Como criar e imprimir etiquetas no Microsoft Word

O Microsoft Word permite criar etiquetas imprimíveis para endereços, envios, arquivos, nomes e outros tipos de documentos sem a necessidade de um aplicativo específico para design de etiquetas. No Word para desktop, acesse Correspondências > Etiquetas , digite o texto da etiqueta, escolha o tipo de papel que corresponde à sua folha e imprima uma página inteira ou uma única etiqueta. Para um alinhamento preciso, utilize o número do fornecedor e do produto impressos na embalagem da etiqueta em vez de tentar adivinhar as dimensões.

Estas instruções são para o Word para desktop. A Microsoft informa que o Word para a Web não cria etiquetas diretamente ; na Web, utilize um modelo de etiqueta. Consulte as instruções da Microsoft para criar e imprimir etiquetas .

Como criar e imprimir etiquetas no Word

1. Abra a ferramenta Rótulos.

Abra o Word e crie um documento em branco. Selecione a guia Correspondências na faixa de opções e, em seguida, selecione Etiquetas . O Word abrirá a caixa de diálogo Envelopes e Etiquetas na guia Etiquetas.

Microsoft Word para desktop com a guia Correspondências aberta e o botão Etiquetas selecionado
Abra a ferramenta Etiquetas na guia Correspondências do Word para computador.

2. Insira o texto da etiqueta

Digite o endereço ou outras informações na caixa Endereço . O conteúdo também pode ser um nome, código de arquivo, descrição de armazenamento ou outro texto curto. Para alterar a aparência, selecione o texto e use os controles de formatação de Fonte ou Parágrafo disponíveis.

Diálogo Envelopes e Etiquetas no Word com texto de endereço de exemplo e controles de impressão de etiquetas
Digite o texto para a etiqueta e, em seguida, escolha a folha de etiquetas e o comportamento de impressão.

3. Escolha a folha de etiquetas correta.

Selecione Opções . Escolha o tipo de impressora apropriado e, em seguida, selecione o fornecedor de etiquetas e o número do produto que correspondem ao seu pacote de etiquetas. As opções disponíveis podem variar de acordo com o mercado, portanto, use o identificador em seu próprio estoque em vez de confiar em um exemplo exibido no Word.

A caixa de diálogo Opções de Etiquetas do Word exibe as opções de tipo de impressora, fornecedor de etiquetas e número do produto.
Sempre que possível, verifique se o fornecedor e o número do produto impressos na etiqueta da embalagem correspondem aos dados impressos na etiqueta.

4. Crie um tamanho de etiqueta personalizado, se necessário.

Se o seu produto exato não estiver listado, selecione "Nova Etiqueta" . Insira um nome e copie as medidas do fabricante: margens superior e laterais, altura e largura da etiqueta, espaçamento horizontal e vertical, número de etiquetas na horizontal e na vertical e tamanho da página. O espaçamento horizontal é a distância entre as bordas esquerdas das etiquetas adjacentes; o espaçamento vertical é a distância correspondente de cima para cima.

Nova caixa de diálogo de etiqueta no Word com campos personalizados para dimensões, margens, espaçamento e tamanho da página.
Use a nova etiqueta somente quando o produto exato não estiver listado e copie as medidas da folha com cuidado.

Pequenos erros de medição podem se acumular em uma folha, portanto, utilize as especificações do fabricante sempre que disponíveis.

5. Escolha uma página inteira ou um documento editável.

Escolha "Página inteira da mesma etiqueta" quando todas as etiquetas precisarem conter o mesmo texto. Você pode selecionar "Imprimir imediatamente", mas a opção "Novo documento" é útil quando você deseja revisar, salvar ou editar a folha antes de imprimir.

Diálogo de envelopes e etiquetas com a opção "Página inteira da mesma etiqueta" selecionada e a opção "Novo documento" disponível.
A opção "Novo Documento" é útil quando você deseja revisar, formatar ou salvar a folha de etiquetas antes de imprimir.

6. Crie uma folha com etiquetas diferentes.

Selecione o tipo de etiqueta correto em Opções e, em seguida, escolha Novo Documento . O Word criará uma tabela cujas células correspondem ao layout da etiqueta. Digite um conteúdo diferente em cada célula. Se as bordas estiverem difíceis de visualizar, ative as linhas de grade da tabela; elas ajudam na visualização na tela, mas não são impressas.

Documento do Word com uma tabela de etiquetas de endereço repetidas, pronto para edição.
Um documento de etiquetas gerado pode ser editado como uma tabela, incluindo etiquetas individuais.

Você também pode adicionar um logotipo ou outro elemento gráfico após criar o documento de etiqueta. A Microsoft descreve como inserir a imagem, selecionando Formato da Imagem > Quebra de Texto > Quadrado e posicionando-a dentro da etiqueta. Portanto, a antiga afirmação de que as etiquetas do Word não podem conter imagens está desatualizada. Consulte o guia da Microsoft sobre como adicionar elementos gráficos às etiquetas .

7. Visualize e imprima uma folha de teste.

Acesse Arquivo > Imprimir , selecione a impressora e o tipo de papel corretos e verifique a pré-visualização. A Microsoft recomenda imprimir em papel comum antes de carregar as etiquetas. Compare essa impressão com uma folha de etiquetas para confirmar se o texto está dentro dos limites da etiqueta. Caso contrário, verifique novamente o número do produto, o tamanho da página, a escala da impressora e as medidas personalizadas.

Captura de tela do Microsoft Word mostrando uma pré-visualização de uma folha de etiquetas de endereço.
Verifique a pré-visualização de impressão e as configurações da impressora e teste o alinhamento em papel comum primeiro.

8. Imprima apenas uma etiqueta.

Para uma única etiqueta, volte a Correspondências > Etiquetas , escolha Etiqueta única e defina a linha e a coluna para a posição desejada. Coloque a folha na orientação exigida pela sua impressora e imprima. As instruções da Microsoft para etiquetas únicas utilizam este método de linha e coluna para folhas parcialmente utilizadas.

Diálogo Envelopes e Etiquetas com etiqueta única selecionada e controles de posição de linha e coluna.
Para um rótulo, selecione a linha e a coluna correspondentes para que o Word o posicione corretamente na planilha.

Use a Mala Direta para vários endereços diferentes.

Se você tiver uma lista de endereços no Excel ou em outra fonte de dados compatível, use Correspondências > Iniciar Mala Direta > Etiquetas . Conecte a lista de destinatários, adicione campos de mesclagem, atualize as etiquetas, visualize os resultados e conclua a mesclagem. O guia de etiquetas de mala direta da Microsoft aborda o fluxo de trabalho e também explica como selecionar um tamanho de etiqueta.

Antes de imprimir

  • Compare o fornecedor e o número do produto com a etiqueta da embalagem.
  • Use a opção "Nova etiqueta" somente quando tiver as dimensões exatas.
  • Escolha "Novo Documento" quando precisar de rótulos, gráficos ou um arquivo reutilizável diferentes.
  • Imprima um teste em papel comum antes de usar etiquetas adesivas.
  • Utilize a Mala Direta para uma longa lista de destinatários diferentes.

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