Il nostro modo di lavorare sta cambiando. Il tipico spazio d'ufficio si è ormai espanso oltre le quattro mura e i team affiatati. Il lavoro da remoto, così come i team remoti, stanno crescendo, poiché la tecnologia consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, rimanendo produttivi e connessi in ogni momento. Con l'evoluzione degli spazi di lavoro, cambiano anche i requisiti per tali spazi e per i dipendenti che lavorano da remoto. Innanzitutto, le organizzazioni hanno bisogno di un modo sicuro ed etico per monitorare da remoto i computer dei dipendenti.
Il metodo utilizzato per monitorare i dipendenti non deve interferire con il lavoro quotidiano e deve essere in grado di fornire una visione accurata della produttività di un dipendente. Inoltre, i metodi utilizzati non devono richiedere molte risorse, in modo da poter essere eseguiti anche su sistemi di fascia media o bassa.
Come funziona il software di monitoraggio del computer?
I software di monitoraggio dei computer affermano di fare molte cose: monitorare la produttività, registrare le ore, registrare le presenze, registrare le schermate, monitorare l'attività online e altro ancora. La domanda è: come funzionano queste app e come vengono realizzate tutte queste cose?
Software di monitoraggio di Internet
Un monitor di attività per PC è un'app complessa, ma anche intelligente. Prendiamo l'esempio del monitoraggio della produttività. I datori di lavoro possono selezionare le app utilizzate per attività lavorative, ad esempio Slack, e possono inserire nella blacklist le app non lavorative, ad esempio Steam. Possono fare lo stesso per vari domini, in modo che quando i dipendenti visitano i siti di social media, sia chiaro che non lo fanno per un'attività lavorativa e che vengono conteggiati come tempo improduttivo.
Software di monitoraggio dei dipendenti
I software di monitoraggio dei computer controllano quando un dipendente è attivo, sta lavorando e si trova alla propria postazione di lavoro. Le organizzazioni che non utilizzano software di monitoraggio dei computer si affidano all'accesso dei dipendenti alle applicazioni di chat come segnale di "lavoro". I software di monitoraggio dei dipendenti affrontano questo aspetto in modo diverso: non solo controllano se un dipendente è online, ma anche se è attivo o inattivo. Il monitoraggio delle attività non si limita a poche applicazioni, ma si estende a un intero sistema, in modo che, indipendentemente dall'applicazione utilizzata da un dipendente, sia possibile sapere se sta lavorando attivamente o meno. È un ottimo modo per tenere traccia delle ore lavorate e registrare automaticamente le presenze.
Registrazioni dello schermo
Un'applicazione di monitoraggio per PC esegue in background un registratore dello schermo. Alcune app possono acquisire screenshot periodici, mentre altre registrano video dell'attività dello schermo. Le registrazioni e/o gli screenshot sono contrassegnati con timestamp, consentendo alle organizzazioni di visualizzare l'attività in una determinata data e ora.
Kickidler
Se la tua organizzazione desidera monitorare da remoto i propri dipendenti, ti consigliamo di utilizzare Kickidler . Soddisfa tutti i requisiti e offre anche alcune ottime funzionalità.
Orari flessibili e presenze
Con i lavoratori da remoto, gli orari flessibili sono spesso una soluzione, ma è estremamente difficile tenere traccia delle ore lavorate e delle presenze giornaliere quando i dipendenti lavorano con orari diversi. Se si suddivide la giornata lavorativa in due parti distinte, diventa ancora più difficile calcolare quante ore sono state lavorate in un giorno. Alla fine, questo può creare problemi sia per i dipendenti che potrebbero perdere il pagamento degli straordinari, sia per i datori di lavoro che richiedono ai dipendenti di raggiungere obiettivi minimi di ore di lavoro giornaliere, settimanali o mensili.
Kickidler è ottimo per tenere traccia delle ore lavorate, anche se suddivise in più tranche durante la giornata. Dispone inoltre di un sistema di registrazione automatica delle presenze che non richiede alcun intervento o verifica da parte dei dipendenti, consentendo loro di saltare questo tipo di attività minori e concentrarsi sul lavoro.
Formazione e risoluzione dei problemi
Kickidler può registrare l'attività dello schermo sui computer monitorati e, in quanto tale, rappresenta un eccellente strumento di onboarding che consente ai datori di lavoro di fornire formazione e visualizzare in prima persona l'apprendimento e la comprensione dei compiti da parte dei dipendenti. Inoltre, grazie al monitoraggio dei sistemi, le aziende possono fornire assistenza IT da remoto e risolvere i problemi in modo più accurato grazie ai dati disponibili. I dipendenti non devono più preoccuparsi di acquisire screenshot e fornire istruzioni per riprodurre eventuali problemi riscontrati.
Mitigazione e soccorso in caso di catastrofi
Kickidler può essere utilizzato per registrare determinate attività correlate a parole chiave, ad esempio se un dipendente utilizza la parola "torrent" durante l'orario di lavoro. Nel caso in cui un sistema venga infettato da un virus, gli eventi chiave registrati, così come la cronologia generale e il registro delle attività, consentono ai datori di lavoro di valutare cosa è andato storto, da dove potrebbe provenire un virus e di fornire rapidamente il modo migliore e più rapido per rimuoverlo. Kickidler di per sé non è un antivirus, tuttavia, esaminando l'attività recente su un computer, può aiutare il reparto IT di un'azienda a capire che tipo di infezione sta affrontando e fornire loro le informazioni necessarie per trovare una soluzione.
Inoltre, per i dipendenti che tendono a dimenticare i propri dati di accesso o a seguire pratiche di sicurezza scadenti, Kickidler può monitorare il modo in cui vengono gestite le informazioni sensibili e consentire alle organizzazioni di applicare le policy di sicurezza quando e se necessario.
Sicurezza
Per le aziende che gestiscono dati altamente sensibili o informazioni proprietarie, Kickidler consente di tenere traccia di determinate attività, ad esempio quali file vengono aperti e quali siti web vengono visitati. Se i dipendenti copiano o trasmettono informazioni sensibili, il management può intervenire e prevenire il furto di informazioni sensibili.
Strumento di collaborazione
Kickidler non è solo uno strumento che aiuta il management a tenere traccia delle attività dei lavoratori da remoto. Può essere utilizzato per ricevere aggiornamenti giornalieri sul lavoro e comunicarli al resto del team. Invece di dover segnalare individualmente le attività completate e lasciare gli altri dipendenti in attesa di aggiornamenti, il management può utilizzare le funzionalità di monitoraggio delle attività di Kickidler per verificare lo stato di avanzamento del lavoro e comunicarlo tempestivamente.
Inoltre, per i dipendenti che beneficiano di orari flessibili e non sono disponibili quando è necessario un aggiornamento, i report di Kickidler possono essere utilizzati per verificare lo stato di avanzamento del lavoro.
Benefici legali
Quando i dipendenti lavorano con dati sensibili e interagiscono direttamente con i clienti, sono responsabili degli impegni assunti dall'azienda nei confronti di tali clienti. Nel caso in cui qualcosa vada storto e i clienti si lamentino della condotta di un dipendente o del servizio fornito, le registrazioni e i log raccolti da KickIdler possono essere utilizzati per scagionarli. Inoltre, le registrazioni possono essere utilizzate per capire cosa è andato storto e per formare i dipendenti su come evitare e/o gestire situazioni difficili. Nel complesso, fornisce una rete di sicurezza in cui non è possibile presentare reclami falsi e sono disponibili numerose prove per risolvere rapidamente tali problemi.
Costo
Kickidler costa 9 dollari al mese, ma offre anche piani trimestrali e semestrali rispettivamente a 24 e 30 dollari. Sono disponibili anche piani annuali: un piano annuale costa 50 dollari, un piano triennale 100 dollari e un piano a vita 170 dollari. Questi prezzi si intendono per una licenza, ma sono disponibili anche opzioni di licenze multiple, più economiche.
Kickidler offre una versione demo che consente di vedere come funziona l'app sui computer Kickidler. È possibile provarla sul proprio computer con una versione di prova di 14 giorni, che consente di verificare le funzionalità dell'app prima di utilizzarla per monitorare i dipendenti.
Monitoraggio vs spionaggio
È importante distinguere tra monitoraggio e spionaggio dei dipendenti. Un'applicazione di monitoraggio viene installata con la piena consapevolezza e il consenso del dipendente. È consigliabile che i dipendenti siano informati delle politiche e dei requisiti aziendali in materia di monitoraggio al momento dell'assunzione. La prassi migliore è utilizzare le applicazioni di monitoraggio sui sistemi forniti dall'azienda, anziché chiedere ai dipendenti di fornire volontariamente i propri dispositivi per l'uso lavorativo e successivamente installare applicazioni di monitoraggio su di essi.
Perché i datori di lavoro monitorano i dipendenti?
I dipendenti spesso considerano i software di monitoraggio remoto come uno strumento di sorveglianza che verrà utilizzato per penalizzarli. È importante che le organizzazioni che intendono monitorare i dipendenti da remoto ne spieghino la necessità. Collaborare con loro, comprendendo perché un tale strumento sia necessario nel loro ambito lavorativo, contribuirà a creare un rapporto più sano tra datore di lavoro e dipendente.
Un monitor di attività su PC è visto come qualcosa che offre solo un vantaggio unilaterale, favorendo il management e penalizzando i dipendenti. C'è un certo stigma che lo accompagna, tuttavia, i dipendenti traggono beneficio dal software di monitoraggio remoto. Innanzitutto, rappresenta un eccellente strumento di valutazione laddove altri strumenti soggettivi potrebbero fallire. Contribuisce anche a fornire una formazione migliore e spesso rappresenta una valida rete di sicurezza legale per i dipendenti quando le cose vanno male e ci sono poche prove, se non nessuna, che un dipendente abbia fatto la cosa giusta e non sia stato in colpa.
Lo stigma che accompagna i software di monitoraggio remoto non è del tutto infondato. Spesso, si traduce in un'esagerazione in cui i dirigenti finiscono per utilizzarli per microgestire i dipendenti e persino perseguirli penalmente per ogni piccolo passo falso o percepito come tale. In quest'ottica, non sono solo i dipendenti a dover essere consapevoli della necessità di un software di monitoraggio remoto. Anche il management deve comprendere, e se necessario ricevere una formazione, che lo scopo del software è quello di favorire la produttività e automatizzare attività banali come la registrazione delle ore lavorate, e non quello di controllare i dipendenti.
È legale monitorare i computer dei dipendenti?
Quando si sceglie una soluzione di monitoraggio remoto, è opportuno verificare anche le leggi in materia di monitoraggio, registrazione e logging in vigore nel proprio Paese. Ad esempio, potrebbe essere legale tracciare quale app, ad esempio un browser, un dipendente sta utilizzando, ma potrebbe essere illegale tracciare quali siti web visita o quali informazioni (dati di accesso personali, ecc.) inserisce.
Kickidler ha una modalità segreta che gli consente di funzionare in modo silenzioso senza che i dipendenti lo sappiano, così puoi monitorarli segretamente se necessario, ma potrebbero comunque esserci implicazioni legali.
Il rischio della microgestione
Kickidler offre una visione approfondita del funzionamento dei singoli dipendenti ed è naturale che il management voglia aumentarne la produttività. Kickidler può essere utilizzato per capire cosa funziona e quali sono le buone pratiche di lavoro, ma allo stesso tempo comporta il rischio di trasformarsi in uno strumento di microgestione.
È importante che non venga utilizzato come strumento per controllare ogni aspetto del lavoro. Le registrazioni dello schermo, ad esempio, non dovrebbero essere utilizzate come strumento di sorveglianza, a meno che non si sospetti una grave condotta scorretta.
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