Cara membuat dan mengirim undangan rapat dari Outlook

Undangan rapat pindah online jauh sebelum rapat dilakukan. Mengingat popularitas perencana digital, kalender online, dan acara berbasis web, masuk akal jika undangan dikelola sesuai dengan itu.

Sebagian besar acara online menyediakan tautan sederhana yang dapat Anda bagikan dengan calon peserta. Tautan menambahkan acara ke kalender online. Dengan Outlook, Anda dapat membuat sesuatu yang serupa tetapi tidak terikat dengan acara online.

Undangan rapat di Outlook

Di Outlook, Anda dapat mengirim undangan kalender ke suatu acara. Acara ini bisa online atau offline. Ini sepenuhnya terserah Anda dan fitur Outlook bukan tentang jenis acara dan lebih banyak lagi tentang jenis undangan yang ingin Anda kirim.

Undangan rapat Outlook bisa dikirim ke beberapa orang, penerima bisa menerima atau menolaknya, dan Anda bisa melihat siapa yang hadir, dan siapa yang tidak.

Saat undangan diterima oleh penerima, acara/rapat ditambahkan ke kalender mereka secara otomatis. 

Buat undangan rapat

Untuk membuat undangan di Outlook untuk Microsoft 365, ikuti langkah-langkah berikut.

1. Buka Outlook.
2. Klik panah tarik - turun di sebelah Pesan Baru.
3. Pilih Rapat . Sebuah jendela baru akan terbuka.

1. Beri nama/judul Rapat.
2. Bagi peserta yang harus hadir, masukkan emailnya pada kolom Wajib diisi.
3. Untuk peserta yang dapat memilih keluar dari rapat , masukkan email mereka di bidang Opsional. 
4. Pilih waktu dan tanggal mulai dan berakhir. Jika rapat atau acara akan berlangsung sepanjang hari, pilih Sepanjang Hari.
5. Jika rapat akan diadakan di beberapa zona waktu , pilih Zona waktu dan pilih zona waktu pembuatan undangan.
6. Jika rapat berulang , misalnya rapat staf mingguan atau harian, pilih Jadikan Berulang.
7. Pilih periode berulang untuk rapat.
8. Tambahkan pesan dan lampirkan file yang diperlukan untuk rapat, dan kirim undangan.

Terima undangan rapat

Undangan rapat dapat diterima di sebagian besar klien email dan di antarmuka web layanan email. Jika Anda menggunakan Outlook, ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menerima (atau menolak) undangan rapat.

1. Klik dua kali undangan (Ini akan muncul sebagai email di kotak masuk Anda).
2. Klik tombol Terima , dan pilih Kirim tanggapan sekarang .
3. Untuk menolak rapat , klik tombol Tolak .

Lihat tanggapan rapat

Melihat respons rapat itu sederhana jika Anda tahu di mana mencarinya. 

1. Buka Outlook.
2. Klik ikon Kalender di bagian bawah kolom di sebelah kiri.
3. Temukan rapat di kalender Anda.
4. Klik dua kali rapat untuk membukanya.
5. Buka tab Pelacakan.
6. Anda akan melihat daftar peserta yang telah menerima, menolak, atau sementara menerima undangan.

Kesimpulan

Undangan rapat Outlook dapat ditambahkan ke Gmail. Gmail dapat mengurai pesan yang diterima saat undangan dikirim dan mengubahnya menjadi acara Google Kalender. Ini akan dapat menyimpan sebagian besar informasi dalam undangan.