Para crear y enviar una invitación a una reunión en Outlook, abre Calendario, crea una reunión, agrega asistentes, elige una fecha y hora, y selecciona Enviar . En la nueva versión de Outlook para Windows y Outlook en la web, ve a Calendario > Nuevo evento . En la versión clásica de Outlook para Windows, selecciona Nuevos elementos > Reunión desde Correo o Nueva reunión desde Calendario. Una solicitud de reunión permite que los invitados respondan; una cita sin asistentes solo aparece en tu calendario.
Las etiquetas de Outlook varían según la versión y la cuenta. Los pasos que se describen a continuación abarcan la nueva versión de Outlook, la aplicación web y la versión clásica, para que pueda usar los nombres de menú correspondientes en su pantalla.
Abra un formulario de reunión. En Outlook nuevo, seleccione Calendario y luego Nuevo evento . En Outlook en la web, seleccione Nuevo evento > Evento . En Outlook clásico, cree una solicitud desde Elementos nuevos > Reunión en su Bandeja de entrada o Nueva reunión en Calendario. También puede usar Ctrl+Mayús+Q en Outlook clásico. Microsoft enumera las rutas específicas de cada versión en sus instrucciones para programar reuniones en Outlook .
Agregue un asunto y los invitados. Escriba un título breve y específico para que los destinatarios sepan por qué la reunión está en su calendario. Seleccione «Invitar asistentes» e ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico de cada persona. Marque a los participantes esenciales como «Obligatorio» y a las personas cuya asistencia es opcional como «Opcional ». «Opcional» indica que no se espera la asistencia; esto no impide que la persona acepte. En Outlook clásico, agregue personas en la línea «Para» o use los controles de asistentes en el Asistente para programación.
Seleccione una fecha y hora. Introduzca la hora de inicio y finalización, o seleccione « Todo el día» para un evento que dure todo el día. Si la cuenta ofrece franjas horarias sugeridas, elija una que funcione. Para las cuentas profesionales y educativas de Microsoft 365 o Exchange, el Asistente para programación puede mostrar la disponibilidad de los invitados. Compruebe la fecha, la hora y la zona horaria que se muestran antes de enviar el mensaje, especialmente si los asistentes se encuentran en diferentes regiones. Outlook guarda las horas de las reuniones en UTC y muestra a cada destinatario el equivalente en su zona horaria; consulte la guía de zonas horarias de Microsoft .
Agregue una ubicación o reunión en línea. Ingrese la dirección de la sala o calle en Ubicación . Según su cuenta y organización, Outlook puede ofrecerle una búsqueda de salas o un localizador de salas. Si su cuenta está conectada a Teams, active la opción de reunión de Teams para incluir los detalles de la reunión en línea. Confirme que el enlace aparezca en la invitación antes de enviarla. Para otra plataforma de video, use el enlace del proveedor e inclúyalo en la ubicación o en el cuerpo del mensaje. Microsoft explica cómo programar reuniones de Teams desde Outlook .
Agregue la agenda, los archivos y el cronograma de repetición. Use el área de mensaje o descripción para indicar el propósito, la preparación y los enlaces que los asistentes necesiten. Adjunte los archivos pertinentes si su versión de Outlook lo permite. Para una reunión recurrente, seleccione Recurrente o Hacer recurrente en Outlook nuevo o Outlook en la web, luego configure el intervalo y la fecha de finalización. En Outlook clásico, seleccione Reunión > Recurrencia , configure el patrón y seleccione Aceptar . Revise la serie cuidadosamente: una invitación recurrente crea varias entradas en el calendario, así que elija una fecha de finalización que coincida con el plan.
Revisa y envía. Verifica la lista de asistentes, el asunto, la fecha, la zona horaria, la ubicación o los detalles de Teams, la periodicidad y los archivos adjuntos. Luego, selecciona Enviar . Outlook envía la solicitud de reunión a los invitados y realiza un seguimiento de las respuestas (siempre que sea compatible). Si detectas algún error después de enviarla, abre la reunión desde tu calendario, edítala y envía una actualización para que los asistentes existentes reciban el cambio.
Los invitados pueden abrir la solicitud y elegir Aceptar , Provisional o Rechazar . En Outlook en la web, también pueden confirmar su asistencia desde la lista de mensajes; Más opciones ofrece opciones adicionales. Una invitación aceptada normalmente aparece en el calendario del destinatario, aunque la visualización exacta puede variar según la cuenta o el servicio de calendario del destinatario. Microsoft describe la confirmación rápida de asistencia en Outlook en la web .
Para revisar las respuestas como organizador, abra la reunión desde Calendario y seleccione Seguimiento para abrir el panel de seguimiento en el nuevo Outlook. En Outlook clásico, abra la reunión y seleccione Seguimiento en la cinta Reunión. La lista muestra quién aceptó, aceptó provisionalmente, rechazó o no ha respondido. Un estado en blanco o "Sin respuesta" no es lo mismo que un rechazo. Microsoft señala que la visibilidad de las respuestas para los invitados depende de su versión de Outlook y de si pertenecen a la misma organización de Microsoft 365; en Outlook clásico, un invitado que decide no enviar una respuesta puede no aparecer como que ha respondido. Consulte las instrucciones oficiales del panel de seguimiento y las notas sobre la visibilidad de las respuestas .
Primero, compruebe si está utilizando Outlook nuevo, Outlook clásico u Outlook en la web; Microsoft mantiene instrucciones diferentes porque sus menús no son idénticos. Si el Asistente para programar no aparece o no muestra disponibilidad, es posible que su cuenta no proporcione información sobre disponibilidad laboral o escolar, o que su organización la restrinja. Aún puede introducir la fecha y la hora manualmente. Si no está disponible la opción de Teams, añada el enlace y la ubicación de la conferencia aprobados que utiliza su organización y, a continuación, confirme que estos detalles sean visibles en la invitación.
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