ประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูลโดยใช้ Flash Fill ใน Excel

Microsoft Excelมีฟังก์ชันมากมายที่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาเมื่อต้องทำงานบางอย่างซ้ำๆ หนึ่งในเครื่องมือดังกล่าวคือการเติมแฟลชใน Excel

บทความนี้จะช่วยให้คุณได้รับความรู้ขั้นพื้นฐานและขั้นสูงเกี่ยวกับฟังก์ชันการเติมข้อมูลแบบรวดเร็วของ Excel เพื่อให้คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในสถานการณ์จริง

Flash Fill ใน Excel คืออะไร?

เมื่อใดก็ตามที่ Excel พบรูปแบบใดๆ ในงานป้อนข้อมูลของคุณ ก็จะสามารถสร้างรูปแบบนั้นให้คุณได้ และคุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลใดๆ ด้วยตนเองหากรูปแบบตรงกัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณรวมชื่อและนามสกุลจากสองคอลัมน์ด้วยตนเองและเขียนชื่อเต็มในอีกคอลัมน์หนึ่ง Excel จะเสนอตัวเลือกการเติมแบบรวดเร็วให้กับคุณหากฟังก์ชันทำงานอยู่

ดังนั้นจึงเป็นเครื่องมือข้อมูลของ Excel ที่ช่วยให้คุณแปลง ดึงข้อมูล หรือรวมข้อมูลเมื่อคุณทำให้ Excel เรียนรู้รูปแบบการป้อนข้อมูล มีเฉพาะในExcel 2013และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า เท่านั้น

คุณสามารถหา Flash Fill ใน Excel ได้ที่ไหน?

ฟังก์ชันนี้ทำงานบนทุกเวิร์กชีตตามค่าเริ่มต้น ถ้า Excel ตรวจพบรูปแบบ จะสามารถป้อนข้อมูลส่วนที่เหลือให้เสร็จสมบูรณ์ในคอลัมน์หรือแถวได้เมื่อคุณ:

• ขยายที่จับเติม
• ใช้คำสั่งเติมแบบรวดเร็วจากเมนูข้อมูล
• กดแป้นพิมพ์ลัด

โหมดต่างๆ ของการใช้ Flash Fill ใน Excel

1. Flash Fill ที่เกิดขึ้นเองใน Excel

เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานซ้ำๆ ที่ Excel สามารถทำได้ในพริบตา คุณจะเห็นกล่องคำแนะนำสีเทาอ่อนที่ขยายทั้งคอลัมน์จากตำแหน่งที่คุณเริ่มเขียน

คุณสามารถกด Enter เพื่อยอมรับคำแนะนำการป้อนอัตโนมัติ ฟีเจอร์นี้จะใช้งานได้ก็ต่อเมื่อเปิดใช้งานอยู่ในเมนูตัวเลือกของ Excel นอกจากนี้ การเติมแบบรวดเร็วสามารถเติมเซลล์ลงด้านล่างเท่านั้น และไม่สามารถทำแบบเดียวกันในทิศทางขึ้นได้

2. Flash Fill ในคำสั่ง Excel ในเมนู Ribbon

ถ้า Excel ไม่แสดงคำแนะนำการเติมแฟลชอัตโนมัติ แต่คุณคิดว่ามีรูปแบบในการป้อนข้อมูล ให้ลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• คลิกที่ แท็บ ข้อมูลของเมนูริบบิ้นของ Excel
• ใน ส่วน เครื่องมือข้อมูลคุณจะพบฟังก์ชันการเติมแบบรวดเร็ว
• หากฟังก์ชันทำงานอยู่หรือคลิกได้ แสดงว่าคุณใช้งานได้
• กดFlash Fillเพื่อเติมคอลัมน์โดยอัตโนมัติ

3. ใช้การเติมแบบรวดเร็วโดยใช้ที่จับการเติม

เมื่อใดก็ตามที่คุณคลิกที่เซลล์และนำเคอร์เซอร์ไปที่มุมล่างขวาของเซลล์นั้น คุณจะเห็นไอคอนเครื่องหมายบวกเล็กๆ นั่นคือที่จับเติม

หากคุณคิดว่าข้อมูลของคุณตรงกับรูปแบบ คุณเพียงแค่คลิกที่Fill Handleแล้วลากเมาส์ลงด้านล่างเพื่อเติมคอลัมน์ด้วยข้อมูลที่คุณต้องการ

3. การเติมแฟลชในแป้นพิมพ์ลัดของ Excel

เมื่อคุณพิมพ์หนึ่งหรือสองตัวอย่างเพื่อให้ Excel ทำตามในกระบวนการเติมข้อมูลแบบรวดเร็ว คุณสามารถกดปุ่มลัดCtrl+Eเพื่อใช้ฟังก์ชันได้ในคลิกเดียว

บทสรุป

จนถึงตอนนี้ คุณได้อ่านการสนทนาเชิงลึกเกี่ยวกับการเติมข้อมูลแบบแฟลชในฟังก์ชัน Excel ที่ทำงานโดยการค้นหารูปแบบในข้อมูลสมุดงานของคุณ ตอนนี้คุณมีทักษะที่จะใช้มันในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• การแยกชื่อและนามสกุล
• แบบฟอร์มชื่อเต็มจากข้อมูลชื่อและนามสกุล
• รับชื่อย่อจากชื่อ
• แปลงตัวพิมพ์ของข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวพิมพ์เล็ก
• แยกชื่อจากข้อมูล

คุณยังสามารถอ่านวิธี การ โทรออกจากคอมพิวเตอร์