Importeren en exporteren in Office Outlook 2010: Gegevens overzetten met een PST-bestand

Om gegevens uit Outlook 2003, 2007 of 2010 naar Outlook 2010 te migreren, importeert u een Outlook-gegevensbestand (.pst) . Om een ​​kopie te maken van uw Outlook 2010-e-mail en andere geselecteerde items, exporteert u deze naar een PST-bestand. De menu's verschillen: importeren begint bij Bestand > Openen > Importeren , terwijl exporteren plaatsvindt via Bestand > Opties > Geavanceerd > Exporteren . Deze stappen gelden voor de klassieke versie van Outlook 2010; nieuwere versies gebruiken andere menu's. De migratiehandleiding van Microsoft voor Outlook 2010 toont het versiespecifieke importpad.

Wat een PST-bestand bevat

Een PST-bestand kan geselecteerde e-mails en bijlagen, contactpersonen, agenda-items, taken en mapstructuur opslaan. Bij het exporteren wordt een kopie gemaakt; de originele items worden niet verwijderd. Gebruik het om geselecteerde gegevens tussen Outlook-profielen te verplaatsen of om periodiek een back-up van uw mailboxgegevens te maken.

Een PST-bestand is geen volledige back-up van een profiel: het bevat geen regels, geblokkeerde afzenders, mapweergaven, machtigingen, AutoArchiveringsinstellingen en accountgegevens of serverinstellingen. In de Exchange-cachemodus kan een export alleen items uit de lokale cache bevatten, dus controleer of de benodigde geschiedenis is gesynchroniseerd. De richtlijnen van Microsoft voor het exporteren van PST-bestanden leggen deze beperkingen uit.

Om een ​​PST-bestand te bekijken zonder het samen te voegen met de huidige mailbox, kiest u Bestand > Openen > Outlook-gegevensbestand openen . Outlook geeft het weer als een aparte mappenstructuur. Gebruik Importeren als u kopieën in een bestemmingsmailbox wilt plaatsen.

Een PST-bestand importeren in Outlook 2010

1. Open de importwizard. In Outlook 2010 kiest u Bestand > Openen > Importeren .

2. Kies de importactie. Selecteer 'Importeren vanuit een ander programma of bestand' en klik vervolgens op 'Volgende' .

3. Selecteer het PST-bestand en het gedrag ten aanzien van duplicaten. Kies Outlook-gegevensbestand (.pst) , klik op Volgende , blader naar het bestand en kies of Outlook duplicaten moet vervangen, toestaan ​​of overslaan. Als u duplicaten toestaat, kunnen berichten of contactpersonen worden herhaald als u dezelfde back-up opnieuw importeert.

4. Kies wat u wilt importeren en waarheen. Selecteer de hoofdmap in het PST-bestand om alle beschikbare mappen te importeren, of kies een specifieke map. Laat 'Submappen meenemen' aangevinkt voor een complete mappenstructuur. Kies de bestemmingsmailbox of -map en klik vervolgens op Voltooien . Houd de selectie beperkter als u slechts een specifieke map nodig hebt, zoals Contacten of Agenda.

Als het PST-bestand met een wachtwoord is beveiligd, voer dan het wachtwoord in wanneer Outlook daarom vraagt. Wacht tot het importeren is voltooid en controleer vervolgens de bestemmingsmappen en een paar items. Voor slechts een paar berichten of contactpersonen kunt u het PST-bestand openen en deze naar Outlook slepen in plaats van het hele bestand te importeren.

Exporteer Outlook 2010-gegevens naar een PST-bestand.

1. Start de exportwizard. Kies Bestand > Opties > Geavanceerd en klik vervolgens op Exporteren . Zie de referentie voor geavanceerde opties van Microsoft Outlook 2010 .

2. Kies in de wizard Importeren en exporteren de optie Exporteren naar een bestand en klik op Volgende . Selecteer Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik vervolgens nogmaals op Volgende .

3. Selecteer de mappen. Kies de hoofdmap van de mailbox en laat 'Submappen meenemen' aangevinkt om de inbox, agenda, contactpersonen, taken en geneste mappen mee te nemen. Voor een gedeeltelijke export selecteert u alleen de map die u nodig hebt en stelt u het gedrag van de submappen naar wens in.

4. Geef het bestand een naam en sla het op. Blader naar een lokale map, voer een beschrijvende bestandsnaam in, bijvoorbeeld Outlook-backup.pst, en klik op Voltooien . Gebruik een nieuwe bestandsnaam voor elke back-up. Als u een bestaand PST-bestand selecteert, kiest u hoe u wilt omgaan met de items die zich daar al in bevinden. Een wachtwoord is optioneel; als u er een instelt, voert u het in en bevestigt u het wanneer daarom wordt gevraagd. Bewaar het vervolgens veilig. Outlook vraagt ​​erom wanneer het bestand wordt geopend.

Wacht tot de export is voltooid voordat u het PST-bestand kopieert. Sla het op een lokale schijf op in plaats van in een actieve OneDrive-synchronisatiemap; Microsoft waarschuwt dat OneDrive geopende PST-bestanden niet betrouwbaar synchroniseert. Kopieer het voltooide bestand vervolgens naar een aparte opslaglocatie voor een nieuwe back-up.

Als het resultaat ontbrekende mappen of items zijn.

• Contactpersonen, agenda-items of submappen ontbreken: exporteer vanuit de hoofdmap van de mailbox en schakel 'Submappen meenemen' in . De handleiding voor probleemoplossing van Microsoft noemt niet-aangevinkte submappen als een veelvoorkomende oorzaak.
• Oudere e-mails ontbreken: controleer het account en het synchronisatiebereik; de Exchange-cachemodus exporteert mogelijk alleen items in de lokale cache.
• Toegang geweigerd: kopieer het PST-bestand van het alleen-lezen medium naar een lokale map waartoe u wel kunt schrijven en probeer het opnieuw.

Houd er bij het verplaatsen van computers rekening mee dat het PST-bestand geselecteerde items bevat, niet de accountinstellingen; voeg het e-mailaccount daarom apart toe aan het profiel op de bestemming. De overdrachtshandleiding van Microsoft legt PST- en OST-bestanden uit. Raadpleeg de PST-importinstructies van Microsoft voor de meest recente importinstructies .