Microsoft Access란 무엇인가요? Microsoft Access의 데이터베이스 도구는 어떻게 작동하나요?

Microsoft Access는 관련 정보를 정리하고 간단한 데이터베이스 애플리케이션을 구축하는 데 사용되는 Windows 데스크톱 데이터베이스 프로그램입니다 . 테이블에 레코드를 저장하고, 관련 테이블을 연결하며, 쿼리, 폼 및 보고서를 통해 데이터를 조작할 수 있습니다. 스프레드시트만으로는 충분하지 않을 때 Access가 유용하지만, 웹 브라우저 기반 또는 Mac 전용 데이터베이스는 아닙니다.

Microsoft Access란 무엇인가요?

Access는 관계형 데이터베이스 관리 시스템이자 응용 프로그램 개발 도구입니다. 일반적인 데이터베이스는 데이터 테이블, 쿼리, 폼, 보고서, 매크로 및 코드 모듈을 저장할 수 있는 파일을 사용합니다 . Access는 SQL Server를 포함하여 다른 곳에 저장된 데이터와도 연결할 수 있습니다. Microsoft는 Access 데이터베이스 기본 가이드.accdb 에서 핵심 개체에 대해 설명합니다 .

Microsoft Access의 작동 방식

각 테이블은 한 종류의 정보를 저장합니다. 열은 필드이고 행은 레코드입니다. 주문 데이터베이스에서 한 테이블에는 고객 정보가, 다른 테이블에는 주문 정보가 저장될 수 있습니다. 각 고객은 고유한 CustomerID로 식별되며, 주문 테이블의 동일한 ID는 각 주문과 해당 고객을 연결합니다. 이렇게 하면 이름과 주소가 모든 주문 레코드에 복사되는 것을 방지할 수 있습니다. 관계를 통해 데이터 규칙을 적용할 수도 있습니다. 자세한 내용은 Microsoft의 Access 테이블 및 관계 가이드를 참조하십시오 .

네 개의 Access 객체가 대부분의 작업을 수행합니다.

• 테이블은 고객, 제품, 주문 또는 기타 주제에 대한 기록을 저장합니다.
• 쿼리는 데이터를 필터링, 정렬, 결합 및 계산합니다. 예를 들어, 쿼리를 통해 미처리 주문 또는 월별 총 매출을 표시할 수 있습니다. 일부 액션 쿼리는 레코드를 업데이트하거나 삭제하므로 실행하기 전에 내용을 검토해야 합니다.
• 폼은 테이블에서 직접 작업하는 대신 안내에 따라 레코드를 입력하고 편집할 수 있는 방법을 제공합니다.
• 보고서는 선택한 데이터를 보기, 인쇄 또는 공유하기 위한 형식으로 정리하고 요약합니다.

Access는 시각적 쿼리 디자이너를 제공하며 쿼리 작성을 원하는 사용자를 위해 SQL도 지원합니다. 매크로는 일반적인 작업을 자동화하고, VBA를 사용하면 더욱 세밀한 사용자 지정 동작을 추가할 수 있습니다. 빈 데이터베이스 또는 템플릿으로 시작하여 테이블과 인터페이스를 원하는 대로 수정할 수 있습니다.

실제 예시

수리점에서는 고객, 작업 주문, 부품 정보를 각각 별도의 테이블에 저장하여 관리할 수 있습니다. 직원들은 양식을 통해 요청을 입력하고, 조회 기능을 통해 아직 처리되지 않은 작업을 찾을 수 있으며, 보고서는 주별로 완료된 작업 현황을 요약하여 보여줍니다. 동일한 고객 정보를 여러 주문에 연결할 수 있으므로 고객 연락처 정보를 중복해서 입력할 필요가 없습니다.

Access는 Excel 데이터를 가져오거나 내보낼 수 있으며 일부 외부 소스와 연결할 수도 있습니다. 간단한 목록 작성이나 계산에는 Excel을 사용하는 것이 좋고, 관련 테이블이 필요하거나 반복적인 데이터 입력 워크플로가 필요한 경우에는 Access가 더 유용합니다. Microsoft의 Access와 Excel 비교 가이드에서 두 프로그램의 차이점을 자세히 확인할 수 있습니다.

Access가 적합한 경우

Access는 Windows 컴퓨터에서 구조화된 레코드, 사용자 지정 양식 및 보고서가 필요한 소규모 팀에 적합합니다. 또한 데이터베이스 애플리케이션 프로토타입을 제작하거나 기존 Access 시스템을 유지 관리하는 데에도 유용합니다. Microsoft는 Access를 PC 전용 제품으로 분류하고 있으며, 사용 가능 여부는 Microsoft 365 또는 Office 라이선스에 따라 달라집니다. 일반적으로 Access는 무료 독립 실행형 애플리케이션이 아닙니다. 라이선스 관련 자세한 내용은 최신 Access 제품 페이지를 참조하십시오.

고려해야 할 제한 사항

• Access는 데스크톱 및 Windows에 초점을 맞추고 있습니다 . Mac용 네이티브 버전은 제공되지 않습니다. 이전 Access 웹 앱은 Microsoft 365 및 SharePoint Online에서 지원이 종료된 Access Services를 기반으로 했습니다. 따라서 이전 웹 앱이 최신 브라우저 또는 모바일 환경을 제공할 것이라고 기대하고 Access를 선택하지 마십시오. Microsoft의 Access Services 로드맵을 참조하십시오 .
• 파일 크기 및 동시 접속 사용자 수: Microsoft는 최대 데이터베이스 파일 크기를 2GB(시스템 개체가 사용하는 공간 제외)로, 동시 접속 사용자를 최대 255명으로 명시하고 있습니다. 이는 문서화된 제한 사항일 뿐 권장 목표치는 아니며, 실제 성능은 데이터, 쿼리 및 네트워크 설정에 따라 달라집니다. 전체 Access 사양을 참조하십시오 .
• 공유 사용 계획: 로컬 네트워크에서 여러 사용자가 동일한 데이터를 사용하는 경우 Microsoft는 데이터와 인터페이스를 분리하는 것을 권장합니다. 분할된 데이터베이스는 테이블을 백엔드 파일에 저장하고 각 사용자에게 양식, 쿼리 및 보고서가 포함된 로컬 프런트엔드 복사본을 제공합니다. 작업량이 많은 경우 SQL Server에서 데이터를 호스팅하고 Access를 데스크톱 프런트엔드로 사용할 수 있습니다. Microsoft의 데이터베이스 분할 가이드를 참조하세요 .
• 보안 모델을 이해하세요..accdb Access는 암호를 사용하여 파일을 암호화할 수 있지만 , 이 형식은 Access 사용자 수준의 보안을 제공하지 않습니다. 민감한 데이터나 사용자별 권한을 설정하려면 SQL Server와 같은 데이터베이스 서버를 사용하고 거기에서 보안을 구성하세요. Microsoft는 현재 Access 형식에서 사용자 수준 보안에 대한 자세한 정보를 제공합니다 .

Microsoft Access가 당신에게 적합할까요?

관계형 데이터베이스와 폼 및 보고서를 결합한 Windows 데스크톱 도구가 필요하고 공유 및 데이터 요구 사항이 크지 않은 경우에는 Access를 선택하십시오. 간단한 목록 작성 및 계산에는 Excel을 선택하십시오. 사용자가 브라우저나 모바일 기기에 액세스해야 하거나, 세부적인 권한 설정이 필요하거나, Access의 파일 기반 용량을 넘어서는 데이터 증가가 필요한 경우에는 웹 기반 애플리케이션이나 서버 데이터베이스를 고려하십시오. Access는 SQL Server의 프런트엔드 역할을 계속 수행할 수 있으므로 데이터 계층 규모가 커지더라도 모든 폼이나 보고서를 교체할 필요는 없습니다.