Outlook 2010 se distingue incontestablement parmi les applications de gestion d'informations personnelles (PIM) disponibles. Outre l'envoi et la réception d'e-mails, il propose une multitude d'outils et de fonctionnalités permettant de gérer et d'organiser tâches, e-mails, calendriers et contacts de manière centralisée. Aujourd'hui, nous allons explorer en détail les contacts d'Outlook 2010, qui vous permettent d'ajouter, de modifier, de gérer et d'organiser facilement votre liste de contacts.
Pour commencer, lancez Outlook 2010 pour découvrir les options de contacts disponibles. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur « Contacts ».
La fenêtre principale Contacts apparaîtra, affichant les contacts existants.
Accédez à l'onglet Accueil pour afficher la liste des groupes de contacts : Nouveau, Supprimer, Communiquer, Affichage actuel, Actions, Partager, Mots-clés et Rechercher. Ces groupes vous permettent de personnaliser vos contacts existants de manière bien plus efficace.
Nous allons approfondir les groupes. À partir de Nouveau groupe, vous pouvez créer un nouveau contact instantanément, cliquez dessus pour commencer à saisir les informations requises.
À partir du nouveau groupe de contacts, commencez à créer un nouveau groupe à partir de zéro, contenant différents membres et leurs informations associées.
Dans Nouveau groupe, vous pouvez également créer différents nouveaux éléments tels que : E-mail, Rendez-vous, Réunion, Contact, tâche, etc.
Pour supprimer un contact existant, sélectionnez le contenu souhaité et cliquez sur le bouton Supprimer.
Dans le groupe « Communiquer », différentes options vous sont proposées pour communiquer avec vos contacts existants. Sélectionnez le contact et cliquez sur « E-mail ». Vous pouvez également envoyer une invitation à une réunion au destinataire sélectionné.
Explorez davantage d'options de communication à partir de Plus d'options ; vous pouvez passer un appel, répondre par message instantané, créer une entrée de journal et attribuer une tâche au contact sélectionné.
Passez à différentes vues à partir de la vue actuelle et il vous montrera instantanément les contacts dans les vues sélectionnées.
Depuis les groupes Actions, vous pouvez effectuer certaines actions sur vos contacts. Dans les options de déplacement , sélectionnez la destination du contact sélectionné. Vous pouvez ensuite le déplacer vers différents dossiers.
Si vous souhaitez envoyer un contact à des fins de publipostage, cliquez sur Publipostage, une boîte de dialogue apparaîtra à partir de laquelle vous devrez remplir les champs obligatoires et spécifier l'emplacement du document, avant de cliquer sur OK.
Comme Outlook 2010 offre une excellente cohésion avec d’autres applications de la suite Office, vous pouvez envoyer le contact directement à OneNote en un seul clic.
Pour partager un contact, sélectionnez l'option souhaitée dans le groupe de partage. Vous pouvez le transférer sous forme de carte de visite, de contact Outlook ou de SMS.
À partir du groupe Tags, vous pouvez coller différentes balises aux contacts, attribuer des catégories colorées et rendre le contact sélectionné privé.
Pour trouver un contact spécifique dans une longue liste de contacts, entrez simplement le mot-clé de recherche dans la zone de recherche Rechercher un contact .
L’une des fonctions les plus importantes est d’exporter les contacts, ce que les utilisateurs peuvent facilement faire dans différents formats à l’aide de ce guide (notez qu’il nécessite l’installation d’un module complémentaire).
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