Come limitare le date di scadenza dei link pubblici in ownCloud Server

Se un link pubblico di ownCloud rimane utilizzabile più a lungo di quanto previsto dalla tua organizzazione, modificare la data di un singolo file non è sufficiente. Un amministratore può impostare una data di scadenza predefinita per i link pubblici e imporre tale valore come massimo, in modo che i creatori dei link possano scegliere una data precedente, ma non possano estendere l'accesso oltre la durata stabilita dalla policy. Le istruzioni seguenti si basano sulla documentazione di amministrazione di ownCloud Server (Classic) 11.0. ownCloud Infinite Scale ha un'interfaccia web e un modello di configurazione diversi; non dare per scontato che il percorso di configurazione di Classic sia applicabile anche in questo caso.

Scopri cosa controlla l'impostazione di scadenza

Un link pubblico è un URL che consente a chiunque di accedere a un file o a una cartella condivisa senza essere un utente ownCloud. Le autorizzazioni del link determinano cosa può fare il visitatore; la sua data di scadenza determina per quanto tempo il link rimane disponibile. In ownCloud Server, la scadenza del link pubblico selezionato ha effetto alla fine del giorno specificato.

Una data di scadenza predefinita precompila una data o un periodo per una nuova condivisione. A seconda delle policy, gli utenti potrebbero essere in grado di modificare o rimuovere tale impostazione predefinita. L'opzione "Imponi come data di scadenza massima" trasforma l'impostazione predefinita configurata in un limite massimo: gli utenti possono scegliere una durata inferiore, ma non una data successiva. Ciò non significa che ogni link debba scadere esattamente nello stesso giorno.

Questi controlli sono separati dalle politiche di scadenza per le condivisioni con utenti locali, gruppi o utenti remoti. Configura la sezione relativa ai link pubblici quando il tuo obiettivo è limitare i link per le persone esterne al sistema di account ownCloud. La guida di amministrazione della condivisione file di ownCloud Server 11.0 documenta l'impostazione e il suo comportamento in termini di data massima.

Prima di modificare la politica

• Conferma il prodotto. Questi passaggi si riferiscono a ownCloud Server Classic. Se la tua interfaccia include Spazi e una barra laterale Condivisioni a destra, potresti utilizzare Infinite Scale; la relativa guida utente descrive un flusso di condivisione diverso. Chiedi all'amministratore dell'istanza di consultare la documentazione di amministrazione di Infinite Scale anziché cercare la casella di controllo Classic.
• Conferma l'accesso di amministratore. La regola di scadenza si trova nelle impostazioni di condivisione amministrative, non nel pannello di condivisione file di un utente normale. È necessario un account autorizzato a modificare le impostazioni del server.
• Scegli un limite realistico. Decidi per quanto tempo i destinatari esterni necessitano in genere dell'accesso, quindi imposta un limite massimo adeguato a tale utilizzo. Ad esempio, un team che invia link di revisione di breve durata potrebbe scegliere un intervallo di tempo più breve rispetto a un team che condivide i materiali di progetto per un mese. Questi sono esempi di policy, non impostazioni predefinite di ownCloud o raccomandazioni del fornitore.

Informate i proprietari dei link sulle modifiche che verranno introdotte prima di applicare la regola. Potrebbe essere necessario creare un nuovo link con una data di validità più breve, qualora il flusso di lavoro attuale preveda un accesso più lungo.

Imposta una data di scadenza massima per i link pubblici

1. Aprire le impostazioni di condivisione dell'amministratore. Accedere con un account amministratore e andare alla pagina delle impostazioni amministrative, quindi aprire Condivisione . La dicitura esatta del percorso di navigazione può variare a seconda della versione o della traduzione, ma l'opzione si trova nelle impostazioni di condivisione dell'amministratore descritte nel manuale del server.
2. Individua le impostazioni relative ai link pubblici. Nella sezione che consente agli utenti di condividere tramite link, individua l'opzione "Imposta la data di scadenza predefinita per le condivisioni di link pubblici" . Questa impostazione è specifica per i link pubblici. Non modificare impostazioni con lo stesso nome per le condivisioni di utenti, gruppi o utenti remoti, a meno che tu non intenda modificare anche tali impostazioni.
3. Abilita l'impostazione predefinita e impostane la durata. Attiva l'opzione di scadenza predefinita. Se la versione installata visualizza un controllo di durata o data, immetti il ​​limite approvato dall'organizzazione e salva le impostazioni. La documentazione di Server 11.0 descrive l'impostazione predefinita per i collegamenti pubblici, ma non prescrive un numero di giorni universale; scegli un valore che corrisponda ai criteri di accesso e ai controlli visualizzati nella tua versione.
4. Applica il limite. Seleziona "Applica come data di scadenza massima" nella sezione del link pubblico e salva. Secondo la documentazione di ownCloud, gli utenti possono quindi selezionare una data di scadenza precedente, mentre l'impostazione predefinita configurata è quella massima. Abilitare solo l'impostazione predefinita non equivale ad applicare un limite massimo.
5. Eseguite una verifica con un link di prova. Utilizzando un file di prova e un account non contenente dati sensibili, create un link pubblico. Verificate che la data di scadenza sia precompilata o obbligatoria, quindi provate a selezionare una data successiva al limite configurato. La condivisione salvata non dovrebbe consentire l'inserimento di una data successiva a tale limite. Verificate inoltre che sia possibile salvare una data precedente, se le vostre policy lo consentono. Evitate di effettuare test con contenuti riservati o di inviare un URL di prova a destinatari esterni.

Revisione dei link già esistenti

Non dare per scontato che la modifica di un'impostazione amministrativa predefinita riscriva automaticamente tutti i link pubblici precedentemente emessi. La guida di ownCloud Server spiega i valori predefiniti e massimi per la scadenza dei link pubblici, ma non garantisce esplicitamente che una modifica dei criteri retrodata o accorci la durata di ogni condivisione esistente. Considera i link esistenti come un caso a sé stante finché non avrai verificato il comportamento della versione installata.

Apri il pannello di condivisione per i file o le cartelle che hanno link pubblici, controlla la data di scadenza di ciascun link e modificala o elimina il link se non è più necessario. ownCloud supporta più link pubblici per un singolo elemento, quindi controlla ogni voce anziché presumere che un file abbia un solo link. La documentazione sui link pubblici descrive le impostazioni dei link, inclusa la scadenza, e la guida alla condivisione spiega che una condivisione scade alla fine della data specificata e i destinatari non possono più accedervi.

Se un collegamento è ancora attivo dopo l'entrata in vigore della nuova policy, è necessario abbreviarne la durata di scadenza o rimuoverlo. Se la vostra organizzazione dispone di numerosi collegamenti esistenti, utilizzate gli strumenti e le procedure amministrative supportati per la vostra specifica versione di ownCloud; evitate di modificare direttamente il database, poiché ciò potrebbe aggirare la convalida dell'applicazione e non rappresenta una procedura di configurazione documentata per questa attività.

Errori comuni da evitare

• Impostare un valore predefinito senza renderlo obbligatorio. Un valore predefinito consente agli utenti di scegliere una data di scadenza, ma è la casella di controllo separata per il valore massimo che limita le date successive.
• Modifica errata delle impostazioni di condivisione. I link pubblici sono destinati agli utenti esterni all'elenco utenti di ownCloud. Le condivisioni per utenti locali, gruppi e federati hanno impostazioni di scadenza separate.
• Prevediamo un conteggio dei giorni universale. Il manuale ufficiale non prevede un periodo di validità fisso. La vostra organizzazione deve scegliere e comunicare il proprio limite.
• Confondere un URL di condivisione con un link privato. Un link privato punta a un file accessibile solo a chi ha già l'autorizzazione; non è la stessa cosa di un link pubblico. Assicurati di modificare la voce relativa al link pubblico.
• Si presume che la scadenza sia istantanea a mezzanotte in ogni fuso orario. ownCloud descrive la scadenza alla fine della data selezionata; l'ora del server è rilevante per la scadenza della condivisione. Eseguire il test tenendo conto del fuso orario configurato sul server.
• Dimenticare che la scadenza è solo uno dei controlli. Non aggiunge una password, non riduce i permessi né disabilita la creazione di link pubblici. Se la tua policy lo richiede, imposta separatamente i requisiti per password e permessi.

Verifica che la restrizione funzioni

Dopo aver salvato i criteri di amministrazione, crea un link pubblico di prova e verifica tre aspetti: che il link abbia una data di scadenza, che la data successiva tentata non superi il massimo consentito e che, ove previsto, sia ancora disponibile una data di scadenza più breve. Quindi, rivedi il link di prova nel pannello di condivisione per confermare la data salvata e rivedi separatamente i link pubblici più vecchi. La documentazione dell'API di condivisione OCS definisce anche il valore di scadenza di una condivisione come una data e afferma che un link pubblico scade alla fine del giorno specificato; questo è utile per gli amministratori che verificano le condivisioni tramite un'integrazione approvata.

Infine, verifica che il link di prova non sia più accessibile dopo la data di scadenza utilizzando un account di prova autorizzato, quindi rimuovi la condivisione di prova. Se un utente può ancora selezionare una data successiva al limite massimo, ricontrolla che l'applicazione delle restrizioni sia stata abilitata nella sezione dei link pubblici, verifica di aver modificato l'istanza corretta e consulta la documentazione relativa alla tua specifica versione di ownCloud. Questo ti fornisce una verifica pratica sia della regola dell'amministratore sia del comportamento riscontrato dagli utenti.