Microsoft Teams è uno strumento eccellente per le riunioni, ma per molti utenti una riunione è semplicemente una videochiamata. È solo quando devono effettuare videochiamate e affrontare le varie limitazioni associate a semplici strumenti di videochiamata che capiscono che è necessaria una soluzione più sofisticata come Microsoft Teams.
5 migliori funzionalità di Microsoft Teams
Se hai sentito parlare molto di Microsoft Teams ma non sei sicuro di quali caratteristiche abbia che lo rendono migliore di altri strumenti per riunioni online, consulta l'elenco seguente per scoprirlo.
1. Pianificazione delle riunioni e inviti
Le riunioni ad hoc sono facili da tenere in qualsiasi strumento per riunioni online, ma la pianificazione è più avanzata. Quando viene pianificata una riunione online, l'ora e la data non sono le uniche informazioni che devono essere condivise. Deve essere condiviso anche un collegamento alla riunione su cui gli utenti possono fare clic.
In teoria, probabilmente puoi condividere il collegamento a una riunione quando è il momento di iniziare, ma è noioso e richiederà tempo alla riunione. Con Microsoft Teams puoi creare un invito e inviarlo a tutti. Questo invito può essere aggiornato ogni volta che è necessario e conterrà un collegamento alla riunione. Tutto ciò che gli utenti devono fare è fare clic sul pulsante Partecipa.
2. Stanze per sottogruppi di lavoro
I gruppi di lavoro sono una funzionalità relativamente nuova in Microsoft Teams. I gruppi di lavoro vengono creati da una riunione già in corso e i partecipanti sono un sottoinsieme di tutti i partecipanti alla riunione.
Le stanze per sottogruppi di lavoro consentono a tutti i partecipanti di una riunione di rimanere nella riunione, ma di creare le proprie riunioni secondarie separate al di sotto di essa. Possono spostarsi tra stanze diverse e tornare alla riunione principale come e quando necessario.
Immaginalo come un grande incontro in cui i membri si dividono in gruppi più piccoli per discutere di qualcosa e occasionalmente tornano per unirsi agli altri. I gruppi di lavoro sono una versione virtuale di questo esercizio.
3. Modalità di presentazione: condivisione dello schermo e controllo delle richieste
La maggior parte degli strumenti di videochiamata consente la condivisione dello schermo, anche quelli che funzionano su piattaforme mobili, ma la condivisione di uno schermo spesso non è sufficiente in una riunione.
Microsoft Teams dispone di una modalità di presentazione sofisticata che consente agli utenti di presentare una presentazione di PowerPoint, visualizzare le note della diapositiva e controllare quali diapositive un utente può vedere e navigare durante la presentazione.
La modalità di condivisione dello schermo consente agli utenti di richiedere il controllo e controllare in remoto lo schermo dell'altro utente o l'app che stanno condividendo. Oltre a richiedere il controllo, un relatore può anche cedere volontariamente il controllo a un utente tramite la funzione Concedi accesso.
4. Sfondi e sfocatura dello sfondo
Se non si dispone di un ufficio a casa o si desidera bloccare altre persone in background durante una videochiamata, sfocare lo sfondo o aggiungere uno sfondo personalizzato farà il lavoro.
Microsoft Teams fornisce questa funzionalità in modo nativo ed è eccellente. Può rilevare una persona con precisione, isolarla dal suo sfondo e sfocarla o sostituirla completamente . La funzionalità è disponibile solo nelle app desktop e non nell'app Web di Microsoft Teams .
5. Registrazioni e trascrizioni
Le riunioni tenute nella vita reale, cioè con i membri tutti fisicamente presenti in una stanza, sono organizzate in base a ordini del giorno e seguite da riunioni. Con le riunioni online, non c'è motivo di smettere di usare uno di questi strumenti se aiuta in seguito.
Microsoft Teams non solo consente agli utenti di registrare una riunione , ma può anche generare una trascrizione della riunione . Certo, questa particolare funzionalità richiede una licenza aziendale, ma la trascrizione è abbastanza accurata e nessuno deve crearla manualmente.
Conclusione
Questo è un breve elenco delle funzionalità di Microsoft Teams per le riunioni. Le riunioni sono solo una parte dell'app; offre anche la pianificazione dei turni, un'ampia soluzione di chiamata e un'eccellente configurazione della collaborazione. Potresti trovare strumenti per riunioni che offrono funzionalità simili o in qualche modo paragonabili a Microsoft Teams, ma le alternative sono generalmente incentrate sulle riunioni e hanno poco altro da offrire al di fuori delle conferenze Web.
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