أكسس 2010: تصدير جدول قاعدة بيانات إلى إكسل 2010

لتصدير جدول من Access 2010 إلى Excel 2010، حدد الجدول في Access، ثم افتح علامة التبويب " بيانات خارجية" ، واختر Excel من مجموعة "تصدير". حدد مصنف الوجهة، وحدد ما إذا كان Access سيحتفظ بتنسيق الجدول الحالي وتخطيطه، ثم انقر فوق "موافق" . سيقوم Access بإنشاء نسخة Excel منفصلة؛ ولن تؤدي التعديلات اللاحقة في Excel إلى تحديث جدول Access.

تستخدم الخطوات التالية شريط أدوات Access 2010 الكلاسيكي. يغطي دليل التصدير الحالي من Microsoft إصدار Access 2016 والإصدارات الأحدث، لذا قد تختلف بعض صياغة مربعات الحوار أو التنسيقات المتاحة في Access 2010. يبقى المسار الرئيسي هو: بيانات خارجية > Excel. راجع دليل Microsoft لتصدير البيانات إلى Excel للاطلاع على أحدث الوثائق المتعلقة بخيارات التصدير ومشكلات نقل البيانات الشائعة.

قم بإعداد الجدول ودفتر العمل

في جزء التنقل، حدد موقع الجدول الذي تريد نسخه. إذا كنت تخطط لتصدير سجلات معينة فقط، فافتح الجدول في عرض ورقة البيانات وحدد تلك الصفوف قبل البدء. تحقق من الجدول بحثًا عن أخطاء، وقرر ما إذا كان التصدير سيشمل الجدول الأساسي بأكمله أم البيانات المعروضة حاليًا فقط.

أغلق المصنف الوجهة إذا كان مفتوحًا بالفعل. إذا كنت ترغب في حماية أوراق العمل الأخرى في مصنف موجود، فقم بالتصدير إلى ملف جديد. يمكن للتصدير المنسق إلى مصنف موجود استبدال أوراق العمل الموجودة في المصنف.

تصدير جدول Access 2010 إلى Excel

1. حدد جدول المصدر. انقر على اسم الجدول في جزء التنقل. يقوم برنامج Access بتصدير عنصر قاعدة بيانات واحد في كل مرة، لذا كرر العملية لكل جدول تحتاجه.
2. افتح مربع حوار تصدير Excel. اختر "بيانات خارجية" > "Excel" . في مربع حوار "تصدير - جدول بيانات Excel" ، استعرض للوصول إلى مجلد وأدخل اسم المصنف. بالنسبة إلى Excel 2010، اختر تنسيق مصنف Excel، إن .xlsxوجد.

3. اختر ما تريد تضمينه في Access. حدد "تصدير البيانات مع التنسيق والتخطيط" للحفاظ على تنسيق عرض الكائن المصدر. بالنسبة للجداول أو الاستعلامات، يتم تصدير الحقول والسجلات المعروضة حاليًا فقط، مع استبعاد السجلات التي تم تصفيتها وأعمدة ورقة البيانات المخفية. إذا كنت بحاجة إلى تصدير منسق بالكامل، فامسح عوامل التصفية وأظهر الأعمدة أولًا. في حال عدم تحديد هذا الخيار، يقوم Access بتصدير جميع الحقول والسجلات في الجدول الأساسي متجاهلًا إعدادات خاصية التنسيق.
4. اختر ما إذا كنت تريد فتح النتيجة. حدد "فتح ملف الوجهة بعد اكتمال عملية التصدير" إذا كنت تريد أن يقوم Access بتشغيل المصنف عند الانتهاء. إذا حددت صفوفًا في ورقة بيانات مفتوحة، فاستخدم "تصدير السجلات المحددة فقط" لتصدير تلك الصفوف فقط؛ اتركه غير محدد لتصدير جميع السجلات المعروضة في العرض.
5. قم بتشغيل عملية التصدير. انقر فوق "موافق" وانتظر حتى ينتهي برنامج Access من العملية. إذا اخترت فتح الملف المُصدَّر، فسيبدأ برنامج Excel باستخدام ورقة العمل المُصدَّرة.

لا يقتصر تأثير خيار التنسيق على المظهر فقط. فمع التنسيق، يمكن لحقول البحث عرض قيمها المعروضة، وتبقى الروابط التشعبية روابط. أما بدون تنسيق، فتُصدّر حقول البحث قيم معرّفاتها الأساسية، ويظهر محتوى الروابط التشعبية كنص. تحقق من هذا الإعداد قبل التصدير إذا كنت ستشارك المصنف مع شخص يحتاج إلى قراءة البيانات دون استخدام برنامج Access.

احفظ خطوات التصدير فقط إذا كنت ستعيد استخدامها.

بعد إتمام عملية التصدير بنجاح، قد يعرض برنامج Access شاشة تأكيد اكتمال تصدير البيانات إلى جدول بيانات Excel . اختر "حفظ خطوات التصدير" إذا كنت ترغب في تخزين المصدر والوجهة والخيارات كمواصفات تصدير قابلة لإعادة الاستخدام، ثم قم بتسميتها باسم واضح إذا طُلب منك ذلك. وإلا، فانقر فوق "إغلاق" . يُسهّل حفظ هذه الخطوات عملية التصدير عند إعادة تشغيلها؛ فهو لا يحوّل المصنف إلى رابط مباشر مع Access. تشرح Microsoft المواصفات المحفوظة في دليلها لحفظ تفاصيل الاستيراد أو التصدير .

تحقق من مصنف Excel للحصول على البيانات المتوقعة

قارن عناوين ورقة العمل وبعض السجلات النموذجية مع جدول Access. تأكد من عدد الصفوف والتواريخ والمعرّفات وأي حقول مُصفّاة أو مخفية ذات صلة. إذا استخدمتَ تنسيقًا وكان المصنف يفتقر إلى أعمدة أو صفوف، فارجع إلى Access، وأظهر الأعمدة المطلوبة، وامسح عوامل التصفية، ثم صدّر مرة أخرى. لإجراء تعديلات تنسيق بسيطة، استخدم خيارات "تنسيق الخلايا" في Excel بعد التصدير.

ما قد لا ينتقل بالضبط

• الحقول المحسوبة: يستقبل برنامج Excel النتيجة المحسوبة، وليس تعبير Access أو صيغة Excel المطابقة.
• المرفقات والكائنات المضمنة: لا يتم تصدير مرفقات Access وبيانات كائنات OLE كمحتوى ورقة عمل؛ أضف الملفات المطلوبة بشكل منفصل.
• الحقول متعددة القيم: يمكن دمج القيم في قائمة مفصولة بفواصل منقوطة في خلية واحدة.
• التواريخ القديمة: تشير إرشادات التصدير الخاصة بمايكروسوفت إلى أن التواريخ التي تسبق 1 يناير 1900 قد تظهر فارغة في ورقة العمل.
• حجم المصنف: يدعم برنامج Excel 2010 ما يصل إلى 1,048,576 صفًا لكل ورقة عمل في تنسيقات المصنفات الحديثة. أما .xlsالتنسيق القديم فيقتصر على 65,536 صفًا، لذا يُنصح باختياره للجداول الكبيرة. راجع إرشادات.xlsx مايكروسوفت بشأن حجم ورقة العمل .

إذا كان الغرض من استخدام برنامج Excel هو حفظ تحليل أو تقرير لمرة واحدة، فإن التصدير يُعدّ طريقة مباشرة لإنشاء نسخة منه. أما إذا كان من الضروري تحديث البيانات باستمرار، فيجب تصديرها مرة أخرى عند الحاجة، أو استخدام آلية استيراد/ربط مدعومة بدلاً من افتراض أن المصنف المُصدّر سيتم تحديثه تلقائيًا من برنامج Access.