Su Windows 11 , se utilizzi l'app desktop o la versione web di Outlook, puoi usare la crittografia per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza alle email che invii ad altri e proteggere i tuoi messaggi e file sensibili. In questa guida, ti mostrerò come completare questa operazione.
Sebbene le email inviate utilizzando il vostro indirizzo "Outlook.com" utilizzino diversi tipi di livelli di sicurezza (come Transport Layer Security (TLS) ) per crittografare la connessione tra il vostro dispositivo e i server Microsoft al fine di proteggere i dati durante il transito, si tratta solo di funzionalità di sicurezza di base.
Se disponi di un abbonamento Microsoft 365 Personal o Family , Microsoft offre anche funzionalità per crittografare il contenuto delle tue email, sia durante il transito che a riposo. Ciò significa che il messaggio di posta elettronica e gli allegati vengono codificati in un formato illeggibile che può essere letto solo dal destinatario previsto in possesso della chiave di decrittazione corretta.
In questa guida , ti mostrerò i passaggi per inviare email crittografate utilizzando un indirizzo email Outlook.com, Hotmail.com, Live.com o MSN.com tramite l'app Outlook o la versione web del servizio Microsoft.
Invia email crittografate con l'app Outlook e la versione web.
Per inviare un'e-mail completamente crittografata tramite l'app Outlook o il sito Web, segui questi passaggi:
Apri l' app Outlook (o la versione web).
Fai clic sul pulsante Nuovo per comporre un nuovo messaggio.
Fai clic sulla scheda Opzioni .
Fai clic sul pulsante Crittografa .
(Opzione 1) Seleziona l' opzione Non inoltrare per crittografare il messaggio e gli allegati.
Nota: utilizzando questa opzione, i documenti di Microsoft 365 (Office) come Word, Excel, PowerPoint, ecc., rimarranno crittografati anche dopo il download. Tuttavia, il destinatario potrà scaricare altri file, come PDF e immagini, senza crittografia.
(Opzione 2) Selezionare l' opzione Crittografa per crittografare il messaggio e gli allegati.
Nota: quando si utilizza questa opzione, i messaggi rimarranno crittografati e non usciranno dal contenitore di Microsoft 365. Il destinatario potrà scaricare gli allegati senza crittografia da Outlook.com o dall'app mobile. Tuttavia, se utilizza un client di posta elettronica di terze parti, sarà richiesto un codice di accesso per scaricare i file dal sito Web di crittografia dei messaggi di Microsoft 365.
Componi il tuo messaggio.
(Facoltativo) Configurare l'allegato del file.
Fai clic sul pulsante Invia .
Una volta completati i passaggi, il destinatario potrà leggere e rispondere ai messaggi crittografati normalmente utilizzando l'app Outlook o il sito web Outlook.com.
Puoi sempre fare clic su "Rimuovi crittografia" per disattivare la funzione di sicurezza per una specifica email prima di inviarla. Se hai già inviato il messaggio, non puoi rimuovere la crittografia, ma puoi sempre inviare un altro messaggio non crittografato.
Crittografia delle email per diversi destinatari
Quando invii un'email crittografata e il destinatario utilizza un'app di posta elettronica di terze parti, riceverà un messaggio separato con le istruzioni su come accedere al contenuto crittografato. Per procedere, dovrà accedere con un account Microsoft o un account Microsoft 365.
Se il destinatario utilizza Gmail o Yahoo Mail, può accedere al messaggio effettuando l'accesso con il proprio account. In alternativa, può utilizzare un codice di accesso temporaneo fornito nell'e-mail.
Per AOL o altri provider di posta elettronica meno diffusi, il destinatario deve utilizzare un codice di accesso temporaneo per leggere il messaggio crittografato.
Autorizzazioni di accesso per gli allegati
Selezionando l' opzione "Crittografa" , i destinatari che utilizzano Outlook.com, Hotmail.com, Live.com o MSN.com (tramite Outlook sul web o l'applicazione desktop) possono scaricare gli allegati senza crittografia aggiuntiva.
Tuttavia, i destinatari che utilizzano altri servizi o client di posta elettronica dovranno inserire un codice di accesso per scaricare gli allegati dal portale di download di Microsoft.
Quando si seleziona l' opzione "Non inoltrare" , i file di Word, Excel e PowerPoint rimangono crittografati anche dopo che il destinatario li ha scaricati. Se il destinatario inoltra il file a qualcun altro, quest'ultimo non potrà aprirlo perché non dispone delle autorizzazioni necessarie.
Tuttavia, gli utenti di Outlook.com possono aprire i file di Office crittografati utilizzando le app desktop su Windows 11. Inoltre, gli utenti di Microsoft 365 possono aprire questi file su qualsiasi piattaforma supportata dalle app di Microsoft Office.
Queste restrizioni si applicano solo ai formati di file di Microsoft 365 (Office), come Word, Excel e PowerPoint. Altri tipi di file, come PDF, immagini o video, possono in genere essere scaricati senza crittografia, a meno che non siano configurati diversamente.
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