Como restringir as datas de expiração de links públicos no servidor ownCloud

Se um link público do ownCloud permanecer utilizável por mais tempo do que o planejado pela sua organização, alterar a data em um único arquivo não será suficiente. Um administrador pode definir uma data de expiração padrão para links públicos e impor esse valor como o máximo, permitindo que os criadores de links escolham uma data anterior, mas não possam estender o acesso além do limite estabelecido pela política. As instruções abaixo seguem a documentação de administração do ownCloud Server (Classic) 11.0. O ownCloud Infinite Scale possui uma interface web e um modelo de configuração diferentes; não assuma que o caminho de configuração do Classic se aplica a ele.

Saiba o que a configuração de expiração controla.

Um link público é um URL que permite que alguém acesse um arquivo ou pasta compartilhada sem ser um usuário do ownCloud. As permissões do link determinam o que o visitante pode fazer; sua data de expiração determina por quanto tempo o link permanece disponível. No ownCloud Server, a expiração do link público selecionada entra em vigor no final do dia especificado.

Uma data de expiração padrão preenche automaticamente uma data ou período para um novo compartilhamento. Dependendo da política, os usuários podem alterar ou remover esse padrão. Impor uma data de expiração máxima transforma o padrão configurado em um limite máximo: os usuários podem escolher um período de validade menor, mas não uma data posterior. Isso não significa que todos os links devam expirar exatamente no mesmo dia.

Esses controles são independentes das políticas de expiração para compartilhamentos com usuários locais, grupos ou usuários remotos. Configure a seção de links públicos quando seu objetivo for limitar o acesso a links para pessoas fora do sistema de contas do ownCloud. O guia de administração de compartilhamento de arquivos do ownCloud Server 11.0 documenta essa configuração e seu comportamento em relação à data máxima.

Antes de alterar a política

• Confirme o produto. Estas etapas são para o ownCloud Server Classic. Se sua interface tiver Espaços e uma barra lateral de Compartilhamentos à direita, você pode estar usando o Infinite Scale; o guia do usuário descreve um fluxo de compartilhamento diferente. Peça ao administrador da instância para consultar a documentação de administração do Infinite Scale correspondente, em vez de procurar pela caixa de seleção Classic.
• Confirme o acesso de administrador. A regra de expiração está nas configurações de compartilhamento administrativo, não no painel de compartilhamento de arquivos de um usuário comum. Você precisa de uma conta com permissão para alterar as configurações do servidor.
• Escolha um limite viável. Decida por quanto tempo os destinatários externos normalmente precisam de acesso e, em seguida, defina um limite máximo que se adeque a esse uso. Por exemplo, uma equipe que envia links de revisão com prazo de validade curto pode optar por um período mais curto do que uma equipe que compartilha materiais do projeto por um mês. Esses são exemplos de políticas, não configurações padrão do ownCloud nem recomendações do fornecedor.

Antes de aplicar a regra, informe os proprietários dos links sobre as mudanças. Eles podem precisar emitir um novo link com uma data de validade menor, caso o fluxo de trabalho atual preveja um período de acesso mais longo.

Defina uma data de expiração máxima para links públicos.

1. Abra as configurações de compartilhamento do administrador. Faça login com uma conta de administrador e acesse a página de configurações administrativas. Em seguida, abra a opção Compartilhamento . A nomenclatura exata da navegação pode variar de acordo com a versão ou tradução, mas a opção está nas configurações de compartilhamento do administrador, conforme descrito no manual do servidor.
2. Localize a política de links públicos. Na seção que permite aos usuários compartilhar por meio de links, encontre a opção "Definir data de expiração padrão para compartilhamentos de links públicos" . Essa configuração é específica para links públicos. Não altere configurações com nomes semelhantes para compartilhamentos de usuários, grupos ou remotos, a menos que você também pretenda alterar essas políticas.
3. Habilite a configuração padrão e defina sua duração. Ative a opção de expiração padrão. Se a versão instalada exibir um controle de duração ou data, insira o limite aprovado pela organização e salve as configurações. A documentação do Server 11.0 descreve a configuração padrão do link público, mas não prescreve um número universal de dias; escolha um valor que corresponda à sua política de acesso e aos controles exibidos na sua versão.
4. Imponha o limite. Marque a opção "Impor como data de expiração máxima" na seção de links públicos e salve. De acordo com a documentação do ownCloud, os usuários podem então selecionar uma data de expiração anterior, enquanto a configuração padrão será a máxima. Habilitar apenas a configuração padrão não é equivalente a impor um limite máximo.
5. Verifique com um link de teste. Usando um arquivo de teste e uma conta não sensível, crie um link público. Confirme se a data de expiração está preenchida automaticamente ou se é obrigatória e, em seguida, tente selecionar uma data posterior ao limite configurado. O compartilhamento salvo não deve permitir uma data além desse limite. Confirme também se é possível salvar uma data anterior, caso sua política permita. Evite testar com conteúdo confidencial ou enviar um URL de teste para um destinatário externo.

Analise os links que já existem.

Não presuma que alterar uma configuração administrativa padrão reescreva automaticamente todos os links públicos emitidos anteriormente. O guia do servidor ownCloud explica o valor padrão e o prazo máximo de expiração dos links públicos, mas não garante explicitamente que uma alteração na política retroaja ou reduza a validade de todos os compartilhamentos existentes. Considere os links existentes como um caso à parte até confirmar o comportamento da sua versão instalada.

Abra o painel de compartilhamento de arquivos ou pastas que possuem links públicos, verifique a data de expiração de cada link e edite a data ou exclua o link se ele não for mais necessário. O ownCloud suporta vários links públicos para um mesmo item, portanto, verifique cada entrada em vez de presumir que um arquivo tenha apenas um link. A documentação sobre links públicos descreve as configurações de links, incluindo a data de expiração, e o guia de compartilhamento explica que um compartilhamento expira no final da data especificada e os destinatários não poderão mais acessá-lo.

Se um link permanecer ativo após a nova política, reduza o tempo de expiração ou remova-o. Se sua organização tiver muitos links existentes, use as ferramentas e os procedimentos administrativos compatíveis com a sua versão específica do ownCloud; evite editar o banco de dados diretamente, pois isso pode ignorar a validação do aplicativo e não é uma etapa de configuração documentada para essa tarefa.

Erros comuns a evitar

• Definir um valor padrão sem impô-lo. Um valor padrão ajuda os usuários a escolherem uma data de expiração, mas a caixa de seleção separada para datas máximas é o que restringe as datas posteriores.
• Alterar a política de compartilhamento incorretamente. Links públicos são para pessoas fora da lista de usuários do ownCloud. Compartilhamentos locais, de grupo e federados têm configurações de expiração separadas.
• Espera-se uma contagem universal de dias. O manual oficial não exige um período de política fixo. Sua organização deve escolher e comunicar seu próprio limite.
• Confundir um URL de compartilhamento com um link privado. Um link privado direciona para um arquivo destinado a pessoas que já possuem permissão; não é o mesmo que um link público. Verifique se você está editando a entrada do link público.
• Considerando que a expiração seja instantânea à meia-noite no fuso horário de cada visualizador, o ownCloud descreve a expiração no final da data selecionada; o horário do servidor é relevante para a expiração do compartilhamento. Faça testes levando em conta o fuso horário configurado no servidor.
• Esquecer que a expiração é apenas um dos controles é um erro. Ela não adiciona uma senha, não reduz permissões nem impede a criação de links públicos. Defina os requisitos de senha e permissão separadamente, caso sua política exija isso.

Verifique se a restrição está funcionando.

Após salvar a política administrativa, crie um link público de teste e verifique três itens: o link possui uma data de expiração, a data de expiração não pode exceder a máxima permitida e uma data mais curta permanece disponível, conforme esperado. Em seguida, acesse o link de teste novamente no painel de compartilhamento para confirmar a data salva e revise os links públicos mais antigos separadamente. A documentação da API de compartilhamento do OCS também define o valor de expiração de um compartilhamento como uma data e indica que um link público expira ao final do dia especificado; isso é útil para administradores que verificam compartilhamentos por meio de uma integração aprovada.

Por fim, confirme se o link de teste não está mais acessível após a data de expiração usando uma conta de teste autorizada e, em seguida, remova o compartilhamento de teste. Se um usuário ainda puder selecionar uma data além do limite, verifique novamente se a aplicação da regra foi ativada na seção de links públicos, confirme se você editou a instância correta e consulte a documentação da sua versão específica do ownCloud. Isso permite verificar na prática tanto a regra do administrador quanto o comportamento observado pelos usuários.