La copia de seguridad automatizada en ONLYOFFICE Workspace se configura mejor a través del Panel de control integrado, ya que este flujo de trabajo crea un archivo de portal restaurable en lugar de simplemente copiar un contenedor o un directorio de datos. La documentación actual de ONLYOFFICE sigue describiendo el mismo proceso básico del lado del servidor: elegir un destino de almacenamiento persistente, habilitar la copia de seguridad automática, seleccionar una programación diaria, semanal o mensual, definir cuántas copias conservar, incluir opcionalmente el correo electrónico y guardar la configuración. Esta guía se centra en las implementaciones de ONLYOFFICE Workspace Server autohospedadas. En la edición en la nube, la disponibilidad de la copia de seguridad automática puede depender del plan de precios; consulte la documentación oficial de copia de seguridad en la nube de ONLYOFFICE para obtener información específica sobre el comportamiento de cada plan.
Una copia de seguridad útil debe permitir recuperar los datos del portal de los que dependen los usuarios, no solo demostrar que se ejecutó una tarea programada. La copia de seguridad del Panel de control de ONLYOFFICE está diseñada para este propósito. La documentación del servidor indica que las copias de seguridad completadas se guardan como .tar.gzarchivos comprimidos, y la misma interfaz también proporciona el flujo de trabajo de restauración. La guía oficial de copia de seguridad y restauración del Panel de control de ONLYOFFICE es la referencia principal para la configuración que se describe a continuación.
Antes de configurar una programación, decida dónde se almacenará el archivo. Una copia de seguridad almacenada únicamente en el mismo host protege contra algunos errores de la aplicación, pero su protección es limitada contra fallos de disco, ransomware o la pérdida total del servidor. Es preferible un almacenamiento física o lógicamente separado del host de Workspace. Según las integraciones disponibles en su instalación, el Panel de control puede usar el módulo Documentos y el almacenamiento de terceros compatible. El almacenamiento temporal está diseñado para la descarga manual de copias de seguridad y no se ofrece como destino para copias de seguridad automáticas.
Inicie sesión en ONLYOFFICE Workspace con una cuenta de administrador. Desde la página de inicio del portal, abra el Panel de control . La documentación también indica que se puede acceder al Panel de control desde la Configuración del portal. En el Panel de control, abra la página Copia de seguridad en el área de configuración general o de administración de datos.
Si las etiquetas de su interfaz difieren ligeramente, no dé por sentado que la función falta. ONLYOFFICE ha modificado la terminología de navegación en las distintas versiones, mientras que las funciones documentadas de Copia de seguridad y Restauración siguen formando parte del flujo de trabajo del Panel de control. Confirme la versión de Workspace instalada y consulte las instrucciones del Centro de ayuda correspondientes a esa rama si la navegación no coincide.
En la página de Copia de seguridad, localice la sección Copia de seguridad automática y actívela. Este interruptor activa el modo en el que el portal pasa de realizar copias de seguridad manuales puntuales a copias de seguridad programadas. No guarde los cambios si aún necesita configurar el almacenamiento, la frecuencia, la retención o los datos de correo electrónico.
Si administra ONLYOFFICE Workspace Cloud en lugar de un servidor propio, consulte primero la documentación específica de la nube. ONLYOFFICE indica que la copia de seguridad automática en la versión en la nube solo está disponible si el plan contratado incluye esta función. Esta distinción es importante porque la ausencia de una opción en la nube no necesariamente indica un problema del servidor.
Seleccione el destino de almacenamiento para el archivo. Las opciones exactas dependen de la conexión de su portal y de las funcionalidades que ofrezca su edición. La documentación oficial del servidor describe el almacenamiento de copias de seguridad en el módulo Documentos o en un almacenamiento de terceros compatible conectado al portal, mientras que la guía de seguridad de ONLYOFFICE también aborda servicios remotos como el almacenamiento de objetos y WebDAV. La regla práctica es sencilla: elija un destino que siga estando accesible incluso si el servidor de Workspace deja de estar disponible.
Para instalaciones pequeñas, una carpeta en la nube conectada puede ser suficiente si el acceso está estrictamente controlado. Para implementaciones críticas para el negocio, utilice un diseño de almacenamiento con credenciales independientes, controles de retención y monitorización. La guía de seguridad oficial de ONLYOFFICE Workspace recomienda explícitamente las copias de seguridad automáticas y sugiere mantener copias adicionales con servicios de terceros de vez en cuando.
Un detalle de seguridad importante que a menudo se pasa por alto: ONLYOFFICE indica que, al habilitar el cifrado del portal, el archivo de copia de seguridad recién creado contiene archivos descifrados; al restaurarlo, los archivos se vuelven a cifrar en el disco. Trate el destino de la copia de seguridad como datos confidenciales. Restrinja quién puede leerlo, habilite el cifrado en reposo en el destino y evite colocar los archivos en carpetas compartidas con muchos usuarios.
Elija con qué frecuencia se debe realizar la copia de seguridad. La documentación actual del Panel de control admite las opciones Diariamente , Semanalmente o Mensualmente , con la selección de la hora o el día correspondiente. A continuación, establezca el número máximo de copias almacenadas. ONLYOFFICE documenta un rango de retención de 1 a 30 copias de seguridad .
Si sus usuarios utilizan el módulo de correo integrado, seleccione « Incluir correo en la copia de seguridad ». ONLYOFFICE advierte que, si omite esta opción, los datos de correo no se restaurarán desde la copia de seguridad del portal y es posible que sea necesario volver a conectar las cuentas. Incluir correo aumenta tanto el tiempo de copia de seguridad como el tamaño del archivo, por lo que debe verificar que el destino tenga suficiente capacidad.
Haz clic en Guardar . En este punto, la configuración está completa, pero la estrategia de copia de seguridad aún no. Un cronograma solo es fiable después de que hayas confirmado que aparecen nuevos archivos y que comprendes cómo se restaurarán.
No existe un intervalo universal. Adapte la programación a su objetivo de punto de recuperación aceptable: la cantidad de trabajo reciente que puede permitirse perder. Un portal interno pequeño con pocas ediciones diarias podría funcionar bien con una copia de seguridad nocturna. Un equipo que crea y edita documentos continuamente podría necesitar una protección más frecuente que la que ofrece la programación diaria integrada; en ese caso, la copia de seguridad del Panel de control debería combinarse con instantáneas a nivel de infraestructura o replicación de almacenamiento diseñada para la implementación.
| Patrón de espacio de trabajo | Punto de partida práctico | Qué ver |
|---|---|---|
| Uso interno ligero | Copia de seguridad diaria, 7-14 copias | Crecimiento del almacenamiento y creación exitosa de archivos |
| Colaboración activa en equipo | Copia de seguridad diaria, 14-30 copias | Si un día de ediciones perdidas es aceptable |
| Portal de importancia crítica para el negocio | Copia de seguridad diaria integrada más protección de infraestructura independiente. | Recuperación externa, consistencia de la base de datos, tiempo de restauración y propiedad documentada. |
Estos son ejemplos de planificación, no requisitos del producto ONLYOFFICE. El período de retención debe basarse en las necesidades de cumplimiento, la capacidad disponible y el tiempo que su organización pueda tardar en detectar una eliminación o corrupción accidental.
Tras la primera ejecución programada, vuelva al área de Copia de seguridad o Restauración y confirme que se ha creado un nuevo archivo en la ubicación de almacenamiento prevista. La guía del servidor indica que los archivos de copia de seguridad utilizan un patrón de nomenclatura de portal y marca de tiempo, y se crean como .tar.gzarchivos comprimidos. Confirme la fecha, el rango de tamaño previsto y el destino. Un archivo de cero bytes, un archivo comprimido inesperadamente pequeño o una ejecución que no se haya realizado deben considerarse como una copia de seguridad fallida hasta que se investigue.
Verifique también que la retención funcione como se espera. Si configuró siete copias, por ejemplo, el almacenamiento no debería crecer indefinidamente. Si utiliza almacenamiento de terceros, revise tanto el historial de copias de seguridad de ONLYOFFICE como el servicio remoto para asegurarse de que un conector obsoleto, un límite de cuota, un token caducado o un cambio de permisos no anulen silenciosamente la programación.
El objetivo de las copias de seguridad es la recuperación, por lo que una prueba de restauración es más valiosa que simplemente contar los archivos. ONLYOFFICE ofrece una página de Restauración en el Panel de control donde un administrador puede seleccionar una copia de seguridad de fuentes compatibles o elegir un archivo del equipo. Para sistemas de producción, realice las pruebas de restauración en un entorno controlado en lugar de sobrescribir un portal en funcionamiento.
Hay varios detalles de restauración que conviene documentar con antelación. ONLYOFFICE indica que los datos de licencia no se incluyen en la copia de seguridad, por lo que el archivo de licencia debe cargarse de nuevo después de la restauración, cuando corresponda. Para una restauración en un nuevo servidor, la recuperación de la contraseña también depende de conservar la clave de máquina del servidor original. La guía oficial explica que, para las instalaciones de Docker, la clave de máquina se puede reemplazar en /app/onlyoffice/CommunityServer/data/.private/machinekey, o proporcionarse a través del parámetro machine-key del script de instalación. Registre esta clave de forma segura como parte de su documentación de recuperación ante desastres, en lugar de descubrir que se requiere durante una interrupción del servicio.
No por sí solos. La definición oficial de ONLYOFFICE en Docker Compose muestra que Workspace está compuesto por varios componentes con estado, incluidos MySQL, datos del servidor de la comunidad, datos del servidor de documentos, datos del servidor de correo, datos del panel de control y almacenamiento de Elasticsearch. Puede consultar la estructura actual en el archivo oficial de ONLYOFFICE en Docker Compose .
Por lo tanto, una copia sin formato de un solo volumen con nombre no representa todo el espacio de trabajo. Las copias de seguridad a nivel de infraestructura pueden ser valiosas como segunda capa, especialmente para una recuperación más rápida de todo el host, pero deben diseñarse teniendo en cuenta la coherencia de la base de datos y todos los volúmenes necesarios. Para la mayoría de los administradores, el patrón más seguro es mantener la copia de seguridad del portal del Panel de control compatible como método de recuperación lógico y agregar protección de host o volumen según la plataforma donde se ejecute Docker.
Para un espacio de trabajo ONLYOFFICE autogestionado, el punto de partida más sencillo y fiable es realizar copias de seguridad diarias del Panel de control en un almacenamiento independiente, conservar suficientes copias para cubrir al menos varios días de problemas no detectados (incluido el correo electrónico cuando forma parte de la implementación) y realizar una prueba de restauración periódica. La configuración en sí solo lleva unos minutos; la calidad de la estrategia de copia de seguridad depende de dónde se almacena el archivo, cuánto tiempo se conserva y si ya se ha comprobado que se puede restaurar.
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