éléments sélectionnés, et non la configuration du compte ; ajoutez le compte de messagerie au profil de destination séparément. Le guide de transfert de Microsoft explique le fonctionnement des fichiers PST et OST. Pour obtenir des instructions d'importation à jour, consultez la page dédiée aux fichiers PST de Microsoft .