Microsoft Word 2010 inclut la fonctionnalité « Préparer le document » pour un contrôle plus précis du contenu. Grâce à ses diverses options, telles que la protection du document, l'intégration d'une signature numérique, l'ajout de métadonnées, la vérification de la compatibilité avec les versions précédentes de Word et le chiffrement, vous pouvez renforcer la résilience et la protection de votre document. Cette fonctionnalité prépare votre document pour une diffusion ou une publication internationale en proposant des options permettant d'appliquer différentes actions. Son utilisation dans Word 2010 nécessite une procédure fastidieuse, car elle est masquée par défaut. Cet article explique comment rendre ces options visibles et explique leur utilisation principale.
Pour commencer, nous devons rendre les commandes « Préparer » visibles dans Word 2010. Pour cela, lancez Microsoft Word 2010, accédez au menu Fichier , cliquez sur Options, puis, dans le volet de gauche , cliquez sur « Personnaliser le ruban ». Dans le volet de droite, sélectionnez « Toutes les commandes » dans le menu déroulant « Choisir les commandes » et recherchez la commande « Préparer ». Dans le volet de gauche, cliquez sur « Nouvel onglet », nommez-le « Préparer », puis cliquez sur « Nouveau groupe » pour créer un groupe dans l'onglet nouvellement créé et lui attribuer un nom approprié. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter » pour ajouter la commande « Préparer » au groupe nouvellement créé. Cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Options Word » .
![Préparer un document Word 2010 pour la distribution [Menu Préparation]](/resources8/r252/image-4538-0829093523809.jpg "Préparer un document Word 2010 pour la distribution [Menu Préparation]")
Vous verrez le nouvel onglet « Préparer » . Cliquez sur le bouton déroulant « Préparer » pour accéder à plus d'options, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous.
![Préparer un document Word 2010 pour la distribution [Menu Préparation]](/resources8/r252/image-9062-0829093526047.jpg "Préparer un document Word 2010 pour la distribution [Menu Préparation]")
Nous allons discuter brièvement de chaque option disponible dans ce menu déroulant.
Propriétés:
Cliquez sur « Propriétés » pour ajouter des métadonnées et décrire votre document plus en détail. Comme illustré ci-dessous, vous pouvez ajouter l'auteur, le titre, le sujet, les mots-clés, la catégorie, le statut et les commentaires.
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Cliquez sur Propriétés du document pour plus d’options, cliquez sur Propriétés avancées pour ajouter plus de métadonnées à votre document.
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Inspecter:
Cette fonctionnalité vous permet d'inspecter l'intégralité du document en activant différentes options. Elle vérifie qu'aucun élément n'est caché et que l'utilisateur ne le découvrira plus tard, et vérifie si vous avez spécifié des métadonnées que vous ne souhaitez pas divulguer. Elle vérifie également la présence de texte invisible, de XML (eXtensible Markup Language) stocké dans le document, de commentaires, d'en-têtes, de pieds de page, de filigranes, de révisions, de versions et d'annotations.
En cliquant sur « Inspecter le document », une boîte de dialogue apparaît, vous demandant quel type de contenu vous souhaitez inspecter. Si vous traitez un document volumineux, son inspection complète peut prendre un certain temps.
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Crypter le document :
Il permet à l'utilisateur de protéger ses documents. Il peut saisir un mot de passe pour les protéger de toute utilisation non autorisée et ainsi réduire les risques de vulnérabilité externe. En cas d'oubli, ce mot de passe est irrécupérable.
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Restreindre l'autorisation :
Cette option permet à l'utilisateur de restreindre l'utilisation du document. Vous pouvez accorder des droits spécifiques aux utilisateurs/lecteurs de ce document : lecture seule, impression interdite, modification interdite, enregistrement du document par tout autre moyen.
Cette fonctionnalité fonctionne en collaboration avec RMS (Rights Management Services) pour Windows. Vous devez d'abord configurer vos identifiants. Cependant, sans RMS, vous pouvez définir des restrictions en utilisant la version d'essai de Microsoft. Si vous l'utilisez pour la première fois, vous devez vous inscrire.
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Ajouter une signature numérique :
Comme son nom l'indique, cette méthode est similaire à la signature traditionnelle. La seule différence réside dans la nécessité de chiffres pour marquer l'exclusivité du document. Elle permet à l'utilisateur de vérifier l'intégrité et la confidentialité d'un document. La signature numérique renforce la protection de votre document contre toute utilisation externe non authentifiée et tout vol, réduisant ainsi les risques de plagiat.
Vous pouvez également créer votre propre signature numérique, mais la vérification n'est effectuée par aucun tiers certifié ni intermédiaire. Il serait donc difficile pour l'utilisateur final de vérifier l'authenticité du document. Vous pouvez néanmoins le vérifier sur votre propre ordinateur. La meilleure façon d'ajouter une signature numérique est d'obtenir une identification numérique auprès d'un partenaire Microsoft.
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Marquer comme final :
Cette fonctionnalité vous permet de marquer le document comme version finale. Marquer comme Final signifie que la modification est terminée. Le document est alors mis en lecture seule, enregistré, puis les commandes de saisie et de modification sont désactivées, et les corrections sont désactivées.
![Préparer un document Word 2010 pour la distribution [Menu Préparation]](/resources8/r252/image-7940-0829093533426.jpg "Préparer un document Word 2010 pour la distribution [Menu Préparation]")
Vérifier la compatibilité
Cette fonctionnalité permet de vérifier la compatibilité du document avec les versions précédentes de Microsoft Word. Vous pouvez ainsi vérifier si votre document se charge correctement sur les versions précédentes de Word.
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Vous pouvez également consulter nos articles précédemment examinés Mémoriser et revenir à la dernière ligne édités dans Word 2010 et Insérer de l'audio dans Word 2010 .
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