Outlook에서 회의 초대장을 만들고 보내는 방법

Outlook에서 회의 초대를 만들고 보내려면 일정을 열고 회의를 만든 다음 참석자를 추가하고 날짜와 시간을 선택한 후 보내기를 선택합니다 . 새 Outlook for Windows 및 웹용 Outlook에서는 일정 > 새 이벤트를 선택합니다 . 기존 Outlook for Windows에서는 메일에서 새 항목 > 회의를 선택하거나 일정에서 새 회의를 선택합니다 . 회의 요청을 보내면 초대받은 사람이 응답할 수 있지만, 참석자가 없는 약속은 본인의 일정에만 표시됩니다.

Outlook의 레이블은 버전과 계정에 따라 다릅니다. 아래 단계는 새 Outlook, 웹 앱 및 기존 Outlook에 모두 적용되므로 화면에서 동일한 메뉴 이름을 사용할 수 있습니다.

회의 초대장을 작성하고 보내세요

1. 회의 양식을 엽니다. 새 Outlook에서는 [일정]을 선택한 다음 [새 이벤트]를 선택합니다. 웹용 Outlook에서는 [새 이벤트] > [이벤트]를 선택합니다. 기존 Outlook에서는 [받은 편지함]의 [새 항목] > [회의] 또는 [일정]의 [새 회의 ] 에서 요청을 만듭니다 . 기존 Outlook에서는 Ctrl+Shift+Q를 사용할 수도 있습니다 . Microsoft는 Outlook 회의 예약 지침 에서 버전별 경로를 안내합니다 .

   

2. 제목과 초대 대상을 추가하세요. 수신자가 회의 일정을 알 수 있도록 간결하고 구체적인 제목을 입력합니다. '참석자 초대 '를 선택 하고 각 사람의 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다. 필수 참석자는 '필수' 로 , 참석이 선택 사항인 사람은 ' 선택 사항 '으로 표시합니다 . '선택 사항'은 참석이 필수는 아니지만 참석을 수락할 수 있음을 나타냅니다. 기존 Outlook에서는 '받는 사람' 줄에 사람을 추가하거나 일정 도우미의 참석자 관리 기능을 사용할 수 있습니다.

   

3. 날짜와 시간을 선택하세요. 시작 시간과 종료 시간을 입력하거나, 종일 일정을 예약하려면 ' 종일'을 선택하세요. 계정에서 추천 시간대를 제공하는 경우, 적합한 시간대를 선택하세요. Microsoft 365 또는 Exchange 회사/학교 계정의 경우, 일정 도우미 에서 초대받은 사람들의 일정 가능 여부를 확인할 수 있습니다. 특히 참석자들이 서로 다른 지역에 있는 경우, 일정을 보내기 전에 표시되는 날짜, 시간 및 시간대를 확인하세요. Outlook은 회의 시간을 UTC로 저장하고 각 수신자에게 해당 수신자의 캘린더 시간대에 맞는 시간을 표시합니다. 자세한 내용은 Microsoft의 시간대 안내를 참조하세요 .

   

4. 위치 또는 온라인 회의를 추가하세요. 위치 에 회의실 또는 도로명 주소를 입력하세요 . 계정 및 조직에 따라 Outlook에서 회의실 검색 또는 회의실 찾기 기능을 제공할 수 있습니다. 계정이 Teams에 연결되어 있는 경우 온라인 회의 세부 정보를 포함하려면 Teams 회의 옵션을 켜세요. 보내기 전에 초대에 링크가 표시되는지 확인하세요. 다른 화상 회의 플랫폼을 사용하는 경우 해당 제공업체의 링크를 사용하여 위치 또는 메시지 본문에 포함하세요. Microsoft는 Outlook에서 Teams 회의를 예약하는 방법을 설명합니다 .

   

5. 회의 안건, 파일, 반복 일정을 추가하세요. 메시지 또는 설명 영역에 목적, 준비 사항, 참석자에게 필요한 링크 등을 기재하세요. Outlook 버전에 따라 관련 파일을 첨부할 수 있습니다. 반복 회의의 경우, 새 Outlook 또는 웹용 Outlook에서는 [반복] 또는 [반복으로 설정]을 선택한 다음 간격과 종료일을 설정하세요. 기존 Outlook에서는 [회의] > [반복]을 선택 하고 패턴을 설정한 다음 [확인]을 선택하세요 . 반복 초대는 여러 개의 일정 항목을 생성하므로 계획에 맞는 종료일을 선택해야 하므로, 일정을 꼼꼼히 검토하세요.

   

6. 검토 후 전송하세요. 참석자 목록, 제목, 날짜, 시간대, 위치 또는 Teams 세부 정보, 반복 설정 및 첨부 파일을 확인합니다. 그런 다음 보내기를 선택합니다 . Outlook은 초대받은 사람들에게 회의 요청을 보내고, 지원되는 경우 응답을 추적합니다. 전송 후 오류가 발견되면 캘린더에서 회의를 열고 수정하여 업데이트된 내용을 다시 보내 기존 참석자에게 변경 사항을 전달하세요.

   

초대받은 사람들이 어떻게 응답하는지, 그리고 응답을 어떻게 확인하는지

초대받은 사람은 요청을 열어 수락 , 잠정 참석 또는 거절을 선택할 수 있습니다 . 웹용 Outlook에서는 메시지 목록에서도 참석 여부를 회신할 수 있으며, ' 추가 옵션'을 클릭하면 더 많은 선택지가 제공됩니다. 수락된 초대는 일반적으로 수신자의 일정에 표시되지만, 정확한 표시 방식은 수신자의 계정이나 일정 서비스에 따라 다를 수 있습니다. Microsoft는 웹용 Outlook에서 빠르게 참석 여부를 회신하는 방법에 대해 설명합니다 .

주최자로서 회신을 확인하려면 캘린더에서 회의를 열고 추적을 선택하여 새 Outlook에서 추적 창을 엽니다. 기존 Outlook에서는 회의를 열고 회의 리본에서 추적을 선택합니다 . 목록에는 수락, 잠정 수락, 거절 또는 응답 없음이 표시됩니다. 빈칸 또는 "응답 없음" 상태는 거절과 다릅니다. Microsoft는 게스트의 응답 표시 여부가 Outlook 버전과 동일한 Microsoft 365 조직에 속해 있는지 여부에 따라 달라진다고 설명합니다. 기존 Outlook에서는 응답을 보내지 않은 게스트가 응답한 것으로 표시되지 않을 수 있습니다. 추적 창 사용 방법 및 응답 표시 여부에 대한 자세한 내용은 공식 지침을 참조하세요 .

회의 옵션이 다르게 보인다면

먼저 새 Outlook, 기존 Outlook 또는 웹용 Outlook 중 어떤 버전을 사용하고 있는지 확인하십시오. Microsoft는 각 버전의 메뉴가 다르기 때문에 별도의 지침을 제공합니다. 일정 도우미가 표시되지 않거나 사용 가능 시간이 나타나지 않으면 계정에 회사 또는 학교의 사용 가능/사용 중 데이터가 제공되지 않거나 조직에서 해당 데이터 제공을 제한하고 있을 수 있습니다. 이 경우에도 날짜와 시간을 수동으로 입력할 수 있습니다. Teams 토글 버튼이 없는 경우, 조직에서 사용하는 승인된 회의 링크와 위치를 추가한 다음 초대장에 해당 정보가 표시되는지 확인하십시오.