Microsoft Visio es un excelente software de gráficos vectoriales que ofrece numerosas herramientas, funciones y características, y lo más importante, miles de tipos de diagramas para crear diagramas genéricos, diagramas de flujo y diseñar la arquitectura de sistemas. Al igual que sus homólogos, Microsoft Visio 2010 también se ha mejorado con características, herramientas y diagramas avanzados. En esta publicación, abordaremos la función de enlace de datos, que permite colaborar con hojas de cálculo de Excel 2010, simplificando así la creación de diagramas al vincularlos directamente con la hoja de cálculo seleccionada.
Para comenzar, inicie Visio 2010 y, para crear un diagrama desde cero, en la vista backstage, haga clic en Crear.
Como estamos insertando una hoja de cálculo de Excel 2010 en Visio para colaboración, hemos creado un registro de estudiante en una hoja de cálculo de Excel que tiene los campos: ID, Nombre, Curso, Calificaciones, Calificación, Estado y Total.
En Visio 2010, vaya a la pestaña Datos y haga clic en el botón Vincular datos a formas .
Aparecerá el asistente de selección de datos, seleccione el libro de Microsoft Office Excel y haga clic en Siguiente.
En este paso, haga clic en "Explorar" y seleccione la hoja de cálculo de Excel que desea insertar para representar los valores de los datos con imágenes. Haga clic en "Siguiente" para continuar.
Seleccione la hoja de cálculo de Excel que desea incluir. También puede seleccionar un rango haciendo clic en "Seleccionar rango personalizado". Activaremos la opción "La primera fila de datos contiene encabezados de columna" , ya que, en nuestro caso, la primera fila de la hoja de cálculo de Excel contiene encabezados de columna. Haga clic en "Siguiente" para continuar.
Ahora, seleccione las columnas y filas que desee incluir, haga clic en " Seleccionar columnas" y aparecerá un cuadro de diálogo con todas las columnas de la hoja de cálculo especificada. Desactive el título de las columnas no deseadas y haga clic en "Aceptar".
Para insertar filas específicas, repita el procedimiento hasta insertar las filas deseadas. Verá las columnas y filas seleccionadas en el cuadro de diálogo del asistente; haga clic en "Siguiente" para continuar.
Este paso consiste en seleccionar una columna o fila que contenga identificadores únicos (es decir, un valor único). Dado que la hoja de Excel insertada tiene un campo ID con valores únicos, seleccionaremos el campo ID. Haga clic en Finalizar para finalizar el asistente.
En la parte inferior de la ventana de Microsoft Visio, verá la hoja de cálculo de Excel insertada que contiene filas y columnas seleccionadas.
Ahora debe seleccionar el tipo de diagrama. Para ello, en las opciones de "Más formas" , seleccione el tipo de diagrama deseado. Por ejemplo, estamos seleccionando el diagrama de actividades, ampliamente utilizado para representar la actividad de los módulos de software. Pertenece a la categoría UML (lenguaje de modelado unificado), que además contiene numerosos diagramas específicos de software.
Al seleccionar, verá todas las formas correspondientes a cada tipo de diagrama. En cuanto a la actividad UML, muestra todas las formas esenciales para crear un diagrama de actividades.
Ahora seleccione la forma Estado inicial de la lista y arrástrela al área del diagrama principal.
Seleccione el estado Acción y comience a arrastrar filas específicas desde la hoja de cálculo de Excel insertada al diagrama. Como la hoja de Excel está vinculada al diagrama, este mostrará automáticamente el gráfico de datos (valor de datos) relacionado con la forma.
Para cambiar el gráfico de datos, haga clic con el botón derecho en la forma insertada y, en las opciones de Datos, seleccione Editar gráfico de datos.
En el cuadro de diálogo Editar gráfico de datos, en Campo de datos , puede cambiar el campo que desea mostrar con la forma insertada. Por ejemplo, si desea mostrar el nombre del estudiante y el curso, seleccione los campos correspondientes en la lista desplegable.
No es necesario cambiarlo para cada forma; se aplicarán automáticamente los cambios a todas las formas insertadas. Una vez hecho esto, haga clic en Aceptar para regresar.
Para darle una idea general, simplemente representamos el registro de un estudiante en un diagrama de actividad UML. Ahora, agregaremos manualmente una forma de estado que muestre el total de calificaciones obtenidas por estudiante. Arrastre la forma de estado al área principal del diagrama, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Texto para agregar texto.
Ahora comience a conectar formas con la forma Flujo de control , selecciónela de la barra lateral izquierda y arrástrela a la ventana del diagrama principal.
Siguiendo el procedimiento anterior, puede crear un diagrama en Microsoft Visio 2010 a partir de cualquier hoja de datos de Excel, en lugar de buscar valores en una hoja de cálculo de Excel e ingresarlos en diagramas.
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