วิธีบันทึกข้อความอีเมล

อีเมลเป็นบริการออนไลน์ ซึ่งหมายความว่าเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์มีหน้าที่ส่ง/ส่งข้อความ และข้อความของคุณอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ เมื่อคุณอ่านอีเมล ข้อความจะถูกดาวน์โหลดไปยังโปรแกรมอ่านอีเมลของคุณ สำเนาที่คุณได้รับอาจเป็นแบบชั่วคราว และอาจโหลดได้ก็ต่อเมื่อมีการเข้าถึงข้อความเท่านั้น นอกจากนี้ยังอาจเป็นสำเนาออฟไลน์ ซึ่งหมายความว่าจะยังคงอยู่ในอุปกรณ์ของคุณ เว้นแต่คุณจะลบออก แต่สามารถอ่านได้ผ่านแอป/ไคลเอ็นต์ที่คุณใช้เท่านั้น

แนวคิดนี้อาจทำให้สับสนเล็กน้อย แต่ถ้าคุณต้องการบันทึกข้อความอีเมล คุณสามารถใช้วิธีการสองสามวิธีได้

บันทึกข้อความอีเมล

มีสี่วิธีในการบันทึกข้อความอีเมล วิธีการทั้งหมดเหล่านี้สามารถใช้ได้กับบัญชีอีเมลเกือบทุกประเภท โดยที่คุณยินดีใช้แอปอื่นสำหรับงานหาก/เมื่อจำเป็น

การเก็บถาวร: การเก็บถาวรช่วยให้คุณสามารถเก็บอีเมลไว้ได้ แต่ยังคงย้ายออกจากกล่องจดหมายหลักของคุณ คุณลักษณะนี้มีอยู่ใน Gmail และ Outlook แม้ว่าบริการอื่นๆ อาจมีคุณลักษณะนี้ด้วยเช่นกัน โปรแกรมรับส่งเมลบนเดสก์ท็อปส่วนใหญ่จะมีคุณลักษณะการเก็บถาวร อีเมลที่เก็บถาวรจะยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของบริการ ในการเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวร คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงบัญชีอีเมลของคุณ ไฟล์แนบและส่วนหัวของอีเมลทั้งหมดจะถูกบันทึก

บันทึก HTML:ใช้ได้กับอีเมลทุกฉบับที่คุณสามารถเข้าถึงได้ในเบราว์เซอร์ของคุณ คุณกำลังบันทึกมุมมองเว็บของอีเมลโดยทั่วไป เอกสารแนบและข้อมูลส่วนหัวของอีเมลอาจไม่บันทึกด้วย คุณสามารถเปิดไฟล์ที่บันทึกไว้ในเบราว์เซอร์ใดก็ได้

ดาวน์โหลดแบบออฟไลน์:วิธีนี้ใช้ได้กับโปรแกรมรับส่งเมล เช่น Outlook 365, Thunderbird, Mail เป็นต้น อีเมลจะถูกบันทึกลงในดิสก์ในเครื่องของคุณ แต่จะสามารถเข้าถึงได้ผ่านโปรแกรมรับส่งเมลที่บันทึกไว้เท่านั้น คุณไม่จำเป็นต้องเข้าถึง บัญชีอีเมล เนื่องจากไฟล์อยู่ในระบบของคุณแล้ว

บันทึกเป็น EML:ไฟล์ EML คืออีเมลที่ส่งออก ไฟล์แนบ และทั้งหมด ไฟล์สามารถย้ายไปยังระบบอื่นและอ่านได้อย่างง่ายดาย คุณไม่จำเป็นต้องเข้าถึงบัญชีอีเมลของคุณเพื่ออ่านไฟล์ EML

1. เก็บถาวรอีเมล

1. เปิดอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรในโปรแกรมรับส่งเมลที่คุณเลือก หรือในเบราว์เซอร์ของคุณ
2. มองหาปุ่มเก็บถาวรแล้วคลิกมัน อีเมลจะถูกเก็บถาวร ขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานของบริการอีเมล/ไคลเอนต์ของคุณ อีเมลอาจไม่ถูกย้ายออกจากกล่องจดหมาย

2. บันทึก HTML

1. เข้าถึงข้อความอีเมลของคุณในเว็บเบราว์เซอร์
2. เปิดข้อความในหน้าต่างของตัวเองหากบริการเว็บมีตัวเลือกให้ทำ s อนุญาตให้โหลดอีเมลและหากรูปภาพถูกบล็อกในข้อความ ให้โหลดก่อน
3. แตะ Ctrl+S ในหน้าต่าง/แท็บของเบราว์เซอร์ที่เปิดอีเมลอยู่ และบันทึกไฟล์
4. คุณสามารถดูข้อความได้ทุกเมื่อโดยดับเบิลคลิกที่ไฟล์ HTML แล้วเปิดในเบราว์เซอร์ที่คุณเลือก

3. ดาวน์โหลดออฟไลน์

นี่เป็นการตั้งค่าที่ใช้กับอีเมลขาเข้าทั้งหมดในโปรแกรมรับส่งเมล ไคลเอนต์อีเมลที่คุณใช้อาจมีหรือไม่มีคุณสมบัตินี้ แต่ไคลเอนต์อีเมลเดสก์ท็อปส่วนใหญ่มี

1. เปิดโปรแกรมรับส่งเมลของคุณและไปที่การตั้งค่า
2. มองหาตัวเลือกในการบันทึกอีเมลหรือเก็บไว้แบบออฟไลน์
3. สำหรับOutlook 365คุณสามารถไปที่ไฟล์>ข้อมูล>การตั้งค่าบัญชี>การตั้งค่าบัญชี
4. เลือกบัญชีอีเมลของคุณในแท็บอีเมล แล้วคลิก เปลี่ยน
5. ใช้แถบเลื่อน " เก็บอีเมลแบบออฟไลน์" และตั้งค่าเป็น "ทั้งหมด"

4. บันทึกเป็น EML

อีเมลสามารถบันทึกในรูปแบบ EML จากเดสก์ท็อปไคลเอ็นต์และจากเว็บพอร์ทัล สำหรับอีเมลที่คุณดูผ่านเว็บพอร์ทัล เช่น Gmail คุณต้องหาวิธีดูข้อความต้นฉบับ ไม่ใช่เวอร์ชัน HTML ที่คุณเห็นตามปกติ

1. เปิดข้อความต้นฉบับในเบราว์เซอร์ของคุณ ใน Gmail คุณสามารถคลิกปุ่มตัวเลือกเพิ่มเติมและเลือกแสดงต้นฉบับ
2. ในมุมมองข้อความต้นฉบับ ให้มองหาและคลิกตัวเลือก 'ดาวน์โหลดต้นฉบับ'เพื่อบันทึกอีเมลเป็น EML
3. ถ้าอีเมลบนเว็บของคุณไม่ได้มีตัวเลือกในการดูหรือดาวน์โหลดข้อความเดิมที่กำหนดค่าอีเมลในโปรแกรมอีเมลเดสก์ทอป บน Windows 10 คุณสามารถใช้จดหมายได้
4. เปิดข้อความใน Mailแล้วคลิกปุ่มตัวเลือกเพิ่มเติม (สามจุด) แล้วเลือกบันทึกเป็น
5. เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกข้อความและข้อความจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ EML

บทสรุป

การบันท���กข้อความอีเมลแบบออฟไลน์นั้นทำได้ง่ายและการเปิดก็ง่ายเช่นกัน ในหลายกรณี วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการแนบอีเมลไปกับอีเมลอื่น หากมีอีเมลสำคัญที่คุณคิดว่าจำเป็นต้องใช้ในภายหลัง การบันทึกแบบออฟไลน์หรือลงในดิสก์ในเครื่องอาจเป็นความคิดที่ดี หากคุณกำลังบันทึกอีเมลจากบัญชีอีเมลที่ทำงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ละเมิดนโยบายของที่ทำงานที่ห้ามไม่ให้คุณทำเช่นนั้น