Come modificare la posizione di archiviazione predefinita in ONLYOFFICE Workspace

In breve: in ONLYOFFICE Workspace, il Pannello di controllo consente di spostare i dati statici del portale dal disco locale predefinito a un servizio di archiviazione di terze parti supportato. La guida di amministrazione ufficiale attuale elenca Amazon S3, Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage e Selectel Cloud Storage a questo scopo. Non descrive un campo del Pannello di controllo in cui è possibile digitare un percorso locale arbitrario come /mnt/storage.

Questa guida utilizza un esempio puramente ipotetico. Immaginiamo una piccola agenzia di design chiamata Northstar Studio. Il suo server ONLYOFFICE Workspace, ospitato internamente, sta esaurendo lo spazio su disco locale a causa della crescita costante dei file caricati e di altri dati statici del portale. L'amministratore desidera spostare lo spazio di archiviazione del portale in un bucket Amazon S3, mantenendo il portale Workspace stesso sullo stesso server. Northstar Studio è solo un esempio illustrativo, non un caso di test reale o un risultato concreto per un cliente.

Prima di apportare qualsiasi modifica, è utile distinguere due operazioni diverse che vengono spesso descritte come "cambio della posizione di archiviazione predefinita". La prima consiste nel trasferire l'archiviazione dei dati statici del portale dal disco locale a un provider di archiviazione oggetti supportato nel Pannello di controllo. La seconda consiste nello spostare la directory del filesystem host utilizzata da un'installazione Docker self-hosted. ONLYOFFICE documenta queste operazioni come livelli distinti, pertanto i passaggi seguenti si concentrano prima sul metodo supportato dal Pannello di controllo e poi spiegano separatamente il caso del disco locale.

Cosa cambia quando si sceglie un nuovo fornitore di servizi di archiviazione?

Per impostazione predefinita, ONLYOFFICE Workspace memorizza i dati del portale sul disco locale del computer in cui è installato Workspace. La pagina ufficiale relativa all'archiviazione indica che è possibile utilizzare un servizio di terze parti connesso per i dati statici del portale. Dopo aver scelto e connesso un nuovo provider, la pagina si ricarica e si avvia un processo di migrazione dei dati. A seconda della quantità di dati, tale migrazione può richiedere del tempo.

Per Northstar Studio, l'obiettivo non è quindi "obbligare ogni utente a salvare i documenti futuri in una cartella specifica", bensì "spostare il backend di archiviazione del portale da Disco predefinito al bucket S3". Questa distinzione è importante perché l'organizzazione delle cartelle utente, le cartelle di terze parti collegate all'interno del modulo Documenti, le destinazioni di backup e il backend di archiviazione a livello di amministratore sono funzionalità separate.

Riferimento ufficiale: Centro assistenza ONLYOFFICE: Connessione di sistemi di archiviazione di terze parti .

Passaggio 1: Eseguire il backup del portale prima di modificare lo spazio di archiviazione.

Una modifica alla posizione di archiviazione avvia una migrazione, quindi è necessario creare prima un backup ripristinabile. ONLYOFFICE offre controlli per il backup e il ripristino nel Pannello di controllo. Un backup può essere archiviato temporaneamente, nel modulo Documenti, in un percorso del computer o in un servizio di archiviazione di terze parti supportato, a seconda dell'implementazione e della configurazione.

Nel caso ipotetico di un server Northstar Studio, l'amministratore dovrebbe eseguire un backup aggiornato e verificare la posizione in cui viene archiviato il file risultante prima di accedere alla pagina Archiviazione. Questo non garantisce che la migrazione fallirà; fornisce semplicemente all'amministratore una procedura di ripristino nel caso in cui le credenziali, i criteri del bucket, l'accesso alla rete o altre dipendenze non siano corrette.

Riferimento ufficiale: Centro assistenza ONLYOFFICE: Backup e ripristino del Pannello di controllo .

Passaggio 2: Aprire il Pannello di controllo e verificare l'integrazione

Accedi con un account che possa amministrare il portale. Dalla pagina iniziale di Workspace, apri il Pannello di controllo oppure apri le Impostazioni del portale e segui il link Pannello di controllo nell'area a sinistra. Il servizio di terze parti deve essere prima connesso nella sezione Integrazioni del portale; in caso contrario, la relativa opzione di archiviazione è disabilitata nella pagina Archiviazione.

Northstar Studio prevede di utilizzare Amazon S3, quindi l'amministratore verifica innanzitutto che Amazon S3 sia configurato come servizio di terze parti. Lo stesso prerequisito si applica quando si sceglie Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage o Selectel Cloud Storage.

Passaggio 3: Apri Impostazioni comuni → Archiviazione

Nel Pannello di controllo, vai alla pagina Archiviazione in Impostazioni generali . Inizialmente è selezionata l'opzione Disco predefinito. Qui puoi scegliere quale backend supportato deve contenere i dati statici del portale.

Se desideri conservare i dati solo sul disco locale del server, non selezionare un provider cloud. L'opzione Disco predefinito rimane quella predefinita per l'archiviazione locale. Se invece la tua esigenza reale è quella di spostare i dati locali in un punto di montaggio diverso sullo stesso server, passa alla sezione relativa a Docker e ai percorsi host riportata di seguito; la pagina Archiviazione non è un selettore generico di percorsi del file system.

Passaggio 4: Inserire le impostazioni specifiche del fornitore

Seleziona il provider che desideri utilizzare e inserisci i dettagli di connessione richiesti. Per Amazon S3, la documentazione ONLYOFFICE attuale descrive campi quali Bucket e Regione, oltre a URL del servizio opzionale, Forza stile percorso, Usa HTTP e impostazioni relative alla crittografia. Google Cloud Storage utilizza il nome del bucket; Rackspace e Selectel utilizzano i propri campi per contenitore e regione.

Nell'esempio di Northstar Studio, l'amministratore dovrebbe inserire un bucket S3 dedicato e la regione AWS corretta. L'URL del servizio dovrebbe rimanere invariato a meno che non necessiti intenzionalmente di un endpoint diverso. Le credenziali e le autorizzazioni dovrebbero essere limitate a quanto richiesto da Workspace e l'accesso di rete dal server al servizio di archiviazione dovrebbe essere verificato prima di avviare la migrazione.

Verifiche pratiche prima di cliccare su Connetti

• Verificare che il secchio o il contenitore si trovi nella regione prevista.
• Verificare che le credenziali di integrazione siano valide e autorizzate per le operazioni sull'oggetto richiesto.
• Verificare che il server Workspace sia in grado di raggiungere l'endpoint del provider.
• Mantieni il backup più recente disponibile al di fuori dei dati che stai migrando.
• Pianifica la modifica in un periodo in cui puoi monitorare il portale e il servizio di archiviazione per rilevare eventuali errori o un utilizzo anomalo della capacità.

Passaggio 5: collega l'unità di archiviazione e attendi il completamento della migrazione.

Fai clic su Connetti . Secondo la guida ufficiale di ONLYOFFICE, la pagina si ricarica e inizia il processo di migrazione dei dati. Non dare per scontato che la modifica sia completata solo perché il provider è stato accettato. Attendi che la pagina Archiviazione venga visualizzata con il nuovo spazio di archiviazione selezionato, quindi verifica il normale funzionamento del portale.

Per Northstar Studio, una valida procedura di verifica dovrebbe includere l'apertura di diversi documenti esistenti, il caricamento di un nuovo file, l'anteprima di immagini o altri contenuti statici e il controllo del bucket S3 per la presenza di nuovi oggetti. La struttura esatta degli oggetti è un dettaglio di implementazione; il risultato importante è che il contenuto del portale funzioni correttamente e che il nuovo backend venga utilizzato. Se il portale segnala errori, prima di apportare ulteriori modifiche, è necessario verificare le credenziali, i criteri del bucket, la regione, la raggiungibilità dell'endpoint e i log del server.

E se volessi invece un disco locale o un punto di montaggio diverso?

È qui che molti tutorial sulla "posizione di archiviazione predefinita" diventano fuorvianti. L'opzione Disco predefinito del Pannello di controllo non offre la possibilità di selezionare una directory host a piacere. Per le implementazioni di Workspace basate su Docker, la documentazione di migrazione di ONLYOFFICE specifica che i dati del portale vengono archiviati sull'host /app/onlyoffice. Anche la documentazione per l'installazione manuale di Docker crea directory di componenti al di sotto di tale struttura, come CommunityServer, DocumentServer, MailServer, ControlPanel e le directory relative al database.

Se devi spostare le directory lato host su un disco più grande, considera l'operazione come una migrazione di distribuzione piuttosto che come un'impostazione del Pannello di controllo. Esegui un backup dell'installazione, arresta i container pertinenti, copia i dati mantenendo la proprietà e le autorizzazioni, aggiorna i bind mount lato host o le definizioni dei volumi Docker Compose utilizzate dalla tua specifica distribuzione e solo allora riavvia lo stack. Il file Compose e la mappatura dei volumi esatti dipendono da come è stato installato Workspace, quindi copiare un comando generico da un'altra distribuzione potrebbe compromettere il portale.

Per le installazioni con Docker Compose, consulta i file di distribuzione attualmente in uso e confrontali con la guida di installazione ufficiale: Installazione di ONLYOFFICE Workspace Community tramite Docker Compose . Per la posizione dei dati host utilizzata dal layout ufficiale di Workspace basato su Docker, consulta la guida alla migrazione di ONLYOFFICE Workspace a Docker .

In che modo la modifica dello spazio di archiviazione del portale si differenzia dalla modifica dello spazio di archiviazione dei backup?

Si tratta di scelte separate. La pagina Archiviazione determina dove vengono archiviati i dati statici del portale supportati. La pagina Backup determina dove vengono scritti gli archivi di backup. Ad esempio, è possibile mantenere i dati del portale sul disco predefinito e scrivere i backup in un'altra posizione, oppure spostare i dati statici del portale su S3 e conservare i backup altrove. Per garantire la resilienza, mantenere i backup logicamente separati dal backend di archiviazione primario è generalmente più semplice da gestire in fase di ripristino.

Quale opzione si adatta meglio alla tua situazione?

Lista di controllo per la verifica finale

• Il provider desiderato viene selezionato nella pagina Archiviazione.
• La migrazione è finita, non è solo iniziata.
• I file esistenti si aprono e vengono scaricati normalmente.
• I nuovi caricamenti funzionano.
• Gli utenti possono ancora accedere al portale senza errori relativi allo spazio di archiviazione.
• Il nuovo bucket o contenitore mostra un'attività coerente con l'utilizzo del portale.
• È ancora disponibile un backup recente, che non è stato accidentalmente memorizzato solo all'interno del set di dati appena spostato.

Nell'esempio di Northstar Studio, la modifica dello storage ha esito positivo solo quando il portale si comporta normalmente dopo la migrazione e l'amministratore ha confermato che il backend S3 selezionato è attivo. Questa definizione pratica è più utile che considerare il pulsante "Connetti" come prova del completamento dell'operazione.