Si un PDF de LibreOffice Writer se ve diferente en otro ordenador, faltan caracteres o la comprobación previa a la impresión indica que las fuentes no están incrustadas, la solución adecuada depende de lo que necesite entregar. Para un PDF que debe incluir sus fuentes, expórtelo como PDF/A y compruebe el archivo resultante. Para un documento que los destinatarios deben seguir editando en LibreOffice, incruste las fuentes en el archivo ODT. Estas son configuraciones distintas: incrustar una fuente en un archivo ODT no garantiza que la exportación a PDF contenga esa fuente.
La incrustación de fuentes también puede verse bloqueada por la licencia de la fuente o por la falta de glifos. En esos casos, cambiar la configuración de exportación por sí solo puede no solucionar el problema; reemplazar la fuente por una que permita la incrustación y sea compatible con los caracteres en uso suele ser la opción más práctica.
| Necesidad | Ruta recomendada | Compromiso para comprobar |
|---|---|---|
| Entregue un PDF que incluya las fuentes. | Exporte el documento utilizando una versión de PDF/A compatible y, a continuación, revise la lista de fuentes del PDF. | PDF/A es un formato de archivo con requisitos de conformidad que van más allá de las fuentes. Compruebe los formularios, las firmas, el color y otras características especiales en el resultado. |
| Enviar un documento editable de Writer | En la configuración de fuente de ODT (Archivo > Propiedades > Configuración de fuente), habilite la incrustación de fuentes y las categorías de escritura necesarias. | El ODT puede aumentar de tamaño, y las normas de licencia de fuentes seguirán aplicándose. |
| Trabajar con una fuente restringida o no disponible. | Sustitúyalo por una fuente con licencia que se pueda incrustar y que contenga los glifos necesarios, y luego vuelva a exportarlo. | Los saltos de línea, la paginación y la identidad visual del documento pueden cambiar. |
| Mantén un PDF pequeño y ampliamente compatible. | Utilice una fuente instalada adecuada y compruebe si las fuentes del PDF están incrustadas o han sido sustituidas. | No dé por sentado que una fuente está incrustada solo porque aparezca correctamente en el ordenador que creó el PDF. |
La ayuda general de exportación a PDF de LibreOffice indica que las opciones PDF/A incrustan todas las fuentes utilizadas en el documento de origen. La ayuda sobre incrustación de fuentes describe un conjunto de controles independiente para incrustar fuentes en el archivo de documento editable. Las etiquetas y el diseño de los cuadros de diálogo pueden variar ligeramente según las versiones de LibreOffice y los modos de interfaz.
Hay tres síntomas que pueden confundirse fácilmente. Un PDF puede indicar que una fuente no está incrustada; una fuente puede estar incrustada, pero carecer del glifo para un carácter específico; o el PDF puede usar una fuente diferente porque la fuente deseada no estaba disponible o no se pudo incrustar. Un cuarto caso es una advertencia del validador de PDF/A sobre algún otro problema de conformidad. La incrustación de fuentes por sí sola no garantiza que un archivo cumpla completamente con el estándar PDF/A.
Abra el PDF exportado en otro ordenador o en un lector de PDF diferente e inspeccione los caracteres importantes, especialmente el texto acentuado, los símbolos y los alfabetos no latinos. En un lector de PDF con propiedades del documento, abra la sección Fuentes y busque las entradas marcadas como «Incrustadas» o «Subconjunto incrustado». Un subconjunto contiene solo los glifos necesarios para ese PDF, lo cual suele ser suficiente para su visualización e impresión. Si el lector de PDF no muestra esta información, utilice una herramienta de inspección de PDF o un verificador de conformidad adecuado para su flujo de trabajo.
En Writer, seleccione Archivo > Exportar como > Exportar como PDF (la ruta exacta del menú puede variar según la interfaz), abra las opciones generales y seleccione un formato PDF/A disponible en Versión de PDF o Archivo. Exporte a un archivo nuevo y, a continuación, revise ese PDF en lugar de confiar únicamente en el cuadro de diálogo de exportación.
Utilice esta opción cuando el destinatario, el archivo o el proceso de gestión de documentos requiera PDF/A, o cuando la apariencia uniforme en todos los sistemas sea más importante que mantener el resultado como un PDF normal. La ayuda actual de LibreOffice describe las opciones PDF/A-1b, PDF/A-2b y PDF/A-3b en su documentación de exportación. Elija la versión que requiera su organización o archivo receptor; no seleccione una solo porque su nombre suene más reciente. Las versiones de PDF/A difieren en lo que permiten, así que pruebe los elementos interactivos, los formularios, las firmas, la transparencia y el contenido que depende del color, según corresponda.
Si la exportación advierte que una fuente no se puede incrustar, anote la familia y el tipo de fuente que aparecen en la advertencia. Luego, verifique si se utiliza realmente en el documento y si ese tipo de fuente permite la incrustación. Una selección de PDF/A no puede anular las restricciones de incrustación de una fuente ni generar glifos faltantes. Reemplace el tipo de fuente restringido, instale la fuente con licencia si falta o solicite al proveedor de la fuente una versión que permita la incrustación. Exporte nuevamente y confirme el estado de la fuente en el nuevo PDF.
Utilice esta opción cuando el destinatario necesite abrir y editar el documento de Writer, no solo leer un PDF fijo. Abra Archivo > Propiedades > Fuente , active la opción Incrustar fuentes en el documento y seleccione las categorías de escritura pertinentes, como Latín, Asiático o Complejo. Si también activa la opción Incrustar solo las fuentes que se utilizan en el documento , las fuentes no utilizadas se omitirán; esto puede reducir el tamaño del ODT. Si desactiva esta opción, es posible que se incluyan fuentes a las que hacen referencia los estilos o el formato directo, incluso si esos estilos no se aplican actualmente, lo que puede ayudar a preservar las opciones de edición futuras de una plantilla.
Guarda el ODT, ábrelo en una instalación independiente de LibreOffice si es posible y revisa las páginas que usan tipografía personalizada. La incrustación puede mejorar la portabilidad, pero aumenta el tamaño del documento. Además, no modifica las comprobaciones de la exportación a PDF: crea el PDF por separado y luego verifica sus fuentes. Las licencias de fuentes pueden restringir la incrustación en documentos, y LibreOffice lee los permisos de incrustación a partir de los indicadores de los archivos de fuente. La guía de incrustación de fuentes de LibreOffice explica tanto las opciones de script como las limitaciones de la licencia.
Reemplace una fuente cuando Writer informe de una restricción de incrustación, la fuente deseada no esté disponible en el sistema o el PDF muestre cuadros o caracteres sustituidos. Elija una fuente de reemplazo según requisitos medibles: cobertura de glifos para cada idioma y símbolo utilizado, permiso para incrustar en el formato de entrega, disponibilidad en los equipos que editarán el código fuente y ajuste de línea aceptable en las páginas exportadas. Una fuente que funcione para texto en inglés puede no contener caracteres CJK, símbolos matemáticos o glifos especiales en el mismo documento.
Tras cambiar la fuente, revise los títulos, las tablas, las notas al pie, los saltos de página y cualquier texto dentro de formas. Las fuentes de aspecto similar pueden tener anchos y métricas diferentes, lo que puede desplazar párrafos o mover contenido a otra página. Si es fundamental conservar la paginación o la imagen de marca exactas, compare el nuevo PDF página por página antes de enviarlo.
Si una fuente no se incrusta correctamente, anote su familia y estilo exactos, verifique los permisos de incrustación con el proveedor de la fuente y pruebe con una fuente sustituta permitida. Si las fuentes aparecen incrustadas pero los caracteres se muestran incorrectamente, investigue la cobertura de glifos o la codificación de texto en lugar de repetir la misma configuración de exportación a PDF. La mejor solución es la que cumple con los requisitos de formato del destinatario, manteniendo la capacidad de edición, la apariencia y la accesibilidad necesarias.
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