Cómo insertar una casilla de verificación en Excel: dos métodos sencillos

En las versiones compatibles de Excel para Microsoft 365, seleccione la celda o el rango y elija Insertar > Casilla de verificación . Estas casillas de verificación almacenan TRUEvalores FALSEen la celda, de modo que las fórmulas pueden utilizarlos directamente.

Si falta ese comando, Excel para escritorio ofrece una casilla de verificación de control de formulario heredada . Esta casilla flota sobre la cuadrícula y puede escribir su estado en una celda vinculada.

Microsoft incluye la función de inserción en celda para Excel en Microsoft 365 y Microsoft 365 para Mac. Consulta la guía de casillas de verificación de Microsoft para obtener más información sobre los pasos a seguir.

Insertar una casilla de verificación en una celda de Excel

Utilice la columna A para las tareas y la columna B para las casillas de verificación. El mismo formato funciona para la asistencia, con los nombres en la columna A y una columna de "Presente" en la columna B.

Configura la hoja de cálculo. Introduce "Tarea" en A1 y "Hecho" en B1. Añade tareas en A2:A6 y reserva B2:B6 para las casillas, de modo que las etiquetas sigan siendo legibles.
Una lista de tareas con una columna separada para tareas completadas, lista para añadir casillas de verificación.
Seleccione las celdas con casilla de verificación. Seleccione B2:B6, omitiendo el encabezado. Al seleccionar una celda, se agrega una casilla; al seleccionar un rango, se agrega una casilla a cada celda seleccionada.
Seleccione el rango completo de casillas de verificación antes de insertarlo, por ejemplo, B2:B6.
Inserta las casillas. Selecciona Insertar > Casilla de verificación . Excel añade una casilla a cada celda seleccionada. Si no aparece la casilla de verificación, es posible que tu compilación no incluya esta función; prueba el método de control de formulario que se describe a continuación.
El comando Casilla de verificación se encuentra en la pestaña Insertar de Excel.
Compruebe que cada celda tenga una casilla de verificación. Cada casilla pertenece a su celda en lugar de flotar sobre la cuadrícula. Las celdas marcadas se evalúan como verdaderas TRUEy las no marcadas como falsas FALSE; las fórmulas pueden leer cualquiera de los dos valores.
Cada celda seleccionada en la columna "Hecho" contiene su propia casilla de verificación.
Marca los elementos como completados. Haz clic en una casilla para activarla o desactivarla, o selecciona una o más casillas de verificación y pulsa la barra espaciadora para modificarlas desde el teclado.
Las casillas marcadas y sin marcar permanecen alineadas dentro de la misma columna.
Cuenta los elementos completados o restantes. Para contar las casillas marcadas, introduce =COUNTIF(B2:B6,TRUE). Usa =COUNTIF(B2:B6,FALSE)para las casillas no marcadas. Los totales se actualizan cuando se activa o desactiva una casilla. Si la configuración regional utiliza punto y coma, reemplaza las comas de la fórmula por punto y coma.
La función COUNTIF devuelve 3 para las tres tareas seleccionadas en este ejemplo.

Para convertir una casilla de verificación en texto, utilice la fórmula y ajústela hacia abajo. Consulte la documentación=IF(B2=TRUE,"Present","Absent") de Microsoft sobre la función CONTAR.SI para obtener información sobre su sintaxis.

Utilizar una casilla de verificación de control de formulario de desarrollador

Utilice los controles de formulario en Excel de escritorio cuando el comando dentro de la celda no esté disponible o necesite un objeto flotante. Estos pasos describen Windows; los menús pueden variar según la versión. Microsoft ofrece controles de formulario para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016.

Muestra la pestaña Desarrollador. Selecciona Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones , marca Desarrollador en Pestañas principales y selecciona Aceptar . Esto habilita la pestaña para la instalación.
Habilita la opción Desarrollador en la lista Personalizar cinta de opciones.
Seleccione el control de casilla de verificación. Abra Desarrollador > Insertar , seleccione la casilla de verificación en Controles de formulario y, a continuación, haga clic en la hoja de cálculo para colocarla.
Seleccione Casilla de verificación en Controles de formulario.
Edita su etiqueta y posición. Esta casilla de verificación es un objeto flotante, no forma parte de una celda. Edita o elimina su etiqueta predeterminada y colócala en la fila. Microsoft indica que los controles de formulario se agregan de uno en uno, aunque puedes copiar un control para agilizar una lista larga.
Una casilla de verificación de control de formulario flota sobre la cuadrícula de la hoja de cálculo e incluye una etiqueta.
Vincula el control a una celda. Haz clic con el botón derecho en la casilla de verificación y selecciona Formato de control . En Control , escribe $H$2Enlace de celda y haz clic en Aceptar . La celda vinculada permite que las fórmulas accedan al estado de la casilla de verificación.
En la pestaña Control, configure un enlace de celda, como por ejemplo H2.
Utilice el valor vinculado. Úselo =IF(H2=TRUE,"Present","Absent")en una celda de estado. Un control marcado devuelve Presente; uno desmarcado devuelve Ausente. Para varias filas, vincule cada control a su propia celda, como H2:H6, y haga referencia a la fila correspondiente.
La celda H2 vinculada muestra VERDADERO mientras el control de formulario está seleccionado.
Resuma la lista. Cuente los controles seleccionados con . Después de copiar un control, confirme que su enlace de celda apunta a la fila correcta. Consulte la guía de la pestaña Desarrollador y la guía de Controles de formulario=COUNTIF(H2:H6,TRUE) de Microsoft .
Una fórmula IF muestra cada estado, y COUNTIF suma las filas marcadas.

¿Qué método debería elegir?

Utilice casillas de verificación en las celdas para controles sencillos: sus valores VERDADERO/FALSO ya están incluidos. Utilice controles de formulario para objetos flotantes o versiones de escritorio antiguas. Los controles de formulario no se pueden usar en Excel para la web; Microsoft advierte que continuar editando un libro de trabajo en el navegador después de que aparezca un aviso sobre funciones no compatibles puede eliminarlos. Ábralo en Excel de escritorio para conservar los controles.

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