Utilice la validación de datos para limitar la cantidad de caracteres que se pueden ingresar en una celda de Excel. La regla de longitud de texto permite establecer un mínimo, un máximo, una longitud exacta o mantener las entradas dentro de un rango. Por ejemplo, para limitar un campo de nombre a 25 caracteres, aplique la regla a las celdas de entrada y seleccione "menor o igual que 25".
Los siguientes pasos utilizan la cinta de opciones de Excel. Seleccione todo el rango donde se escribirá, por ejemplo B2:B100, antes de abrir la regla. Seleccionar también el encabezado puede restringir las etiquetas u otro contenido que no deba validarse.
Seleccione la condición que coincida con el requisito del campo:
| Requisito | Condición de datos | Ejemplo |
|---|---|---|
| Longitud máxima | Menor o igual que | 25 caracteres o menos |
| Longitud mínima | Mayor o igual que | Al menos 5 caracteres |
| Longitud exacta | Igual a | Exactamente 10 caracteres |
| Rango de longitud | Entre | De 5 a 15 caracteres |
Para un rango, introduzca un valor mínimo y uno máximo. Para una longitud exacta, seleccione «Igual a» e introduzca un número. Los ejemplos siguientes muestran un rango de 5 a 15 caracteres y una regla exacta de 10 caracteres.
Una regla de solo máximo no convierte un campo en obligatorio. Si el usuario debe ingresar información, establezca un mínimo de al menos 1 carácter (o un mínimo superior que se ajuste a la tarea). Para números de teléfono, códigos postales e identificaciones que puedan comenzar con cero, formatee las celdas como texto antes de ingresar la información; una regla de longitud verifica la cantidad de caracteres, no si el contenido es un número de teléfono o código válido.
Una regla de validación no es evidente con solo mirar la hoja de cálculo. Para explicarla, seleccione las mismas celdas, abra Datos > Validación de datos y use la pestaña Mensaje de entrada . Marque la casilla Mostrar mensaje de entrada cuando se seleccione la celda , agregue un título breve y escriba la instrucción. Por ejemplo, “Longitud del nombre” y “Introduzca hasta 25 caracteres”. Luego, seleccione Aceptar .
En la pestaña Alerta de error , mantenga marcada la opción Mostrar alerta de error después de introducir datos no válidos . Introduzca un título y un mensaje claros, como «Demasiados caracteres» y «Introduzca 25 caracteres o menos». Seleccione Detener si Excel debe bloquear la entrada de datos que infrinja la regla. Los estilos Advertencia e Información informan a los usuarios sobre la entrada no válida, pero les permiten continuar.
Tras seleccionar Aceptar , introduzca un valor dentro del límite y, a continuación, uno que lo supere. Confirme que aparece el mensaje al seleccionar la celda y que se muestra la alerta de Detener para la entrada demasiado larga. En la alerta, seleccione Reintentar para editar el valor o Cancelar para descartar la entrada.
La validación de datos no marca automáticamente los valores que ya estaban en las celdas cuando se agregó la regla. Para auditar una columna, utilice =LEN(B2)una columna vacía y arrastre la fórmula hacia abajo; la función LARGO de Excel cuenta los espacios, incluidos los que aparecen después del último carácter visible. También puede seleccionar las celdas y elegir Datos > Validación de datos > Marcar datos no válidos para señalar las entradas existentes que no cumplen la regla.
La validación es una medida de seguridad útil para la escritura habitual, pero no es una comprobación de seguridad: copiar, pegar o rellenar celdas puede eludir la alerta de entrada. Compruebe los datos importados o pegados por separado si el requisito de longitud es crítico. Si la validación de datos no está disponible, termine de editar la celda actual primero; una hoja protegida o un libro compartido también pueden impedir los cambios. Para obtener más información sobre la configuración compatible y la solución de problemas, consulte las instrucciones de Microsoft para aplicar la validación de datos y su guía de validación de datos .
Si solo necesita inspeccionar recuentos, utilice =LEN(B2). Microsoft explica la función LEN para contar caracteres . Las celdas de Excel pueden contener hasta 32 767 caracteres, pero una regla de validación es útil para aplicar un límite mucho menor específico del campo; consulte las especificaciones y límites de Excel de Microsoft .
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