Word 2010 incluye la función de combinación de correspondencia , que permite crear documentos (cartas, correos electrónicos, faxes, etc.) que son prácticamente iguales, pero contienen elementos únicos como el nombre del destinatario, la dirección, el número de contacto, la ciudad, el estado, etc. Esta función facilita la creación de documentos para varios destinatarios, simplemente seleccionando los nombres de los destinatarios y eligiendo el documento. Los datos personales de cada destinatario se añadirán automáticamente al documento, lo que evita tener que escribir la información personal de cada uno en cada documento, ahorrando así mucho tiempo. Esta publicación explica cómo usar esta función mediante un sencillo asistente.
Inicie Word 2010, vaya a la pestaña Correspondencia y, en las opciones de Iniciar combinación de correspondencia , haga clic en Asistente para combinar correspondencia paso a paso.
Esto abrirá el cuadro de diálogo Combinar correspondencia al costado de la ventana del documento de Word, aquí puede especificar el tipo de documento que desea crear, seleccionaremos Cartas, haremos clic en Siguiente: Iniciar documento en la parte inferior del cuadro de diálogo.
En este paso, se le ofrecerán diferentes opciones para crear cartas. Elegiremos un procedimiento sencillo: seleccionar por plantilla. Haga clic en " Seleccionar plantilla".
Se abrirá el cuadro de diálogo "Seleccionar plantilla" . Elija la plantilla adecuada. Usaremos la plantilla "Carta Mediana" . Haga clic en "Aceptar" para continuar.
En el lado izquierdo de la ventana puede ver que la plantilla se importa al documento, desde el panel derecho, haga clic en Siguiente: Seleccionar destinatarios.
En este paso, puede elegir diferentes opciones para importar la lista de destinatarios, seleccionaremos una lista existente, presionaremos Explorar para importar la lista de destinatarios deseada.
Utilizaremos la lista de destinatarios creada en Excel 2010. El nombre de la hoja de cálculo es Correo , que importaremos a Word Mail Merge.
Seleccione una hoja de cálculo de Excel y haga clic en Abrir para importar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar tabla , ahora elija la hoja de trabajo que contiene los datos requeridos, si la primera fila contiene encabezados de columna, habilite la opción La primera fila de datos contiene encabezados de columna y haga clic en Aceptar.
Verá la hoja de cálculo "Correo" en el cuadro de diálogo "Destinatarios de la combinación de correspondencia" . Aquí puede filtrar los destinatarios según los encabezados de columna. Si desea enviar cartas a los destinatarios que viven en Akron, seleccionaremos Akron en el menú desplegable " Ciudad" .
Al hacer clic, se mostrarán solo los destinatarios que residen en Akron. Aquí también puede realizar diferentes acciones en la lista, como ordenar, filtrar, buscar duplicados, buscar destinatarios y validar la dirección. Haga clic en Aceptar para continuar.
Ahora vaya a la pestaña Correspondencia y haga clic en Bloque de direcciones.
Accederá al cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones . En " Especificar elementos de dirección", seleccione el formato en el que desea mostrar el nombre del destinatario. En "Vista previa", puede ver la vista previa de los cambios. En " Corregir problemas", haga clic en "Coincidir campos" para insertar un nuevo campo en la carta, ya que queremos incluir la dirección del destinatario.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Coincidencia de campos". En las opciones de Dirección 1, seleccione "Calle". Esto incluirá el nombre de la calle. También puede incluir otros campos si es necesario. Haga clic en "Aceptar" para continuar.
Verá que la dirección se agrega con el formato que se muestra en la captura de pantalla a continuación. Haga clic en Aceptar para continuar.
Ahora personalizaremos el mensaje de saludo, para ello vamos a la pestaña Correspondencia y hacemos clic en Línea de saludo.
En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo , puede elegir el formato de saludo deseado . En "Línea de saludo para nombres de destinatarios no válidos", seleccione el formato para destinatarios desconocidos. En "Vista previa", se muestra la vista previa de los cambios realizados. Haga clic en Aceptar para continuar.
Ahora, para hacer que AddressBlock sea más prominente, navegue a Inicio y aplique colores y estilos de fuente sobre él.
Vaya a la pestaña Correspondencia y, en el menú Finalizar y combinar , haga clic en Editar documentos individuales.
Se abrirá el cuadro de diálogo " Combinar en nuevo documento" . Puede seleccionar "Registro actual" y seleccionar " Todos" para ver todos los destinatarios. Haga clic en "Aceptar" para ver la carta de cada destinatario.
Ahora, como puede ver en la captura de pantalla a continuación, Mail Merge creó cartas de cada destinatario que reside en la ciudad de Akron con sus respectivos nombres de calles.
Al utilizar la combinación de correspondencia, también puede crear:
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