Wie man die Ablaufdaten öffentlicher Links in ownCloud Server einschränkt

Wenn ein öffentlicher ownCloud-Link länger nutzbar bleibt, als von Ihrer Organisation vorgesehen, reicht es nicht aus, das Datum einer einzelnen Datei zu ändern. Ein Administrator kann ein Standardablaufdatum für öffentliche Links festlegen und diesen Wert als Maximalwert erzwingen. So können Link-Ersteller zwar ein früheres Datum wählen, den Zugriff aber nicht über die festgelegte Richtlinie hinaus verlängern. Die folgenden Anweisungen beziehen sich auf die Administrationsdokumentation von ownCloud Server (Classic) 11.0. ownCloud Infinite Scale verfügt über eine andere Weboberfläche und ein anderes Konfigurationsmodell; gehen Sie nicht davon aus, dass die Einstellungen von Classic auch dort gelten.

Wissen Sie, was die Ablaufeinstellung steuert?

Ein öffentlicher Link ist eine URL, über die jemand auf eine freigegebene Datei oder einen freigegebenen Ordner zugreifen kann, ohne ownCloud-Nutzer zu sein. Die Berechtigungen des Links legen fest, was der Besucher tun darf; das Ablaufdatum bestimmt, wie lange der Link verfügbar bleibt. In ownCloud Server tritt das ausgewählte Ablaufdatum des öffentlichen Links am Ende des angegebenen Tages in Kraft.

Ein vordefiniertes Ablaufdatum legt ein Datum oder einen Zeitraum für neue Freigaben fest. Je nach Richtlinie können Benutzer dieses Standarddatum ändern oder entfernen. Die Option „Maximales Ablaufdatum erzwingen“ macht aus dem konfigurierten Standarddatum eine Obergrenze: Benutzer können eine kürzere Gültigkeitsdauer wählen, aber kein späteres Datum. Dies bedeutet nicht, dass alle Links am selben Tag ablaufen müssen.

Diese Einstellungen sind unabhängig von den Ablaufrichtlinien für Freigaben für lokale Benutzer, Gruppen oder Remote-Benutzer. Konfigurieren Sie den Abschnitt „Öffentliche Links“, wenn Sie die Verlinkung für Personen außerhalb des ownCloud-Kontosystems einschränken möchten. Die Administrationsanleitung für die Dateifreigabe von ownCloud Server 11.0 beschreibt diese Einstellung und ihr Verhalten hinsichtlich des Ablaufdatums.

Bevor Sie die Richtlinie ändern

• Bestätigen Sie das Produkt. Diese Schritte gelten für ownCloud Server Classic. Falls Ihre Benutzeroberfläche Bereiche und eine rechte Seitenleiste für Freigaben aufweist, verwenden Sie möglicherweise Infinite Scale. Die zugehörige Benutzeranleitung beschreibt einen anderen Freigabevorgang. Bitten Sie den Instanzadministrator, die entsprechende Administrationsdokumentation von Infinite Scale zu konsultieren, anstatt nach dem Kontrollkästchen für Classic zu suchen.
• Bestätigen Sie den Administratorzugriff. Die Ablaufregel befindet sich in den administrativen Freigabeeinstellungen, nicht im Dateifreigabebereich eines normalen Benutzers. Sie benötigen ein Konto mit Berechtigung zum Ändern von Servereinstellungen.
• Wählen Sie ein praktikables Limit. Legen Sie fest, wie lange externe Empfänger üblicherweise Zugriff benötigen, und bestimmen Sie dann ein Maximum, das diesem Nutzungszweck entspricht. Beispielsweise kann ein Team, das kurzlebige Review-Links versendet, ein kürzeres Zeitfenster wählen als ein Team, das Projektmaterialien einen Monat lang teilt. Dies sind beispielhafte Richtlinien, keine Standardeinstellungen von ownCloud oder Empfehlungen des Anbieters.

Informieren Sie die Linkinhaber über die bevorstehende Änderung, bevor Sie die Regel in Kraft setzen. Möglicherweise müssen sie einen neuen Link mit einem kürzeren Gültigkeitsdatum erstellen, wenn der aktuelle Workflow einen längeren Zugriff erfordert.

Legen Sie ein maximales Ablaufdatum für öffentliche Links fest.

1. Öffnen Sie die Administrator-Freigabeeinstellungen. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto an und rufen Sie die Seite mit den administrativen Einstellungen auf. Öffnen Sie anschließend den Menüpunkt „Freigabe“ . Die genaue Bezeichnung der Navigation kann je nach Version oder Übersetzung variieren, die Option befindet sich jedoch in den Administrator-Freigabeeinstellungen, die im Serverhandbuch beschrieben sind.
2. Suchen Sie die Richtlinie für öffentliche Links. Im Abschnitt „Benutzern das Teilen per Link erlauben“ finden Sie die Einstellung „Standardablaufdatum für öffentliche Linkfreigaben festlegen “. Diese Einstellung gilt speziell für öffentliche Links. Ändern Sie gleichnamige Einstellungen für Benutzer-, Gruppen- oder Remote-Freigaben nur dann, wenn Sie auch die entsprechenden Richtlinien ändern möchten.
3. Aktivieren Sie die Standardeinstellung und legen Sie deren Dauer fest. Aktivieren Sie die Option für das Standardablaufdatum. Falls Ihre installierte Version eine Dauer- oder Datumssteuerung anzeigt, geben Sie das von Ihrer Organisation genehmigte Limit ein und speichern Sie die Einstellungen. Die Dokumentation zu Server 11.0 beschreibt die Standardeinstellung für öffentliche Links, gibt jedoch keine einheitliche Anzahl von Tagen vor. Wählen Sie einen Wert, der Ihrer Zugriffsrichtlinie und den in Ihrer Version angezeigten Steuerelementen entspricht.
4. Setzen Sie das Limit durch. Aktivieren Sie im Abschnitt „Öffentlicher Link“ die Option „Maximales Ablaufdatum erzwingen“ und speichern Sie die Einstellungen. Laut ownCloud-Dokumentation können Nutzer anschließend ein früheres Ablaufdatum auswählen, wobei der konfigurierte Standardwert das Maximum darstellt. Die alleinige Aktivierung des Standardwerts entspricht nicht der Erzwingung eines Maximums.
5. Überprüfen Sie dies mit einem Testlink. Erstellen Sie mit einer Testdatei und einem nicht sensiblen Konto einen öffentlichen Link. Stellen Sie sicher, dass ein Ablaufdatum vorausgefüllt oder erforderlich ist, und wählen Sie dann ein Datum nach dem konfigurierten Grenzwert. Die gespeicherte Freigabe sollte kein Datum über diesem Grenzwert zulassen. Prüfen Sie außerdem, ob ein früheres Datum gespeichert werden kann, sofern Ihre Richtlinie dies zulässt. Vermeiden Sie Tests mit vertraulichen Inhalten oder das Senden einer Test-URL an externe Empfänger.

Überprüfen Sie bereits vorhandene Links.

Gehen Sie nicht davon aus, dass die Änderung einer administrativen Standardeinstellung automatisch alle zuvor ausgestellten öffentlichen Links neu schreibt. Die ownCloud Server-Anleitung erläutert zwar die Standard- und Maximalgültigkeitsdauer öffentlicher Links, garantiert aber nicht eindeutig, dass eine Richtlinienänderung alle bestehenden Freigaben rückdatiert oder verkürzt. Behandeln Sie bestehende Links separat, bis Sie das Verhalten Ihrer installierten Version bestätigt haben.

Öffnen Sie das Freigabe-Panel für Dateien oder Ordner mit öffentlichen Links, prüfen Sie das Ablaufdatum jedes Links und bearbeiten Sie es oder löschen Sie den Link, falls er nicht mehr benötigt wird. ownCloud unterstützt mehrere öffentliche Links für ein Element. Prüfen Sie daher jeden Eintrag, anstatt anzunehmen, dass eine Datei nur einen Link hat. Die Dokumentation zu öffentlichen Links beschreibt die Linkeinstellungen, einschließlich des Ablaufdatums. Im Freigabe-Leitfaden wird erklärt, dass eine Freigabe nach Ablauf des angegebenen Datums abläuft und Empfänger danach nicht mehr darauf zugreifen können.

Ist ein Link nach Inkrafttreten der neuen Richtlinie noch aktiv, verkürzen Sie dessen Ablaufdatum oder entfernen Sie ihn. Falls Ihre Organisation viele bestehende Links verwendet, nutzen Sie die für Ihre ownCloud-Version vorgesehenen Verwaltungstools und -verfahren. Vermeiden Sie die direkte Bearbeitung der Datenbank, da dies die Anwendungsvalidierung umgehen kann und kein dokumentierter Konfigurationsschritt für diese Aufgabe ist.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

• Einen Standardwert festlegen, ohne ihn zu erzwingen. Ein Standardwert hilft Benutzern bei der Auswahl eines Ablaufdatums, aber das separate Kontrollkästchen für das maximale Ablaufdatum begrenzt spätere Daten.
• Die falsche Freigaberichtlinie wurde geändert. Öffentliche Links sind für Personen außerhalb der ownCloud-Benutzerliste bestimmt. Lokale Benutzer-, Gruppen- und Verbundfreigaben haben separate Ablaufeinstellungen.
• Es wird eine einheitliche Tageszahl erwartet. Das offizielle Handbuch schreibt keine feste Laufzeit vor. Ihre Organisation muss ihre eigene Frist festlegen und kommunizieren.
• Verwechslung einer Freigabe-URL mit einem privaten Link. Ein privater Link verweist auf eine Datei für Personen mit entsprechenden Berechtigungen; er ist nicht dasselbe wie ein öffentlicher Link. Stellen Sie sicher, dass Sie den Eintrag für den öffentlichen Link bearbeiten.
• Die Freigabe läuft um Mitternacht in der Zeitzone jedes Betrachters ab. ownCloud beschreibt das Ablaufdatum als Ende des ausgewählten Datums; die Serverzeit ist für den Ablauf der Freigabe relevant. Testen Sie unter Berücksichtigung der konfigurierten Zeitzone des Servers.
• Das Vergessen des Ablaufdatums ist nur eine Kontrollmaßnahme. Es fügt kein Passwort hinzu, schränkt Berechtigungen nicht ein und deaktiviert nicht die Erstellung öffentlicher Links. Legen Sie Passwort- und Berechtigungsanforderungen separat fest, falls Ihre Richtlinie dies erfordert.

Prüfen Sie, ob die Einschränkung funktioniert.

Nach dem Speichern der Administratorrichtlinie erstellen Sie einen Test-Link und überprüfen Sie drei Punkte: Der Link hat ein Ablaufdatum, ein späteres Datum darf das maximale Ablaufdatum nicht überschreiten, und ein kürzeres Datum ist wie erwartet weiterhin verfügbar. Rufen Sie den Test-Link anschließend im Freigabebereich erneut auf, um das gespeicherte Datum zu bestätigen, und überprüfen Sie ältere öffentliche Links separat. Die Dokumentation der OCS Share API definiert den Ablaufwert für eine Freigabe ebenfalls als Datum und besagt, dass ein öffentlicher Link am Ende dieses angegebenen Tages abläuft. Dies ist hilfreich für Administratoren, die Freigaben über eine genehmigte Integration überprüfen.

Prüfen Sie abschließend mit einem autorisierten Testkonto, ob der Testlink nach Ablauf des Gültigkeitsdatums nicht mehr erreichbar ist, und entfernen Sie dann die Testfreigabe. Falls ein Benutzer weiterhin ein Datum nach dem Ablaufdatum auswählen kann, überprüfen Sie erneut, ob die Durchsetzung im Abschnitt „Öffentlicher Link“ aktiviert ist, ob Sie die richtige Instanz bearbeitet haben und konsultieren Sie die Dokumentation Ihrer ownCloud-Version. Dies ermöglicht Ihnen eine praktische Überprüfung sowohl der Administratorregel als auch des Benutzerverhaltens.