Importación y exportación de Office Outlook 2010: Transferencia de datos con un archivo PST

Para transferir datos de Outlook 2003, 2007 o 2010 a Outlook 2010, importe un archivo de datos de Outlook (.pst) . Para crear una copia de su correo de Outlook 2010 y otros elementos seleccionados, expórtelos a un archivo PST. Los menús difieren: la importación se inicia en Archivo > Abrir > Importar , mientras que la exportación se realiza en Archivo > Opciones > Avanzado > Exportar . Estos pasos corresponden a la versión clásica de Outlook 2010; las versiones más recientes utilizan menús diferentes. La guía de migración de Outlook 2010 de Microsoft muestra la ruta de importación específica para cada versión.

Qué contiene un archivo PST

Un archivo PST puede almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos seleccionados, contactos, elementos del calendario, tareas y la estructura de carpetas. Al exportarlo, se crea una copia; no se eliminan los elementos originales. Úselo para transferir datos seleccionados entre perfiles de Outlook o para realizar copias de seguridad periódicas de los datos del buzón.

Un archivo PST no es una copia de seguridad completa del perfil: omite reglas, remitentes bloqueados, vistas de carpetas, permisos, configuración de Autoarchivo y credenciales de cuenta o configuración del servidor. En el modo de intercambio en caché, una exportación puede incluir solo elementos de la caché local, así que confirme que el historial que necesita se haya sincronizado. La guía de exportación de PST de Microsoft explica estas limitaciones.

Para explorar un archivo PST sin integrarlo en el buzón actual, seleccione Archivo > Abrir > Abrir archivo de datos de Outlook . Outlook lo mostrará como una estructura de carpetas independiente. Utilice la opción Importar cuando desee guardar copias en un buzón de destino.

Importar un archivo PST a Outlook 2010

1. Abra el asistente de importación. En Outlook 2010, seleccione Archivo > Abrir > Importar .

2. Elija la acción de importación. Seleccione Importar desde otro programa o archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente .

3. Seleccione el archivo PST y el comportamiento de duplicados. Elija Archivo de datos de Outlook (.pst) , haga clic en Siguiente , busque el archivo y seleccione si Outlook debe reemplazar los duplicados, permitirlos u omitirlos. Permitir duplicados puede provocar que se repitan mensajes o contactos si importa la misma copia de seguridad nuevamente.

4. Elige qué importar y dónde. Selecciona la carpeta principal del archivo PST para importar todas las carpetas disponibles, o elige una carpeta específica. Mantén marcada la opción "Incluir subcarpetas" para obtener una estructura de carpetas completa. Elige el buzón o la carpeta de destino y, a continuación, haz clic en Finalizar . Si solo necesitas una carpeta específica, como Contactos o Calendario, la selección será más limitada.

Si el archivo PST está protegido con contraseña, introdúzcala cuando Outlook se la solicite. Espere a que finalice la importación y, a continuación, revise las carpetas de destino y algunos elementos. Si solo necesita importar unos pocos mensajes o contactos, abra el archivo PST y arrástrelos a Outlook en lugar de importar el archivo completo.

Exportar datos de Outlook 2010 a un archivo PST.

1. Inicie el asistente de exportación. Seleccione Archivo > Opciones > Avanzadas y, a continuación, haga clic en Exportar . Consulte la referencia de opciones avanzadas de Microsoft Outlook 2010 .

2. En el Asistente para importar y exportar, seleccione Exportar a un archivo y haga clic en Siguiente . Seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst) y, a continuación, haga clic en Siguiente de nuevo.

3. Seleccione las carpetas. Elija la carpeta raíz del buzón y deje marcada la opción «Incluir subcarpetas» para incluir la Bandeja de entrada, Calendario, Contactos, Tareas y las carpetas anidadas. Para una exportación parcial, seleccione solo la carpeta que necesita y configure el comportamiento de las subcarpetas según sus necesidades.

4. Nombra y guarda el archivo. Navega hasta una carpeta local, introduce un nombre descriptivo Outlook-backup.psty haz clic en Finalizar . Usa un nombre de archivo diferente para cada copia de seguridad. Si seleccionas un archivo PST existente, elige cómo gestionar los elementos que ya contiene. La contraseña es opcional; si la configuras, introdúcela y verifícala cuando se te solicite, y luego guárdala de forma segura. Outlook te la pedirá al abrir el archivo.

Espere a que finalice la exportación antes de copiar el archivo PST. Guárdelo en una unidad local en lugar de en una carpeta de sincronización activa de OneDrive; Microsoft advierte que OneDrive no sincroniza correctamente los archivos PST abiertos. A continuación, copie el archivo finalizado a un almacenamiento independiente para realizar otra copia de seguridad.

Si el resultado son carpetas o elementos faltantes

• Faltan contactos, calendario o subcarpetas: exporte desde la raíz del buzón y marque la opción " Incluir subcarpetas" . La guía de solución de problemas de Microsoft indica que las subcarpetas no marcadas son una causa común.
• Faltan correos electrónicos antiguos: confirme la cuenta y el rango de sincronización; el modo de intercambio en caché puede exportar solo los elementos que se encuentren en su caché local.
• Acceso denegado: copie el archivo PST desde el medio de solo lectura a una carpeta local con permisos de escritura e inténtelo de nuevo.

Al trasladar equipos, recuerde que el archivo PST contiene elementos seleccionados, no la configuración de la cuenta; agregue la cuenta de correo electrónico al perfil de destino por separado. La guía de transferencia de Microsoft explica los archivos PST y OST. Para obtener instrucciones de importación actualizadas, consulte las instrucciones de importación de PST de Microsoft .