LibreOffice Writer può registrare le modifiche e salvare il documento come file DOCX di Microsoft Word, mantenendo le modifiche tracciate disponibili per la revisione. Il flusso di lavoro più sicuro consiste nell'attivare la registrazione prima di iniziare la modifica, mantenere visibili le annotazioni, salvare una copia di lavoro in formato DOCX e riaprirla per verificare sia le revisioni che l'impaginazione. Tuttavia, DOCX è un formato di scambio, quindi nessuna esportazione può garantire una paginazione identica su ogni computer: i caratteri, le impostazioni della stampante e le funzionalità utilizzate da un documento possono influire sulla sua visualizzazione in Word.
Questa guida utilizza i menu desktop di LibreOffice Writer attualmente in uso. Alcune etichette differiscono leggermente tra il menu classico e l'interfaccia a schede, ma i passaggi fondamentali sono gli stessi. Le schermate illustrate sono esempi di interfaccia, non screenshot di un test di conversione reale.
La funzione "Revisioni" evidenzia le modifiche anziché sostituire silenziosamente il testo originale. Inserimenti ed eliminazioni rimangono identificabili e i revisori possono accettare o rifiutare le modifiche singolarmente. In Writer, il comando si chiama "Registra" ; il comando di visualizzazione è "Mostra" . La registrazione e la visualizzazione delle modifiche sono controlli separati: un documento può contenere modifiche evidenziate anche se la visualizzazione è nascosta. LibreOffice descrive "Registra" come la funzione che tiene traccia di ogni modifica per autore e data nella sua guida alla funzione "Revisioni" di Writer .
DOCX è il formato di documento Open XML di Microsoft Word. Writer è in grado di aprire e salvare i formati di Microsoft Office, ma la conversione dei formati può richiedere una riformattazione manuale in alcuni documenti. L'obiettivo pratico è quello di preservare un file revisionabile e ridurre al minimo i problemi di impaginazione, per poi convalidare la copia esportata nell'applicazione che la riceverà.
Apri la copia di lavoro in Writer. Nel menu classico, scegli Modifica > Revisioni > Registra . Nell'interfaccia a schede, apri Revisione e scegli Registra . Un'altra opzione è la barra degli strumenti Revisioni: scegli Visualizza > Barre degli strumenti > Revisioni , quindi usa il relativo controllo Registra. LibreOffice documenta questi percorsi di menu e barra degli strumenti nella sua guida di riferimento su Registra le modifiche .
Esegui una piccola modifica di prova sul testo, ad esempio cambiando una sola parola. Se la revisione non viene visualizzata, usa Modifica > Revisioni > Mostra oppure abilita Mostra dalla scheda Revisione. Il riferimento alla barra degli strumenti Revisioni identifica Mostra come il controllo che visualizza o nasconde le modifiche registrate.
Con l'opzione "Mostra" abilitata, il testo inserito e le eliminazioni vengono visualizzati come markup. Il colore e l'aspetto esatto dipendono dalle impostazioni di visualizzazione delle modifiche di Writer e dall'autore. Continua a modificare normalmente; le aggiunte e le eliminazioni dovrebbero ora essere registrate. Utilizza i commenti per le spiegazioni che non appartengono al testo del documento. Se sono presenti modifiche precedenti, utilizza i controlli precedente/successivo oppure apri Modifica > Revisioni > Gestisci per esaminare l'elenco delle modifiche.
Non selezionare "Accetta tutto" o "Rifiuta tutto" solo per fare ordine sullo schermo. Queste azioni risolvono le revisioni e modificano lo stato di revisione del documento. Se il destinatario deve decidere sulle modifiche, lasciale in sospeso. Le istruzioni di LibreOffice sull'accettazione e il rifiuto delle modifiche spiegano come esaminare e decidere sulle singole modifiche tramite la sezione "Gestisci".
Seleziona File > Salva con nome . Inserisci un nuovo nome file in modo che il codice sorgente rimanga intatto, quindi apri l'elenco dei tipi di file e seleziona Word 2010–365 (.docx) (l'etichetta esatta può variare a seconda della versione). Salva il file. Se Writer ti chiede se utilizzare il formato ODF o il formato Word selezionato, scegli il formato Word per completare l'esportazione in DOCX. Le istruzioni ufficiali di LibreOffice per il salvataggio dei file di Microsoft Office descrivono la funzione Salva con nome e la selezione di un tipo di file di Microsoft Office; la relativa tabella dei filtri identifica il documento Word 2010–365 come DOCX.
Mantieni l'impostazione predefinita della finestra di dialogo di conferma, ovvero il formato Microsoft Word, quando questo è il formato di consegna richiesto. Non modificare il formato predefinito per tutti i documenti futuri, a meno che tu non voglia che ogni nuovo salvataggio utilizzi il formato DOCX; in questo caso, è sufficiente un singolo "Salva con nome".
Chiudi o passa a un altro documento ODT/di origine, quindi apri il file DOCX appena salvato. Verifica che le modifiche tracciate siano ancora visibili, che le informazioni su autore/data e i commenti necessari siano ancora disponibili e che il documento non abbia accettato o rifiutato silenziosamente le revisioni. Scorri il documento dall'inizio alla fine, prestando particolare attenzione agli elementi ad alto rischio elencati in precedenza. Se il file verrà esaminato in Microsoft Word, aprilo in Word o chiedi al destinatario di controllare la copia effettivamente ricevuta.
Confronta anche il numero di pagine, le interruzioni di pagina, la larghezza delle tabelle, la posizione delle immagini, le intestazioni, i piè di pagina e le note a piè di pagina con il file di origine. Un numero di pagine modificato è un utile segnale di avvertimento, ma non è di per sé una prova della perdita di contenuti. Se il layout si è modificato, controlla prima i caratteri e gli stili di paragrafo, poi rivedi le impostazioni di pagina, le dimensioni delle tabelle e l'ancoraggio delle immagini. Apporta le correzioni nel file di lavoro, esporta nuovamente con un nuovo nome di prova e ripeti il controllo.
La pagina di LibreOffice relativa alle limitazioni di conversione per Microsoft Office indica che alcuni file convertiti richiedono una riformattazione manuale. Le opzioni di compatibilità di Writer possono influenzare il comportamento del layout simile a quello di Word, ma la modifica delle impostazioni di compatibilità non risolve sempre il problema. Modificate un'impostazione solo dopo aver compreso il documento interessato, salvate una copia separata e confrontate il risultato.
Innanzitutto, verifica che l'opzione "Mostra" sia disattivata; potrebbero essere ancora presenti revisioni nascoste. Riapri il file DOCX e utilizza "Gestisci modifiche" per esaminare le revisioni in sospeso. Se le revisioni non sono presenti nemmeno lì, torna alla copia di lavoro precedente all'esportazione, verifica che l'opzione "Registra" fosse attiva ed esporta di nuovo. Non dare mai per scontato che le revisioni siano state conservate solo perché la pagina appare pulita.
Verifica la presenza di font mancanti, formati carta o margini diversi e tabelle o immagini vicine ai bordi della pagina. Sostituire un font con un font installato e metricamente simile potrebbe essere d'aiuto, ma assicurati che la sostituzione sia accettabile. Se possibile, controlla il file DOCX riparato nell'applicazione Word di destinazione.
Crea una copia finale separata e accetta o rifiuta le revisioni solo dopo aver preso tutte le decisioni. Salva e riapri la copia finale e verifica che non siano rimaste modifiche o commenti in sospeso, qualora non debbano essere condivisi. Conserva separatamente la copia di revisione con le annotazioni se la tracciabilità è importante.
Questi controlli rendono il passaggio di consegne più affidabile, ma il comportamento di conversione può comunque variare a seconda delle versioni di LibreOffice e Word e delle funzionalità specifiche del documento. Per un documento in cui la paginazione esatta è un requisito legale o di produzione, è opportuno considerare la revisione finale del destinatario in Word come parte integrante del flusso di lavoro.
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