La forma más fiable de crear un PDF rellenable en LibreOffice Writer es insertar controles de formulario reales y, a continuación, exportar el documento con la opción «Crear formulario PDF» activada. Un cuadro de texto es un campo de entrada; una casilla de verificación permite al lector realizar una selección. Las líneas impresas, las celdas en blanco y los guiones bajos solo parecen campos; no se convierten automáticamente en controles PDF interactivos.
Puedes crear un formulario básico de solicitud, admisión o registro sin conectarlo a una base de datos. Mantén el archivo editable de Writer como origen, usa la barra de herramientas de Controles de formulario para insertar campos y prueba el PDF exportado en un lector de PDF antes de compartirlo. Los pasos que se describen a continuación utilizan las etiquetas en inglés de la Ayuda de LibreOffice 26.8; la redacción y la ubicación de la barra de herramientas pueden variar ligeramente según la versión y el sistema operativo. La Ayuda de Controles de formulario de LibreOffice describe los controles disponibles y cómo insertarlos.
Comience con un nuevo documento de Writer y decida qué información debe ingresar el destinatario. Para un formulario de registro de eventos sencillo, podría necesitar campos de texto para Nombre y Correo electrónico, una casilla de verificación para Asistir, un grupo de botones de opción para Tipo de entrada y un menú desplegable para País. Una casilla de verificación funciona cuando se pueden seleccionar varias respuestas; un grupo de botones de opción funciona cuando el destinatario debe elegir una respuesta. Una lista o un cuadro combinado es útil cuando las opciones se conocen de antemano.
Antes de insertar los controles, coloque etiquetas claras en el documento. Una tabla pequeña puede mantener alineadas las etiquetas y los campos, mientras que los encabezados separan las secciones. Deje suficiente ancho y alto para las respuestas típicas. Use un título de formulario breve y descriptivo, y agregue instrucciones donde un campo en blanco podría resultar confuso. Planificar los campos con anticipación reduce la necesidad de redimensionarlos posteriormente y ayuda a garantizar que cada control tenga una función.
Seleccione Ver > Barras de herramientas > Controles de formulario . En la barra de herramientas, active el Modo de diseño para poder agregar y editar controles. Haga clic en el control Cuadro de texto y, a continuación, haga clic y arrastre en la página para ajustar su tamaño junto a una etiqueta como «Nombre completo». La ayuda actual de LibreOffice describe esta misma secuencia básica: seleccione un icono de control y, a continuación, haga clic y arrastre en el documento.
Si la barra de herramientas no aparece, vuelva a abrirla desde Ver > Barras de herramientas. Si al hacer clic en la página se selecciona texto en lugar de colocar un control, compruebe que el Modo de diseño esté activado y que la herramienta Cuadro de texto esté seleccionada. Al finalizar la edición, desactive el Modo de diseño para usar los campos con normalidad.
Repita el proceso de inserción para cada campo planificado. Utilice cuadros de texto para respuestas abiertas, casillas de verificación para opciones independientes de sí/no o selección múltiple, botones de opción para seleccionar una de varias opciones y listas desplegables o cuadros combinados para un conjunto compacto de opciones. Mantenga cada control alineado con su etiqueta impresa y con un tamaño suficiente para un uso cómodo.
Haz clic con el botón derecho en un control y selecciona Propiedades del control para revisar su configuración. Asigna a cada campo un nombre único y descriptivo, como ApplicantNameo ContactEmail. Establece una etiqueta o texto de ayuda útil cuando esté disponible, y configura las opciones o la longitud máxima del texto cuando el campo lo requiera. Un nombre de campo único facilita la identificación de los datos si posteriormente se recopilan o exportan las respuestas.
Para los botones de opción que pertenecen a la misma pregunta, asígneles la misma propiedad Nombre para que solo se seleccione una respuesta a la vez en ese grupo. Asigne un nombre diferente a cada pregunta. LibreOffice indica que el nombre compartido establece el grupo funcional; el cuadro de grupo circundante es principalmente una ayuda visual. Para las preguntas que admiten más de una respuesta, utilice casillas de verificación independientes.
Establezca un orden de activación o tabulación lógico para que el destinatario pueda pasar del primer campo al último pulsando la tecla Tab. Seleccione el control Orden de activación en la barra de herramientas Diseño de formulario para abrir el cuadro de diálogo Orden de tabulación y, a continuación, organice los campos en el mismo orden en que una persona lee la página. Esto es importante para los usuarios que solo utilizan el teclado y facilita la introducción rápida de datos.
Desactive el modo Diseño y pruebe el formulario en Writer. Haga clic en los cuadros de texto, escriba ejemplos, active o desactive todas las casillas de verificación, seleccione cada opción de botón de radio y abra cada lista. Pulse la tecla Tab repetidamente y confirme que el foco se desplaza por los controles de forma lógica. Si no puede interactuar con un control, vuelva al modo Diseño solo para editarlo; de lo contrario, los usuarios podrían seleccionarlo o moverlo en lugar de rellenarlo.
Primero, guarda el documento de trabajo como un archivo ODT para poder volver al archivo original editable. A continuación, selecciona Archivo > Exportar como > Exportar como PDF . En las opciones de PDF, abre la pestaña General y selecciona Crear formulario PDF . La ayuda actual de LibreOffice explica que esta opción crea un formulario PDF que los usuarios pueden completar e imprimir. Si no se selecciona esta casilla, la página puede verse correctamente, pero el archivo exportado no tendrá campos interactivos.
El menú Formato de envío permite elegir el formato de datos para el envío del formulario, como FDF, PDF, HTML o XML. No selecciona automáticamente una dirección de correo electrónico, un servicio web ni un destino para las respuestas. Si su PDF incluye un botón de envío, configure su acción y URL como un paso aparte y pruébelo con el servicio que recibirá los datos. Si el formulario se completará y guardará localmente, deje el flujo de trabajo de envío sin configurar, a menos que tenga un requisito específico. Evite imprimir el documento en un nuevo PDF como alternativa a la exportación; la exportación directa a PDF es el paso que incluye los controles interactivos del formulario.
Abra el archivo exportado en un lector de PDF compatible con formularios rellenables. Haga clic en cada campo, escriba información de ejemplo, marque y desmarque casillas, cambie las selecciones de los botones de opción, abra el menú desplegable y guarde una copia. Cierre y vuelva a abrir esa copia para confirmar que los datos se conservan. Pruebe también la navegación con el teclado (tecla Tab). Si los destinatarios van a usar una vista previa en el navegador o una aplicación móvil de PDF, pruebe también esos entornos, ya que la compatibilidad y la apariencia de los campos pueden variar entre lectores.
Compara el PDF con el diseño original de Writer. Busca campos recortados, etiquetas desalineadas, valores predeterminados inesperados y controles difíciles de pulsar. Prueba con texto largo y realista en al menos un campo. Si el formulario está dirigido a un público amplio, revisa también el contraste, la legibilidad de las etiquetas, el orden de tabulación y el comportamiento del lector de pantalla; seleccionar una opción de exportación a PDF relacionada con la accesibilidad no sustituye la comprobación del formulario exportado.
Para obtener un resultado fiable, conserve el archivo fuente ODT, exporte con la opción "Crear formulario PDF" activada y pruebe el PDF directamente en lugar de confiar en la vista previa de Writer. Esta breve revisión permite detectar las principales causas de formularios que no se pueden rellenar o que presentan problemas antes de que los destinatarios los reciban.
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