Wiederkehrendes Zoom-Meeting: So richten Sie es ein

Meetings sind ein unverzichtbarer Bestandteil der modernen Kommunikation. Oft werden sie für verschiedene Zwecke abgehalten, darunter Team-Updates, Projektbesprechungen oder Sprint-Reviews. Einige Meetings sind einmalig, während andere, wie NIT oder Stand-ups, regelmäßig stattfinden.

Für eine effiziente Nutzung empfehlen wir, wiederkehrende Besprechungen zu erstellen. Dies ermöglicht es, einen einzigen Link zu generieren, der für alle zukünftigen Meetings verwendet werden kann. So sparen Sie Zeit, indem Sie die Einladung nur einmal versenden.

Wie funktionieren wiederkehrende Zoom-Meetings?

Mit Zoom können Sie problemlos wiederkehrende Meetings ansetzen. Dadurch wird ein Dauerlink generiert, den alle Teilnehmer für zukünftige Meetings nutzen können. Das spart Aufwand und erleichtert den Zugang für alle Beteiligten.

Vorteile von wiederkehrenden Meetings

• Zeitersparnis: Einmal ein Meeting einrichten und den Link mehrfach nutzen.
• Einheitlichkeit: Teilnehmer haben einen einheitlichen Zugang.
• Einfachheit: Erinnerungen lassen sich leichter einrichten.

Anleitung zum Einrichten von wiederkehrenden Zoom-Meetings

Sie können Ihre Besprechungen über verschiedene Plattformen einrichten: Desktop, Web und mobile Apps (iOS/Android).

1. Einrichtung im Web

1. Besuchen Sie die Zoom-Website.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Besprechung planen“.
3. Geben Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die erste Sitzung an.
4. Wählen Sie das Startdatum der Serie.
5. Aktivieren Sie die Option „Wiederkehrende Besprechung“.
6. Definieren Sie die Wiederholungsfrequenz: täglich, wöchentlich, monatlich oder ohne Einfluss auf die Zeit.
7. Bestimmen Sie die Anzahl der Vorkommen oder das Enddatum.
8. Speichern Sie die Besprechung und versenden Sie die Einladungen.

2. Einrichtung über Desktop-Apps

1. Öffnen Sie die Zoom-App.
2. Klicken Sie auf „Planen“ auf der Startseite.
3. Definieren Sie Datum und Uhrzeit für das erste Meeting.
4. Legen Sie das Enddatum und die Endzeit fest.
5. Aktivieren Sie die Option für wiederkehrende Meetings.
6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis: Die Funktionen für wiederkehrende Meetings sind in den Zoom-Desktop-Apps eingeschränkt. Für vollständige Optionen nutzen Sie am besten die Zoom-Web-App.

3. Einrichtung auf iOS/Android

1. Öffnen Sie die Zoom-App.
2. Tippen Sie auf „Planen“.
3. Wählen Sie „Startdatum“ und Uhrzeit für das Meeting.
4. Tippen Sie auf „Wiederholen“.
5. Legen Sie fest, wie oft das Meeting wiederholt werden soll.
6. Tippen Sie auf „Fertig“.
7. Bereiten Sie den Rest des Meetings vor und teilen Sie die Einladung.

Fazit

Wiederkehrende Zoom-Meetings bieten eine praktische Lösung zur effizienten Planung und Verwaltung von Besprechungen. Es ist jedoch sinnvoll, für weniger häufige Meetings separate Einladungen zu erstellen, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Insbesondere wenn der Zeitraum zwischen zwei Meetings sehr lang ist, könnte der Link in Vergessenheit geraten oder verloren gehen. In solchen Fällen sollten Sie die Einladung erneut teilen, was dem Nutzen der Funktion widerspricht.