Word 2010 intègre la fonction Publipostage , qui permet de créer des documents (lettres, courriels, fax, etc.) identiques, mais contenant des éléments uniques tels que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, la ville, l'État, etc. Il est ainsi plus facile de créer un document pour plusieurs destinataires en sélectionnant simplement le nom et le document. Les informations personnelles de chaque destinataire sont automatiquement ajoutées au document, ce qui évite de saisir les informations personnelles de chaque destinataire dans chaque document, ce qui permet un gain de temps considérable. Cet article explique comment utiliser cette fonctionnalité grâce à un assistant simple.
Lancez Word 2010, accédez à l’onglet Publipostage et, dans les options Démarrer le publipostage , cliquez sur Assistant de publipostage étape par étape.
Cela fera apparaître la boîte de dialogue Fusion et publipostage sur le côté de la fenêtre du document Word. Ici, vous pouvez spécifier le type de document que vous souhaitez créer. Nous sélectionnerons Lettres, puis cliquerons sur Suivant : Démarrage du document en bas de la boîte de dialogue.
À cette étape, différentes options vous seront proposées pour créer des lettres. Nous choisirons une procédure simple en sélectionnant un modèle. Cliquez sur « Sélectionner un modèle ».
La boîte de dialogue Sélectionner un modèle s'ouvrira . Choisissez un modèle approprié. Nous utiliserons le modèle Lettre médiane . Cliquez sur OK pour continuer.
Sur le côté gauche de la fenêtre, vous pouvez voir que le modèle est importé dans le document. Dans le volet de droite, cliquez sur Suivant : Sélectionner les destinataires.
Dans cette étape, vous pouvez choisir différentes options pour importer la liste des destinataires, nous sélectionnerons une liste existante, cliquez sur Parcourir pour importer la liste des destinataires souhaitée.
Nous utiliserons la liste des destinataires créée dans Excel 2010. Le nom de la feuille de calcul est Mail , que nous importerons dans Word Mail Merge.
Choisissez une feuille de calcul Excel, cliquez sur Ouvrir pour importer.
La boîte de dialogue Sélectionner le tableau apparaîtra, choisissez maintenant la feuille de calcul qui contient les données requises, si la première ligne contient des en-têtes de colonne, activez l'option La première ligne de données contient des en-têtes de colonne , puis cliquez sur OK.
La feuille de calcul « Courrier » s'affiche dans la boîte de dialogue « Destinataires du publipostage » . Vous pouvez y filtrer les destinataires en fonction des en-têtes de colonne. Si vous souhaitez envoyer des lettres aux destinataires résidant à Akron, sélectionnez Akron dans le menu déroulant.
En cliquant, seuls les destinataires résidant à Akron s'afficheront. Vous pouvez également effectuer différentes actions sur la liste, telles que : trier, filtrer, rechercher les doublons, trouver les destinataires et valider l'adresse. Cliquez sur OK pour continuer.
Accédez maintenant à l’onglet Publipostage et cliquez sur Bloc d’adresse.
Vous accéderez à la boîte de dialogue « Insérer un bloc d'adresse » . Dans « Spécifier les éléments d'adresse », choisissez le format d'affichage du nom du destinataire. Sous « Aperçu » , vous pouvez visualiser les modifications. Sous « Corriger les problèmes », cliquez sur « Correspondance des champs » pour insérer un nouveau champ dans la lettre, afin d'inclure l'adresse du destinataire.
La boîte de dialogue « Correspondance des champs » apparaît. Dans les options « Adresse 1 », sélectionnez « Rue ». Le nom de la rue sera inclus. Vous pouvez également inclure d'autres champs si nécessaire. Cliquez sur OK pour continuer.
L'adresse sera ajoutée au format indiqué dans la capture d'écran ci-dessous. Cliquez sur OK pour continuer.
Nous allons maintenant personnaliser le message d'accueil. Pour cela, accédez à l'onglet Publipostage et cliquez sur Ligne d'accueil.
Dans la boîte de dialogue « Insérer une salutation » , vous pouvez choisir le format de salutation souhaité . Sous « Salutation pour les noms de destinataires non valides », sélectionnez le format pour les destinataires inconnus. Sous « Aperçu », un aperçu des modifications apportées s'affiche. Cliquez sur OK pour continuer.
Pour rendre AddressBlock plus visible, accédez à Accueil et appliquez-lui des styles de couleur et de police.
Accédez à l’onglet Publipostage et, dans le menu Terminer et fusionner , cliquez sur Modifier les documents individuels.
La boîte de dialogue « Fusionner vers un nouveau document » s'affiche . Vous pouvez choisir « Enregistrement actuel » et sélectionner « Tous » pour afficher tous les destinataires. Cliquez sur « OK » pour afficher la lettre de chaque destinataire.
Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, Mail Merge a créé des lettres de chaque destinataire résidant dans la ville d'Akron avec leurs noms de rue respectifs.
En utilisant le publipostage, vous pouvez également créer :
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