Excel tiene la capacidad inherente de trabajar con archivos XML, incluso si no cumplen con los estándares universalmente aceptados. Estos archivos pueden contener datos en formatos incompatibles, lo que eventualmente genera problemas al intercambiar datos entre sistemas a través de internet. Convertir datos a XML puede reducir la probabilidad de problemas de incompatibilidad. XML se utiliza para almacenar datos en archivos o bases de datos, y con Excel 2010 se pueden recuperar datos de archivos XML para realizar operaciones avanzadas.
XML se compone de tablas bien estructuradas que contienen datos dispares con nodos principales y secundarios dispersos en el documento. XML admite etiquetas definidas por el usuario, por lo que no hay reglas ni restricciones que seguir. Para comenzar, primero analizaremos un archivo XML muy simple (sin referencia de esquema).
Contiene una etiqueta simple que encapsula los datos del usuario, ya que no se aplican restricciones ni reglas, por lo que puede crear sus propias etiquetas. Queremos incluir el CATÁLOGO de colecciones de CD en una hoja de cálculo de Excel, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Ahora inicie Excel 2010, abra la hoja de cálculo en la que desea abrir el archivo XML, en el menú Archivo , haga clic en Abrir .
Al hacer clic, aparecerá un cuadro de diálogo que le pedirá que elija un archivo XML, seleccione el archivo y haga clic en Abrir.
Llegará a un cuadro de diálogo Abrir XML, seleccione la forma en que desea abrir el archivo XML, puede abrirlo como solo lectura, como tabla XML y como 'usar el panel de tareas Fuente XML', como queremos abrirlo como una tabla XML, seleccionaremos esta opción y haremos clic en Aceptar.
Si su archivo XML no hace referencia al esquema, Excel lo creará automáticamente. Como estamos abriendo un archivo XML simple sin referencia al esquema, que contiene etiquetas XML básicas, haremos clic en Aceptar.
Ahora verá el archivo XML en la hoja de datos con la configuración predeterminada de Excel, como se muestra en la captura de pantalla a continuación.
Ahora en Excel puedes hacer mucho con archivos XML: puedes buscar, ordenar y filtrar datos, aplicar fórmulas, condiciones y reglas a la porción deseada de datos, analizarlos con diferentes tipos de gráficos, diagramas y minigráficos, y crear gráficos SmartArt de los datos para una mejor comprensión. De hecho, Excel ha simplificado enormemente la edición de archivos XML.
Si desea filtrar el archivo XML, seleccione las opciones deseadas en el menú desplegable de la celda. Si desea ver los álbumes de un año de lanzamiento específico, simplemente active la casilla correspondiente, como se muestra en la captura de pantalla a continuación. También puede ordenar los datos desde el menú contextual desplegable. Haga clic en Aceptar para ver los resultados.
Aquí puedes ver que los datos ahora están filtrados como lo solicitamos.
Al guardar el documento, especifique el nombre del archivo XML. Al abrirlo, observará que ahora contiene la referencia del esquema, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Puede consultar guías revisadas anteriormente sobre la diferencia entre referencias absolutas y relativas y cómo dividir columnas .
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