Cómo restringir la impresión y la descarga en ONLYOFFICE

Puedes compartir un documento de ONLYOFFICE con alguien que debería leerlo y descubrir que el destinatario aún puede imprimir o descargar una copia. La restricción adecuada depende de dónde esté almacenado el archivo: ONLYOFFICE Workspace tiene una configuración para compartir solo con usuarios de lectura y comentarios, DocSpace tiene una restricción para enlaces compartidos y una integración personalizada de ONLYOFFICE Docs puede transferir permisos de impresión y descarga al editor. Estos controles no funcionan de la misma manera, así que primero identifica tu producto y método para compartir.

Antes de modificar el acceso, determine qué necesita hacer el destinatario. Si solo necesita revisar un documento en pantalla, restrinja la impresión, la descarga y la copia de forma conjunta, si esta opción está disponible. Si necesita editar, una restricción de solo lectura podría ser demasiado limitante; utilice los controles de permisos de la integración con Documentos o un flujo de trabajo de acceso más adecuado. Pruebe con una cuenta independiente antes de aplicar la configuración a material confidencial.

Elige el método que mejor se adapte a tu configuración de ONLYOFFICE.

Si los menús no coinciden con estos nombres, compruebe si está utilizando Workspace, DocSpace o un editor integrado en otra plataforma. El editor de Docs no gestiona las cuentas de usuario ni la política de uso compartido de archivos; en una integración personalizada, la aplicación anfitriona debe decidir qué permisos enviar.

Opción 1: Restringir la impresión y la descarga en ONLYOFFICE Workspace

Workspace incluye una restricción de uso compartido avanzada. Se aplica a los usuarios con acceso de solo lectura o de comentarios al archivo. Esta configuración también bloquea la copia, por lo que resulta útil cuando los destinatarios necesitan ver o comentar el archivo, pero no deben usar los controles habituales del editor para copiarlo.

1. Abra la configuración de uso compartido del archivo . En el módulo Documentos, esta opción está disponible en los controles de uso compartido del archivo o en los controles de permisos de acceso del editor.
2. Configure las personas o grupos pertinentes como de solo lectura o con permisos para comentar . Revise cada entrada; no dé por sentado que el uso compartido heredado de una carpeta es la única vía de acceso.
3. Abra la configuración avanzada mediante el control correspondiente en la ventana de Configuración de uso compartido.
4. Habilitar No se puede imprimir, descargar ni copiar el archivo (para Solo lectura y Comentarios) .
5. Guarda los cambios. Usa la opción de guardar sin notificación si no quieres que Workspace envíe un aviso, o guarda y notifica cuando se deba informar a los destinatarios de que la política ha cambiado.

ONLYOFFICE documenta que esta configuración avanzada se aplica al uso compartido interno y público. Restringe los tipos de acceso de solo lectura y comentarios; no es un interruptor independiente para imprimir únicamente. Si desea que los destinatarios lean el documento pero también descarguen una copia, este control integrado no cumple con ese requisito. Desactívelo y utilice un flujo de trabajo que otorgue las capacidades específicas que necesita.

No confunda la opción «No se pueden cambiar los ajustes de uso compartido» (para acceso completo) con una restricción de impresión o descarga. Esta opción limita la posibilidad de que los usuarios con acceso completo cambien los ajustes de uso compartido; no les impide imprimir o descargar el archivo. Si necesita editar el archivo pero no puede exportarlo, utilice otro método o una integración personalizada de Documentos en lugar de asumir que esta casilla lo soluciona.

Opción 2: Restringir un enlace compartido en ONLYOFFICE DocSpace

Para un enlace de DocSpace, edite el enlace directamente. Esto resulta útil para enlaces a salas públicas o personalizadas cuando el destinatario no necesita iniciar sesión como un usuario específico de Workspace. Aplique la restricción antes de distribuir el enlace o actualice el enlace activo e informe del cambio a los destinatarios actuales.

1. Abra el panel de Compartir del archivo o los controles de administración de enlaces del archivo.
2. Seleccione el enlace compartido existente y abra su configuración de enlace . Si está creando un enlace nuevo, primero elija su rol de acceso y audiencia.
3. Habilitar la restricción de copia, descarga e impresión del contenido de los archivos .
4. Guarda la configuración del enlace y confirma que el enlace permanece activo con el público y el rol previstos.

DocSpace aplica esta restricción a los enlaces compartidos, incluidos los de salas públicas o personalizadas. Bloquea la copia, la descarga y la impresión a través de dicho enlace, por lo que conviene comprobar el enlace en sí, no solo la vista del propietario del archivo. Si un archivo es accesible mediante más de un enlace, inspeccione cada enlace por separado. Una restricción en un enlace no implica que todas las demás rutas de uso compartido tengan la misma política.

Opción 3: Configurar permisos de impresión y descarga en una integración de ONLYOFFICE Docs

Si ONLYOFFICE Docs está integrado en un portal, plataforma de aprendizaje o aplicación personalizada, el integrador puede configurar los campos de permisos del documento al inicializar el editor. Los documentos oficiales de la API de Docs document.permissions.downloady document.permissions.print; ambos tienen por defecto true. Configúrelos en falsepara eliminar los controles correspondientes de Descargar como e Imprimir de la interfaz del editor.

const config = {
  document: {
    permissions: {
      download: false,
      print: false
    }
  }
};

const editor = new DocsAPI.DocEditor("placeholder", config);

El ejemplo muestra el objeto de permisos, no la configuración completa del editor. La aplicación host debe proporcionar la configuración normal del documento, el editor y la seguridad. Los permisos se establecen en el servidor según el usuario autenticado y la política del documento. No permita que un usuario del navegador modifique la configuración y, por lo tanto, obtenga más acceso.

Si la política también requiere desalentar la copia de texto del editor, ONLYOFFICE Docs cuenta con un copypermiso independiente. No es lo mismo que imprimir o descargar. Deshabilitar la impresión y la descarga oculta esas acciones del editor; sin embargo, no protege por sí solo un archivo fuente expuesto en una URL de almacenamiento de acceso directo. La aplicación integrada debe proteger la URL del documento y aplicar sus propias reglas de acceso.

Qué pueden y qué no pueden hacer estas restricciones

Estas opciones controlan las acciones normales de compartir o editar en ONLYOFFICE. Son controles de acceso, no una garantía de que la información visible no pueda ser capturada. Un usuario aún podría tomar una captura de pantalla, fotografiar la pantalla o transcribir información manualmente. Si alguien ya descargó o imprimió una copia antes de que usted modificara el acceso, una nueva restricción no podrá recuperarla. Para contenido altamente confidencial, limite quién puede abrirlo, utilice enlaces que caduquen o estén protegidos con contraseña cuando estén disponibles y considere si el destinatario realmente necesita acceso.

Los roles de acceso también son importantes. Una restricción de solo lectura en el espacio de trabajo no elimina automáticamente los derechos de descarga de un usuario con acceso completo. Una restricción de enlace de DocSpace se aplica a ese enlace y no debe asumirse que rige otros enlaces. Un permiso de API en una integración personalizada controla las acciones disponibles del editor, mientras que la aplicación host sigue protegiendo el archivo subyacente. Adapte el control a la ruta de acceso en lugar de tratar todas las instalaciones de ONLYOFFICE como un único sistema de uso compartido.

Verifica la restricción con una cuenta de prueba.

1. Utilice una cuenta independiente con el mismo rol que el destinatario previsto, o abra el enlace de DocSpace en un perfil de navegador diferente.
2. Confirme que el archivo se abre con la vista, los comentarios o la capacidad de edición deseados.
3. Compruebe que las acciones de Imprimir y Descargar no estén presentes o estén deshabilitadas en el editor o flujo de enlaces correspondiente.
4. Para Workspace, confirme también que el usuario tenga acceso de solo lectura o de comentarios; un rol diferente podría quedar fuera de la restricción incluida.
5. Para una integración personalizada, pruebe el documento dentro de la aplicación anfitriona y confirme que el archivo de respaldo no se puede obtener a través de una URL directa no protegida.
6. Revise todos los enlaces activos y cualquier acceso a grupos o carpetas que pueda proporcionar una segunda ruta al mismo archivo.

Si el destinatario aún puede imprimir o descargar, compruebe primero si abrió un enlace diferente, tiene un rol de acceso superior o está utilizando una copia local guardada previamente. En una integración personalizada, solicite al administrador de la aplicación que revise los permisos enviados en la configuración del editor y las reglas de acceso al almacenamiento del host. Una prueba exitosa se da cuando el usuario previsto puede realizar el trabajo necesario, aunque las acciones restringidas no estén disponibles a través de esa ruta de uso compartido específica.

Referencias oficiales de ONLYOFFICE

• ONLYOFFICE Workspace: Compartir archivos y carpetas
• ONLYOFFICE DocSpace: Compartir archivos y carpetas
• API de documentos de ONLYOFFICE: Permisos de documentos
• API de ONLYOFFICE Docs: Permisos para compartir e imprimir/descargar