Può capitare di condividere un documento ONLYOFFICE con qualcuno che dovrebbe leggerlo, per poi scoprire che il destinatario può comunque stamparne o scaricarne una copia. La restrizione corretta dipende da dove è archiviato il file: ONLYOFFICE Workspace offre un'impostazione di condivisione per utenti con permessi di sola lettura e commenti, DocSpace prevede una restrizione per i link condivisi e un'integrazione personalizzata con ONLYOFFICE Docs può concedere all'editor i permessi di stampa e download. Questi controlli non funzionano in modo identico, quindi è necessario innanzitutto identificare il prodotto e il metodo di condivisione in uso.
Prima di modificare i permessi di accesso, stabilisci cosa deve fare il destinatario. Se deve solo visualizzare un documento a schermo, limita la stampa, il download e la copia, laddove questa opzione sia disponibile. Se invece deve modificare il documento, una restrizione di sola lettura potrebbe essere troppo limitante; utilizza i controlli di autorizzazione dell'integrazione con Documenti o un flusso di lavoro di accesso più appropriato. Esegui un test con un account separato prima di affidarti a questa impostazione per materiale sensibile.
| Dove condividi il file | Dove impostare la restrizione | Cosa copre l'impostazione |
|---|---|---|
| Spazio di lavoro ONLY OFFICE | Impostazioni di condivisione > Impostazioni avanzate | Stampa, scarica e copia per gli utenti con accesso di sola lettura o di commento. |
| Link condiviso da ONLYOFFICE DocSpace | Condividi o gestisci i link > Impostazioni dei link | Copiare il contenuto, scaricarlo e stamparlo tramite quel link |
| Integrazione personalizzata tramite ONLYOFFICE Docs | La configurazione di inizializzazione dell'editor | Le opzioni di stampa e download vengono visualizzate nell'editor integrato per quella sessione. |
Se i tuoi menu non corrispondono a questi nomi, verifica se stai utilizzando Workspace, DocSpace o un editor integrato in un'altra piattaforma. L'editor di Docs non gestisce gli account utente o le policy di condivisione dei file; in un'integrazione personalizzata, è l'applicazione host a dover decidere quali autorizzazioni inviare.
Workspace offre una restrizione di condivisione avanzata integrata. Si applica agli utenti che hanno accesso in sola lettura o con possibilità di commentare il file. L'impostazione blocca anche la copia, quindi è ideale quando i destinatari devono visualizzare o commentare il file, ma non devono utilizzare i normali controlli dell'editor per crearne una copia.
ONLYOFFICE documenta questa impostazione avanzata come applicabile sia alla condivisione interna che a quella pubblica. Limita i tipi di accesso "Sola lettura" e "Commenti"; non si tratta di un'opzione separata per la sola stampa. Se si desidera che i destinatari possano leggere il documento ma anche scaricarne una copia, questo controllo integrato non soddisfa tale requisito. È consigliabile disattivarlo e utilizzare un flusso di lavoro che garantisca le funzionalità specifiche desiderate.
Non bisogna confondere l' opzione "Impossibile modificare le impostazioni di condivisione (per Accesso completo)" con una restrizione di stampa o download. Tale opzione limita la possibilità per gli utenti con Accesso completo di modificare le impostazioni di condivisione, ma non impedisce loro di stampare o scaricare il file. Se un utente deve modificare un file pur non potendo esportarlo, è consigliabile utilizzare un altro metodo o un'integrazione personalizzata con Documenti Google, anziché presumere che questa casella di controllo risolva il problema.
Per un link di DocSpace, modifica direttamente il link. Questa opzione è utile per i link a stanze pubbliche o personalizzate, quando il destinatario non ha bisogno di accedere come utente di uno specifico Workspace. Imposta la restrizione prima di distribuire il link, oppure aggiorna il link attivo e comunica la modifica ai destinatari.
DocSpace elenca questa restrizione per i link condivisi, inclusi i link per stanze pubbliche o personalizzate. Blocca la copia, il download e la stampa tramite quel link, quindi testa il link effettivo e non solo la visualizzazione del proprietario del file. Se un file è accessibile tramite più di un link, controlla ciascun link separatamente. Una restrizione su un link non significa che tutte le altre modalità di condivisione abbiano la stessa policy.
Se ONLYOFFICE Docs è integrato in un portale, una piattaforma di apprendimento o un'applicazione personalizzata, l'integratore può impostare i campi di autorizzazione del documento durante l'inizializzazione dell'editor. I documenti ufficiali dell'API Docs document.permissions.downloade document.permissions.print; entrambi impostano il valore predefinito su true. Impostandoli su falserimuoveranno i corrispondenti controlli Scarica come e Stampa dall'interfaccia dell'editor.
const config = {
document: {
permissions: {
download: false,
print: false
}
}
};
const editor = new DocsAPI.DocEditor("placeholder", config);L'esempio mostra l'oggetto autorizzazioni, non una configurazione completa dell'editor. L'applicazione host deve fornire la normale configurazione del documento, dell'editor e della sicurezza. Impostare le autorizzazioni lato server in base all'utente autenticato e ai criteri del documento. Non consentire a un utente del browser di modificare la configurazione e quindi di concedersi maggiori privilegi.
Se la policy deve anche scoraggiare la copia di testo dall'editor, ONLYOFFICE Docs dispone di copyun'autorizzazione separata. Questa non è la stessa cosa della stampa o del download. Disabilitare la stampa e il download nasconde queste azioni dell'editor, ma non protegge di per sé un file sorgente esposto a un URL di archiviazione direttamente accessibile. L'applicazione di integrazione deve proteggere l'URL del documento e applicare le proprie regole di accesso.
Queste opzioni controllano le normali azioni di condivisione o modifica di ONLYOFFICE. Si tratta di controlli di accesso, non di una garanzia che le informazioni visibili non possano essere acquisite. Un utente può comunque acquisire uno screenshot, fotografare lo schermo o trascrivere manualmente le informazioni. Se qualcuno ha già scaricato o stampato una copia prima che venissero modificate le impostazioni di accesso, una nuova restrizione non potrà recuperare tale copia. Per i contenuti altamente sensibili, è consigliabile limitare chi può aprirli, utilizzare link temporanei o protetti da password, ove disponibili, e valutare se il destinatario necessiti effettivamente dell'accesso.
Anche i ruoli di accesso sono importanti. Una restrizione di sola lettura per l'area di lavoro non rimuove automaticamente i diritti di download per un utente con accesso completo. Una restrizione relativa a un collegamento in DocSpace si applica a quel collegamento e non deve essere considerata valida per altri collegamenti. Un'autorizzazione API in un'integrazione personalizzata controlla le azioni disponibili per l'editor, mentre l'applicazione host continua a proteggere il file sottostante. È preferibile associare il controllo al percorso di accesso piuttosto che trattare tutte le installazioni di ONLYOFFICE come un unico sistema di condivisione.
Se il destinatario è ancora in grado di stampare o scaricare, verificare innanzitutto se ha aperto un collegamento diverso, se dispone di un ruolo di accesso superiore o se sta utilizzando una copia locale salvata in precedenza. In caso di integrazione personalizzata, chiedere all'amministratore dell'applicazione di esaminare le autorizzazioni inviate nella configurazione dell'editor e le regole di accesso all'archiviazione dell'host. Un test è considerato valido quando l'utente previsto può svolgere il lavoro necessario anche se le azioni con restrizioni non sono disponibili tramite quello specifico percorso di condivisione.
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