Cómo crear un campo de hipervínculo en Access 2010

Para crear un campo de hipervínculo en Access 2010, abra una tabla en la vista Diseño, agregue un nombre de campo como Sitio web o Correo electrónico y establezca su Tipo de datos en Hipervínculo . Guarde la tabla y, a continuación, introduzca o edite los destinos en la vista Hoja de datos. Un campo de hipervínculo almacena una dirección que Access puede abrir; no copia una página web ni adjunta un archivo a la base de datos.

Cuándo utilizar un campo de hipervínculo

Utilice este tipo de datos cuando los usuarios de la base de datos necesiten acceder a un sitio web, dirección de correo electrónico o ubicación de archivo relacionados con un registro. Algunos ejemplos son el sitio web público de una empresa, la dirección de correo electrónico de un contacto o un documento almacenado en una unidad de red compartida. El destino debe existir y cada usuario debe tener permiso para acceder a él.

Un hipervínculo es diferente de un campo de archivo adjunto: almacena un destino, no el archivo en sí. También puede incluir texto de visualización opcional, una subdirección y una información sobre la pantalla junto con la dirección. Microsoft documenta un máximo de 2048 caracteres para un campo de hipervínculo. Si un informe, una consulta u otro programa necesita una URL de texto sin formato, considere si un campo de texto corto sería más adecuado y pruebe cómo su base de datos utiliza el valor.

Para documentos compartidos, una ruta UNC suele \server\shareolder\guide.pdfser más fácil de usar para los compañeros de trabajo que una letra de unidad, que puede estar asignada de forma diferente en cada PC. Un enlace a un archivo en tu propio ordenador no funcionará automáticamente para otros usuarios.

Cree el campo en Access 2010.

1. Abra la tabla en la vista Diseño. Si ya tiene una tabla, haga clic con el botón derecho en el panel de navegación y seleccione Vista Diseño . Para crear una tabla, seleccione Crear > Tabla , guárdela con un nombre y cambie a la vista Diseño desde el menú contextual de su pestaña.
2. Agregue un nombre de campo. En la primera fila en blanco debajo de Nombre de campo , ingrese un nombre claro como Website, Email, o DocumentLink. Use un campo separado para cada tipo de destino que necesite almacenar.
3. Establezca su tipo de datos. En la misma fila, abra la lista Tipo de datos y seleccione Hipervínculo . Deje los campos no relacionados, como el nombre o el número de teléfono de una persona, con los tipos de texto o numéricos correspondientes.
4. Guarda el diseño de la tabla. Pulsa Intro Ctrl+S. Si Access te pide que nombres una tabla nueva, introduce un nombre descriptivo y confírmalo. Cambia a la vista Hoja de datos cuando estés listo para añadir registros.

Introduzca un enlace a un sitio web, archivo o correo electrónico.

En la vista Hoja de datos, introduzca una dirección web completa que comience con https://, por ejemplo https://www.example.org. Incluya el esquema para que Access tenga un destino explícito. Para un archivo compartido, introduzca su ruta de acceso. Access puede mostrar un hipervínculo en azul y subrayado, pero la apariencia por sí sola no confirma que la dirección sea correcta.

Para crear un enlace de correo electrónico con un asunto, seleccione la celda y abra Hipervínculo > Editar hipervínculo desde su menú contextual, o pulse Intro Ctrl+K. En el cuadro de diálogo, seleccione Dirección de correo electrónico , introduzca el destinatario y, opcionalmente, el asunto. Confirme con Aceptar . Al hacer clic en el enlace, se le pedirá a la aplicación de correo electrónico configurada en el equipo que redacte un mensaje; no se garantiza que se abra Outlook a menos que Outlook sea el gestor de correo predeterminado.

También puede usar el cuadro de diálogo de hipervínculo para que la etiqueta mostrada sea más legible que una URL larga. Mantenga la precisión del destino y use un texto que indique al usuario a dónde lleva el enlace. La documentación de Microsoft Access describe la dirección, el texto que se muestra, la subdirección y la información en pantalla del campo en su guía de campos de hipervínculo .

Prueba el enlace y soluciona los problemas comunes.

• La URL parece clicable pero no se abre: edite el hipervínculo y compruebe si hay algún error tipográfico, si falta algún carácter https://o si la dirección de la página está obsoleta. Pruebe a acceder directamente al destino en un navegador.
• Un enlace a un archivo solo funciona en un equipo: confirme que el archivo se encuentra en una ubicación compartida y que el usuario actual tiene acceso. Si corresponde, reemplace la ruta o letra de unidad específica del equipo con la ruta compartida correcta.
• Un enlace de correo electrónico no abre una ventana para redactar el mensaje: compruebe que Windows tenga configurada una aplicación de correo electrónico predeterminada. La dirección y el asunto en Access completan una solicitud para el programa de correo; no envían el mensaje.
• Necesitas cambiar un destino guardado: usa la opción Editar hipervínculo en lugar de reemplazar solo la etiqueta visible. Guarda el registro y prueba el nuevo destino.

Para una prueba segura, utilice una página pública de confianza, un archivo al que tenga acceso o su propia dirección de correo electrónico. Evite abrir enlaces inesperados de registros que no reconozca. Los valores de los hipervínculos pueden contener más información que el texto visible, así que revise el destino real antes de confiar en una etiqueta.

Para obtener información adicional, consulte la documentación de Microsoft Access sobre tipos de datos y propiedades de campo, así como su referencia sobre HyperlinkPart , que explica cómo Access separa y lee las partes de un valor de hipervínculo.