Cómo encontrar valores duplicados en Microsoft Excel: 3 métodos

Para encontrar valores duplicados en Microsoft Excel, utilice el formato condicional para resaltarlos, la fórmula CONTAR.SI para etiquetarlos en una columna auxiliar o la función Eliminar duplicados para borrar los registros repetidos. Comience resaltando los valores o utilizando una fórmula cuando necesite revisar las coincidencias; utilice la función de eliminación solo después de determinar qué se considera un duplicado y de haber creado una copia de los datos originales.

Los ejemplos que se muestran a continuación utilizan una lista en el rango A2:A100, con un encabezado en la fila 1. Un valor repetido en una columna es diferente de un registro duplicado: dos filas pueden compartir una dirección de correo electrónico, pero tener nombres o departamentos diferentes. Para limpiar una tabla, determine qué columnas definen una coincidencia antes de elegir un método.

Elige el método correcto

• Resaltar celdas: inspeccione rápidamente los valores repetidos sin modificar los datos.
• Utilice COUNTIF: cree una etiqueta reutilizable de Duplicado o Repetir junto a cada valor.
• Eliminar duplicados: elimina filas según la columna seleccionada o una combinación de columnas.

1. Resaltar duplicados con formato condicional

Esta es la comprobación visual más rápida. Si desea encontrar direcciones de correo electrónico repetidas, seleccione solo las celdas del correo, como A2:A100, en lugar del encabezado. La regla integrada compara los valores seleccionados y puede marcar cada aparición en un grupo duplicado.

1. Seleccione el rango que desea comprobar.

   

2. En la pestaña Inicio , seleccione Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Valores duplicados .

   

3. En el cuadro de diálogo, deje seleccionada la opción Duplicar , elija un formato y seleccione Aceptar .

   

Excel resalta las celdas coincidentes, pero no las elimina. En el ejemplo siguiente, se marcan tanto la primera como las siguientes apariciones de cada correo electrónico repetido; las direcciones únicas permanecen sin formato.

Para resaltar los valores únicos, seleccione «Único» en el mismo cuadro de diálogo. La regla integrada no puede formatear valores duplicados en el área «Valores» de un informe de tabla dinámica; utilice un rango normal o una comprobación basada en fórmulas. Consulte las instrucciones de Microsoft para encontrar y eliminar duplicados .

2. Marcar coincidencias con una fórmula CONTAR.SI

Una columna auxiliar resulta útil cuando se desea una etiqueta que se pueda filtrar, ordenar o revisar posteriormente. En B2, introduzca esta fórmula y pulse Intro:

=IF(A2="","",IF(COUNTIF($A$2:$A$100,A2)>1,"Duplicate",""))

Reemplaza A100 con la última fila de tu lista. Los signos de dólar mantienen fijo el rango de búsqueda a medida que avanzas en la fórmula, mientras que A2 cambia a A3, A4, etc. La función IF externa deja las filas en blanco sin marcar. Dado que la fórmula cuenta todo el rango, etiqueta todas las ocurrencias de un valor repetido, incluida su primera aparición.

1. Con B2 seleccionado, arrastre su controlador de relleno hacia abajo a través de las filas que desea comprobar, o copie y pegue la fórmula en el resto de la columna B.

   

Si desea etiquetar únicamente la segunda aparición y las posteriores, utilice un rango creciente en su lugar:

=IF(A2="","",IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)>1,"Repeat",""))

Para duplicar una fila completa basándose en tres campos de las columnas A, B y C, coloque esto en una columna auxiliar y rellénela hacia abajo:

=COUNTIFS($A$2:$A$100,A2,$B$2:$B$100,B2,$C$2:$C$100,C2)>1

Esta función devuelve VERDADERO para cada fila cuya combinación A/B/C aparezca más de una vez. Agregue o elimine pares de columnas para que coincidan con su tabla. COUNTIF admite un criterio; COUNTIFS admite varios criterios. La documentación de referencia de COUNTIF de Microsoft también indica que la coincidencia de texto no distingue entre mayúsculas y minúsculas, y que los espacios adicionales o los caracteres no imprimibles pueden afectar los resultados.

3. Elimine las filas duplicadas con Eliminar duplicados.

Utilice esta opción solo cuando esté listo para eliminar registros. Copie primero el rango o la hoja de cálculo original. Seleccione la tabla completa para que sus columnas permanezcan juntas y, a continuación, elija Datos > Eliminar duplicados .

Si la tabla tiene encabezados de columna, marque la casilla " Mis datos tienen encabezados ". En "Columnas" , seleccione los campos que definen un duplicado y, a continuación, haga clic en "Aceptar" .

• Seleccione únicamente Correo electrónico si desea que cualquier correo electrónico repetido se considere duplicado. Excel eliminará la última fila completa, incluso si el nombre o el departamento son diferentes.
• Seleccione todas las columnas si desea eliminar únicamente las filas donde coincida el registro seleccionado completo.

Excel conserva la primera coincidencia y elimina las filas posteriores que coincidan con la clave seleccionada. Esta eliminación afecta al rango o tabla seleccionados, incluidas las columnas que no se marcaron en el cuadro de diálogo. Revise la cantidad de filas eliminadas y use Ctrl+Z inmediatamente si el resultado no es el esperado. Microsoft explica este comportamiento en su guía para filtrar valores únicos y eliminar duplicados .

Si Excel no encuentra un duplicado

Los valores que parecen similares pueden contener espacios iniciales o finales, caracteres no imprimibles o formatos subyacentes diferentes. Limpie una copia de los datos con funciones como TRIM o CLEAN y vuelva a comprobarlos. COUNTIF trata el texto en mayúsculas y minúsculas como si fuera el mismo, así que utilice un método de comparación diferente si es necesario distinguir los registros por mayúsculas o minúsculas. Para una primera revisión segura, resalte o etiquete las coincidencias, revíselas y solo entonces elimine las filas.