Contacts Outlook 2010 : Ajouter des personnes et utiliser le carnet d’adresses

Dans Outlook 2010, enregistrez un contact dans votre dossier Contacts , puis utilisez le Carnet d'adresses Outlook pour le sélectionner lors de la rédaction d'un e-mail. Le Carnet d'adresses est une fenêtre de recherche, et non un espace distinct pour la création de contacts. Ce guide explique comment ajouter et organiser des contacts, créer un groupe de contacts et trouver des contacts enregistrés dans le sélecteur de destinataires.

Outlook 2010 est un logiciel de bureau obsolète. Microsoft a mis fin au support d'Office 2010 le 13 octobre 2020 ; par conséquent, il ne bénéficie plus de correctifs de sécurité ni d'assistance technique. Les étapes ci-dessous décrivent le ruban classique d'Outlook 2010 ; les libellés peuvent légèrement varier selon la configuration du compte.

Étape 1 : Ouvrez le dossier Contacts

Démarrez Outlook 2010 et sélectionnez Contacts dans le volet de navigation, généralement situé en bas à gauche de la fenêtre. Si vous ne le voyez pas, utilisez les boutons de navigation ou la liste des dossiers pour ouvrir le dossier Contacts du fichier de données ou du compte Outlook concerné. Le volet principal affiche les enregistrements sauvegardés dans ce dossier. Utilisez le champ de recherche situé au-dessus de la liste pour rechercher un nom, une entreprise ou tout autre détail.

Étape 2 : Ajouter ou mettre à jour un contact

1. Une fois le bon dossier Contacts sélectionné, ouvrez l' onglet Accueil et choisissez Nouveau contact .
2. Saisissez le nom et l'adresse courriel de la personne. Ajoutez des détails tels que l'entreprise, le poste occupé, les numéros de téléphone, l'adresse postale ou des notes, au besoin. Une adresse courriel correcte est essentielle si vous souhaitez envoyer des messages provenant du carnet d'adresses.
3. Choisissez Enregistrer et fermer . Pour mettre à jour une fiche ultérieurement, retournez dans Contacts, ouvrez le contact, modifiez ses champs et enregistrez-le à nouveau.

Outlook peut afficher la même liste sous forme de fiches, d'entrées téléphoniques ou de tableau, selon les options d'affichage disponibles dans votre ruban. Si un contact est absent, vérifiez que vous avez bien ouvert le dossier où il était enregistré avant d'en créer une copie.

Étape 3 : Organiser les contacts et former un groupe

Pour une liste courte, utilisez la recherche et les commandes d'affichage pour retrouver facilement les enregistrements. Vous pouvez attribuer une couleur ou un indicateur de suivi à un contact sélectionné. Utilisez Déplacer si vous utilisez des dossiers Contacts séparés. Avant de choisir Supprimer , vérifiez que la ligne sélectionnée correspond bien à l'enregistrement que vous souhaitez supprimer.

Pour envoyer régulièrement des courriels aux mêmes personnes, créez un groupe de contacts personnels :

1. Dans Contacts, sélectionnez Accueil > Nouveau groupe de contacts et saisissez un nom de groupe.
2. Choisissez « Ajouter des membres » , puis sélectionnez les personnes dans vos contacts Outlook ou votre carnet d’adresses. Vous pouvez également ajouter directement un nouveau contact par e-mail. Sélectionnez chaque membre et confirmez votre sélection.
3. Choisissez « Enregistrer et fermer » . Plus tard, saisissez le nom du groupe dans le champ « À » d’un courriel pour adresser le message à ses membres.

Un groupe de contacts est une liste pratique de votre profil Outlook ; il ne s’agit pas de l’annuaire de l’entreprise. Supprimer un groupe ne supprime pas les fiches de contact individuelles. Les instructions de Microsoft concernant les groupes de contacts confirment cette distinction dans la version actuelle d’Outlook.

Étape 4 : Choisissez un contact dans le carnet d’adresses

Pour utiliser une entrée enregistrée dans un message, créez un nouvel e-mail et sélectionnez « À » . Dans la boîte de dialogue « Sélectionner les noms » , ouvrez la liste du carnet d’adresses et choisissez la liste de contacts concernée. Recherchez par nom, sélectionnez la personne correspondante, puis choisissez « À » , « Cc » ou « Cci » avant de confirmer. Vous pouvez répéter la sélection pour les autres destinataires.

Si un contact ne s'affiche pas

Vérifiez d'abord que vous effectuez votre recherche dans la bonne liste d'adresses et le bon dossier Contacts. Le carnet d'adresses intégré d'Outlook affiche généralement les éléments du dossier Contacts par défaut qui possèdent une adresse e-mail ou un numéro de fax ; un compte professionnel peut également afficher une liste d'adresses globale distincte, gérée par l'organisation. Microsoft explique ces sources dans son guide des paramètres du carnet d'adresses .

Si vous utilisez un dossier Contacts supplémentaire, cliquez dessus avec le bouton droit, sélectionnez Propriétés , puis recherchez l' onglet Carnet d'adresses Outlook . Cochez la case Afficher ce dossier comme carnet d'adresses de messagerie si cette option est disponible. Si l'onglet est absent, vérifiez dans Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte > Carnets d'adresses si le service Carnet d'adresses Outlook est configuré ; les options exactes dépendent du profil. Les instructions d'Outlook classique de Microsoft expliquent comment ajouter des dossiers de contacts compatibles au sélecteur.

Office 2010 n'étant plus pris en charge, il est recommandé de passer à une application de messagerie compatible avant de l'utiliser pour des communications confidentielles ou professionnelles. Pour une utilisation ultérieure, la procédure suivante concernant les contacts et le carnet d'adresses vous aidera à gérer les entrées enregistrées dans un profil Outlook 2010 existant.