La boîte de réception Outlook s'agrandit de jour en jour, car un utilisateur reçoit des centaines d'e-mails chaque jour, ce qui ralentit son fonctionnement. La fonction d'archivage automatique d'Outlook vous permet de supprimer ou de déplacer les anciens e-mails afin de conserver une boîte de réception ordonnée et compacte.
Configurer l'archivage automatique des e-mails est très simple : lancez Outlook 2010, cliquez sur le bouton « Office (Fichier) » et choisissez « Avancé » dans la barre latérale gauche. Cliquez ensuite sur le bouton « Paramètres d'archivage automatique » situé sous la catégorie « Archivage automatique » dans la fenêtre principale de droite.
Maintenant, pour activer la fonction d'archivage automatique d'Outlook, cochez l'option Exécuter l' archivage automatique tous les et spécifiez le nombre de jours après lequel vous souhaitez archiver les e-mails.
Cochez l' option Déplacer les anciens éléments vers si vous souhaitez déplacer les anciens éléments et sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez que les anciens e-mails soient déplacés.
Cochez l’ option Supprimer définitivement les anciens éléments si vous souhaitez les supprimer définitivement.
Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton « Appliquer ces paramètres à tous les dossiers » . Ces paramètres seront appliqués à tous les dossiers d'Outlook. Pour appliquer les paramètres d'archivage automatique à un dossier en particulier, faites un clic droit dessus, sélectionnez « Propriétés » et accédez à l' onglet « Archivage automatique » . Vous pourrez alors spécifier les paramètres d'archivage de ce dossier.
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