Excel 2010: Proteger con contraseña una hoja de cálculo o requerir una contraseña para abrirla.

Excel 2010 ofrece tres controles diferentes: Proteger hoja limita la edición de celdas; Proteger libro bloquea las pestañas de la hoja de cálculo; Cifrar con contraseña requiere una contraseña para abrir el archivo. Solo la última opción cifra el libro para controlar el acceso; la protección de hojas y estructura impide principalmente las modificaciones.

Estos pasos utilizan la interfaz de escritorio de Excel 2010.

Elige el tipo de protección adecuado

Microsoft señala que la protección de hojas de cálculo no está diseñada como una función de seguridad. Una hoja protegida sigue siendo visible, y la protección de la estructura del libro de trabajo no impide que alguien abra el archivo. Si necesita una contraseña de apertura, utilice el cifrado de archivos.

Prepare las celdas que los usuarios deberían poder editar.

Excel marca las celdas como bloqueadas de forma predeterminada, pero esta configuración no surte efecto hasta que protejas la hoja de cálculo. Si la hoja es un formulario o una plantilla, desbloquea las celdas de entrada antes de activar la protección.

1. Seleccione las celdas que las personas deberían poder modificar.
2. Pulse Ctrl+1 para abrir Formato de celdas y, a continuación, seleccione la pestaña Protección .
3. Desbloquea y haz clic en Aceptar .

Deje las celdas con fórmulas y encabezados bloqueadas. Si los usuarios no deben editar ninguna celda, omita esta preparación y mantenga la configuración predeterminada de las celdas.

Cómo proteger con contraseña una hoja de cálculo en Excel 2010

1. Seleccione la hoja de cálculo que desea proteger. En la cinta de opciones, abra Revisar y haga clic en Proteger hoja en el grupo Cambios.
2. En el cuadro de diálogo, deje seleccionada la opción «Proteger hoja de cálculo y contenido de celdas bloqueadas» . En « Permitir que todos los usuarios de esta hoja de cálculo realicen ciertas acciones», marque solo las acciones que los usuarios necesitan, como seleccionar celdas desbloqueadas, ordenar o usar un autofiltro existente. Las opciones marcadas corresponden a los permisos para los usuarios de la hoja protegida.
3. Introduzca una contraseña en el campo «Contraseña para desproteger» si desea que se requiera una para eliminar la protección. Haga clic en Aceptar , vuelva a introducir la contraseña cuando se le solicite y haga clic en Aceptar de nuevo.

Intente editar una celda bloqueada para confirmar la restricción y, a continuación, compruebe que las celdas de entrada desbloqueadas siguen aceptando datos. Para eliminar la protección posteriormente, abra la ventana Revisar , haga clic en Desproteger hoja e introduzca la contraseña si Excel la solicita. Una vez desprotegida la hoja, Excel vuelve a cambiar el comando a Proteger hoja .

Proteja la estructura de las hojas del libro de trabajo.

Para evitar cambios en las pestañas de las hojas, seleccione Revisar > Proteger libro . En Excel 2010, aparecerá el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas . Seleccione Estructura para impedir que los usuarios agreguen, eliminen, muevan, copien, cambien el nombre, oculten o muestren hojas de cálculo. Introduzca una contraseña, haga clic en Aceptar y confírmela en el siguiente cuadro de diálogo. La contraseña es opcional, pero sin ella, otro usuario puede eliminar esta protección.

La casilla de verificación de ventanas es una opción independiente y antigua para las ventanas de los libros de trabajo. Microsoft indica que Excel 2013 introdujo una interfaz de ventana diferente y ya no aplica la protección de ventanas de libros de trabajo; la configuración de ventanas guardada de un libro de trabajo anterior no impide que los usuarios organicen o cierren ventanas en esas versiones. Para libros de trabajo compartidos con versiones más recientes de Excel, utilice únicamente la opción Estructura para las restricciones de pestañas de hojas. Para eliminar la protección de un libro de trabajo en Excel 2010, haga clic en Revisar > Proteger libro de trabajo nuevamente e ingrese la contraseña.

Se requiere una contraseña para abrir la hoja de cálculo.

1. Haz clic en la pestaña Archivo y luego selecciona Información .
2. Seleccione Proteger libro de trabajo y elija Cifrar con contraseña .
3. Introduzca una contraseña en el campo correspondiente, haga clic en Aceptar y vuelva a escribirla para confirmarla.
4. Guarda el libro de trabajo. Ciérralo y vuelve a abrirlo para confirmar que Excel solicita la contraseña antes de mostrar el contenido.

Esta configuración a nivel de archivo es la opción correcta cuando el objetivo es impedir que un libro de trabajo se abra sin autorización. Se puede combinar con la protección de hojas o estructuras, pero estos controles adicionales tienen propósitos diferentes.

Mantén la contraseña segura y revisa las restricciones.

• Si los usuarios aún pueden editar una celda, compruebe si dicha celda estaba desbloqueada antes de activar la protección de la hoja. Revise también las acciones permitidas en el cuadro de diálogo Proteger hoja.
• Si los comandos de pestaña de hoja, como Cambiar nombre o Eliminar, no están disponibles, es posible que la protección de la estructura del libro de trabajo esté activada.
• Guarda tus contraseñas en un gestor de contraseñas o en otro lugar seguro. Microsoft afirma que no puede recuperar una contraseña de Excel olvidada; perder la contraseña de acceso puede dejar el libro de trabajo inaccesible.
• Para información confidencial, utilice la opción de cifrado al abrir archivos en lugar de considerar la protección de la hoja de cálculo o del libro de trabajo como una barrera de seguridad.

Para obtener más información, consulte las guías de Microsoft sobre cómo proteger una hoja de cálculo , un libro de trabajo , un archivo de Excel y la protección y seguridad en Excel . La documentación de la interfaz de Excel de Microsoft explica por qué la opción de Windows se dejó de usar después de Excel 2010.