Come salvare un documento Google in formato PDF: 2 metodi affidabili

Per salvare un documento Google come PDF, aprilo su un computer e scegli File > Scarica > Documento PDF (.pdf) . Se invece desideri prima visualizzare l'impaginazione o modificare le impostazioni di pagina, scegli File > Stampa e salva l'output di stampa del browser come PDF. Entrambi i metodi creano una copia separata; il documento Google originale rimane modificabile.

Cosa sapere prima di esportare

Il formato PDF è utile quando è necessario condividere, inviare, archiviare o stampare un documento la cui formattazione deve essere coerente su tutti i visualizzatori PDF più comuni. Il PDF cattura il documento al momento dell'esportazione. Le modifiche successive al documento Google non aggiornano il PDF scaricato, quindi è necessario esportare una nuova copia dopo aver apportato delle modifiche.

Il PDF è un formato di file, non una garanzia che nessuno possa modificarne o copiarne il contenuto. Gli strumenti di modifica PDF possono apportare alcune modifiche ai file. Se l'accesso o la riservatezza sono importanti, è consigliabile verificare le autorizzazioni di condivisione del documento e il destinatario prima di inviarlo; non affidarsi all'estensione del file come misura di sicurezza. Adobe spiega come modificare il testo di un PDF in Acrobat .

Metodo 1: Scaricare il documento Google come PDF

Questa è l'opzione più rapida quando non è necessario modificare le impostazioni di stampa. Le istruzioni di Google per il download su desktop includono il PDF come formato di esportazione.

1. Apri il documento. In Google Documenti, seleziona il file che desideri esportare. Se lo hai appena modificato, attendi che venga salvato prima di continuare. Google Documenti salva automaticamente le modifiche online.

   

2. Apri il menu File. Seleziona File nella barra dei menu in alto.

   

3. Apri il sottomenu Download. Posiziona il puntatore del mouse su Download o selezionalo per visualizzare i formati di file disponibili.

   

4. Seleziona "Documento PDF (.pdf)". Il browser scaricherà il PDF, solitamente nella cartella di download predefinita. A seconda delle impostazioni del browser, potrebbe chiederti dove salvare il file.

   

Apri il file risultante prima di condividerlo. Verifica che il nome del file sia riconoscibile e che pagine, immagini, tabelle e link siano visualizzati come previsto. Per un documento che verrà modificato in seguito, mantieni il documento Google come versione di lavoro e considera il PDF come una copia di prova da distribuire.

Metodo 2: Stampare il documento in PDF

Utilizza la procedura di stampa quando desideri esaminare le pagine o effettuare scelte specifiche per la stampa prima di salvare. La finestra di dialogo esatta dipende dal browser e dal sistema operativo in uso. Questi passaggi descrivono il flusso di lavoro tipico di Chrome su desktop; Google segnala inoltre che Documenti Google potrebbe scaricare automaticamente un PDF quando si stampa da Firefox o Safari.

1. Apri il documento Google. Verifica di avere il documento corretto e che le ultime modifiche siano state salvate.

   

2. Seleziona File > Stampa. Puoi anche usare Ctrl+P su Windows, ChromeOS o Linux, oppure ⌘+P su Mac.

   

3. Imposta la destinazione su Salva come PDF. Nella finestra di dialogo di stampa di Chrome, apri Destinazione e seleziona Salva come PDF . Se il tuo browser mostra una finestra di stampa diversa, scegli la destinazione di salvataggio in PDF corrispondente o segui le istruzioni di download.

   

4. Rivedi l'anteprima e salva. Verifica l'intervallo di pagine, il formato carta, l'orientamento e i margini, se disponibili. Seleziona Salva , quindi scegli una cartella e un nome file nella finestra di dialogo di salvataggio.

   

Le istruzioni di stampa di Google per Documenti descrivono il flusso di stampa da desktop e spiegano che l'output può variare per i documenti senza pagine. In Chrome, la finestra di dialogo di stampa del browser controlla la destinazione finale del PDF e le impostazioni di stampa.

Verifica l'impaginazione, soprattutto nei documenti senza pagine.

Un documento Google senza pagine può comunque essere stampato, ma l'anteprima di stampa potrebbe non corrispondere alla visualizzazione di modifica continua. Google afferma che le immagini possono essere ridimensionate per adattarsi alla larghezza della pagina e le tabelle larghe possono essere compresse per adattarsi. Se le interruzioni di pagina, i margini, le intestazioni o l'orientamento della pagina sono importanti, converti il ​​documento in formato Pages prima di esportarlo. Usa Formato > Passa al formato Pages oppure apri File > Imposta pagina per verificare le dimensioni, l'orientamento e i margini della pagina. Consulta le linee guida di Google per passare dal formato Pages al formato senza pagine e per modificare le impostazioni di pagina .

Se manca l'opzione Scarica o Stampa

Il proprietario del documento o un amministratore di Google Workspace potrebbero limitare la possibilità per gli utenti che visualizzano o commentano il documento di scaricare, stampare o copiare un file. Se non è possibile utilizzare nessuno di questi metodi, è necessario chiedere l'autorizzazione al proprietario o una copia in PDF. Google documenta questi controlli nella guida alle impostazioni di condivisione file . Non caricare un documento privato su un convertitore non correlato solo per aggirare una restrizione.

Se il file PDF è difficile da trovare, controlla l'elenco dei download del tuo browser e la cartella di download configurata. Se le pagine appaiono errate, torna al documento Google, regola il formato della pagina o le impostazioni di stampa ed esporta di nuovo. Per la maggior parte dei documenti, il download diretto è il metodo più veloce; la stampa in PDF è più utile quando è necessario controllare o personalizzare l'output della pagina.