Microsoft Word 2010 incluye la función "Preparar documento" para brindar un control más completo sobre el contenido del documento. Mediante diversas opciones, como la protección del documento, la incrustación de firma digital, la adición de metadatos, la comprobación de la compatibilidad con versiones anteriores de Word y el cifrado, puede aumentar la seguridad y la protección de su documento. Esta función prepara su documento para su distribución o publicación internacional, ofreciendo opciones para aplicar diferentes acciones. Su uso en Word 2010 requiere un procedimiento complejo, ya que está oculto por defecto. Esta publicación explicará cómo mostrar estas opciones y el uso principal de cada una de ellas.
Para empezar, necesitamos que los comandos "Preparar" sean visibles en Word 2010. Para ello, abra Microsoft Word 2010, vaya al menú Archivo , haga clic en Opciones y, en el panel izquierdo, en Personalizar cinta de opciones. En el panel derecho, seleccione "Todos los comandos" en el menú desplegable " Elegir comandos" y busque el comando "Preparar ". En el panel izquierdo, haga clic en "Nueva pestaña", cámbiele el nombre a "Preparar" y haga clic en "Nuevo grupo" para crear un grupo en la pestaña recién creada y asígnele un nombre adecuado. Haga clic en el botón "Agregar >>" para agregar el comando "Preparar " al grupo recién creado. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo "Opciones de Word" .
![Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]](/resources8/r252/image-4538-0829093523809.jpg "Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]")
Verá la pestaña "Preparar" recién creada. Haga clic en el menú desplegable " Preparar" para ver más opciones, como se muestra en la captura de pantalla a continuación.
![Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]](/resources8/r252/image-9062-0829093526047.jpg "Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]")
Discutiremos brevemente cada opción disponible en este menú desplegable.
Propiedades:
Haga clic en Propiedades para agregar metadatos y describir su documento con más detalle. Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, puede agregar Autor, Título, Asunto, Palabras clave, Categoría, Estado y Comentarios.
![Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]](/resources8/r252/image-1441-0829093527021.jpg "Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]")
Haga clic en Propiedades del documento para obtener más opciones; presione Propiedades avanzadas para agregar más metadatos a su documento.
![Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]](/resources8/r252/image-7616-0829093527734.jpg "Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]")
Inspeccionar:
Esta función le permite inspeccionar todo el documento activando diferentes opciones. Garantiza que no haya nada oculto que el usuario pueda descubrir más adelante y verifica si ha especificado metadatos dentro del documento que no desea que el lector conozca. También verifica si hay texto invisible, XML (lenguaje de marcado extensible) almacenado en el documento, comentarios, encabezados, pies de página, marcas de agua, revisiones, versiones y anotaciones.
Al hacer clic en "Inspeccionar documento", aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará qué tipo de contenido desea inspeccionar. Si se trata de un documento grande, inspeccionarlo por completo podría llevar un tiempo.
![Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]](/resources8/r252/image-826-0829093528967.jpg "Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]")
Cifrar documento:
Permite al usuario proteger documentos mediante la introducción de una contraseña que protege sus documentos de cualquier uso no autorizado y, en última instancia, reduce la probabilidad de cualquier tipo de vulnerabilidad externa. Si se olvida esta contraseña, no se podrá recuperar.
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Restringir permisos:
Esta opción permite al usuario restringir el uso del documento. Puede otorgar permisos específicos a los usuarios/lectores, restringiéndolos a solo lectura, impidiéndoles imprimirlo, impidiéndoles realizar modificaciones o guardándolo por cualquier otro medio.
Esta función funciona en colaboración con RMS (Servicios de Administración de Derechos) para Windows, configurando primero las credenciales. Sin embargo, sin RMS, aún puede definir restricciones usando la versión de prueba de Microsoft. Si la usa por primera vez, debe registrarse.
![Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]](/resources8/r252/image-9764-0829093531159.jpg "Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]")
Agregar una firma digital:
Como su nombre indica, es similar a firmar un documento de forma tradicional. La pequeña diferencia radica en que requiere dígitos para marcar el documento como exclusivo. Permite al usuario verificar la integridad y confidencialidad del documento. Al firmarlo digitalmente, se protege mejor contra el uso externo no autenticado y el robo, lo que reduce la posibilidad de plagio.
También puede crear su propia firma digital, pero el proceso de verificación no lo realiza ningún tercero certificado ni intermediario, por lo que comprobar la autenticidad del documento resultaría algo difícil para el usuario final. Aun así, puede verificarlo en su propio ordenador. La mejor manera de añadir una firma digital es obtener una identificación digital de un socio de Microsoft.
![Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]](/resources8/r252/image-6764-0829093532239.jpg "Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]")
Marcar como final:
Esta función permite marcar el documento como versión final. Al marcarlo como final , significa que la edición está completa, lo que significa que se configura como de solo lectura y se guarda. Finalmente, se desactivan los comandos de escritura y edición, y se desactivan las marcas de revisión.
![Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]](/resources8/r252/image-7940-0829093533426.jpg "Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]")
Comprobar compatibilidad
Esta función permite comprobar la compatibilidad del documento con versiones anteriores de Microsoft Word. Con esta opción, puede comprobar si su documento se carga correctamente en versiones anteriores de Word.
![Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]](/resources8/r252/image-4734-0829093534346.jpg "Preparar documento de Word 2010 para su distribución [Menú Preparar]")
También puede consultar nuestros artículos previamente revisados Recordar y volver a la última línea editada en Word 2010 e Insertar audio en Word 2010 .
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